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Um checklist de rotinas do departamento pessoal é imprescindível para o controle de todas as atividades que cabem a esse importante setor. Com ele é possível ter mais controle dessas tarefas e até mesmo agilizá-las.
O setor, que tem natureza mais burocrática, é o responsável por questões referentes à admissão e à rescisão de colaboradores, ao controle de horas e aos pagamentos, dentre outras coisas.
Abaixo, encontre um checklist com todas as tarefas que são de responsabilidade do DP. Desse modo, controle-as e garanta sua execução da melhor forma possível.
Confira um checklist completo com rotinas do Departamento Pessoal
Assim como outros setores que compõem as empresas, o departamento pessoal possui uma série de tarefas e responsabilidades. Todas elas devem ser esclarecidas para que não passem em branco e sejam devidamente cumpridas.
Abaixo, confira um checklist completo com essas responsabilidades e uma breve explicação sobre cada uma delas. Desse modo, alinhe o setor de modo a garanti-las.
Administração de documentação
Uma das rotinas do DP é lidar com a documentação dos colaboradores da empresa. Isso se aplica tanto na contratação quanto em eventual rescisão e em outros episódios, como licenças, registros de horas, alterações contratuais, declarações fiscais, etc.
Portanto, esses documentos envolvem desde a ficha de registro e o contrato de trabalho até os cartões ponto, holerites, justificativas de faltas, documentos de frequência escolar para o salário-família, etc.
A documentação é extensa e não apenas permite o controle interno, como também é essencial para o cumprimento de regras trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Registro de ponto e controle de frequência
O registro de ponto e de frequência é muito importante para qualquer empresa e cabe justamente ao DP. Por isso, é uma das rotinas de departamento pessoal para o checklist.
Ainda que a lei somente obrigue o controle de horas para empresas com 20 ou mais funcionários, essa é uma medida que reúne importantes informações para as corporações.
Por exemplo, somente a partir do controle de ponto é que se torna possível pagar corretamente a jornada dos colaboradores, inclusive em relação às horas extras, adicionais noturnos e até mesmo descontos.
Além disso, o cartão ponto reúne importantes dados que podem ser utilizados, posteriormente, pelo RH, para fins de desenvolvimento de políticas e benefícios internos. Afinal, revelam muito sobre assiduidade, engajamento, etc.
A rotina de registro de ponto e controle de frequência envolve:
- a anotação de horários,
- o processamento e arquivamento de informações,
- cálculos de horas,
- aplicação de adicionais (de insalubridade, noturno, periculosidade, horas extras, etc.),
- dentre outras coisas.
Desse modo, trata-se de uma tarefa complexa e cheia de exigências. Um modo de facilitar a sua execução pelo departamento pessoal é com o uso de um ponto digital, como o do Oitchau.
Com ele é possível realizar marcações em tempo recorde (apenas 3 segundos) e por meio de biometria facial. Isso dá mais segurança aos cartões ponto. Ela é reforçada pelo arquivamento de informações na nuvem e atualizações em tempo real.
Diariamente, então, o sistema Oitchau atualiza informações de horas extras e de valores devidos por fins de trabalho extraordinário. Igualmente, é capaz de organizar e gerenciar de modo autônomo os bancos de horas.
Com isso, ele é capaz de desburocratizar o DP e garantir a correta execução de todas as atividades que permeiam o controle de ponto.
Cálculo e processamento da folha de pagamento
Também cabe ao departamento pessoal o cálculo e o processamento da folha de pagamento. Isso envolve uma série de informações, como:
- Horas trabalhadas;
- Benefícios cabíveis;
- Eventuais descontos;
- Recolhimentos previdenciários e fiscais, etc.
Todas as parcelas que compõem o holerite, seja para fins de pagamento ou de descontos, envolvem cálculos complexos. Eles possuem reflexos que podem alterar, mensalmente, cada uma das parcelas. Afinal, dependem do que aconteceu ao longo de cada mês.
Essa rotina que faz parte do checklist do departamento pessoal também tem muito a ganhar com a automatização. Hoje existem diversos softwares que são capazes de realizar automaticamente os cálculos e a geração dos documentos.
Isso evita erros humanos, ao mesmo tempo, em que agiliza essa tarefa. Ao escolher, dê preferência para aqueles compatíveis com sistemas digitais de controle de ponto como o da Oitchau.
Gestão de benefícios
A gestão de benefícios, no sentido de direcionar o pagamento de cada um deles para os colaboradores que fazem jus a eles, também cabe ao DP. Por isso, deve constar no checklist de rotinas do departamento pessoal.
Os benefícios dependem, muitas vezes, do cargo ocupado pelo colaborador, bem como das condições que estão contratualmente previstas.
Eles podem ser obrigatórios ou não, e até mesmo depender do próprio colaborador, como a adesão ao plano de saúde e do alcance às metas.
Rescisão
Os documentos e trâmites burocráticos que fazem parte da rescisão do contrato de trabalho também cabem ao DP. Enquanto o RH se responsabiliza pelo comunicado de dispensa e pelas entrevistas com o colaborador, o DP deve formalizar o término contratual.
Departamento de DP x Departamento de RH: Qual é a diferença?
Embora muitas vezes sejam tratados como sinônimos, esses departamentos não coincidem. Isto é, cada um deles se refere a um setor dentro da empresa que, por sua vez, tem suas próprias responsabilidades.
Enquanto o departamento pessoal assume papéis operacionais, o RH é mais estratégico. Desse modo, o DP se volta para questões administrativas e burocráticas.
O RH, então, atua de modo a desenvolver talentos e alinhar a cultura da organização com os objetivos dela.
Portanto, as atividades do DP, como vimos no checklist de rotinas do departamento pessoal, envolvem:
- Processamento da folha de pagamento;
- Administração de documentos dos colaboradores (contratos, cartões de ponto, declarações fiscais, acordos internos, etc.);
- Gerenciamento de benefícios já existentes dentro da empresa;
- Esclarecimento de dúvidas que os colaboradores tenham, eventualmente, sobre o funcionamento e as regras internas da empresa.
Já o RH, por sua vez, assume as seguintes rotinas:
- Desenvolvimento de programas de capacitação;
- Avaliações de desempenho;
- Gestão de carreiras;
- Gestão de conflitos e de cultura organizacional;
- Seleção e recrutamento, etc.
E se você quer saber mais também sobre o checklist de rotinas do RH, veja nosso artigo sobre o assunto: https://www.oitchau.com.br/blog/checklist-de-rotinas-de-rh/
