Checklist Admissional: o que é e para o que serve?

Todas as empresas que realizam contratação CLT, precisam solicitar exame admissional e uma série de documentos, é o que o RH chama de checklist admissional.

Se trata de uma lista com todos os documentos necessários para a contratação do novo colaborador. São utilizados para ficha cadastral e também dar entrada no pagamento dos salários, benefícios e previdenciários.

Neste artigo falaremos um pouco sobre o funcionamento do checklist de admissão e quais documentos precisam estar nessa lista. Confira.

O que é checklist admissional?

É uma lista de documentos necessários para o registro de uma nova contratação, o colaborador é informado com antecedência sobre esta lista, que deve conter itens originais e também cópias.

E essa entrega precisa ser feita, preferencialmente antes do início das atividades na empresa, para que já esteja tudo certo e acordado.

Os documentos podem dar entrada ao seguro de vida, benefícios, auxiliar nos pagamentos de salários, hora extra e descontos mensais obrigatórios por lei como FGTS e INSS.

Quais documentos precisa solicitar no checklist admissional?

Costuma ser solicitado cópias ao colaborador, para que o RH possa coletar e manter arquivado em seus documentos, sendo o original de uso exclusivamente do funcionário. 

Em alguns casos não serão solicitadas cópias, apenas o original para checagem ou baixa em carteira. São exigidos pela Lei 5.553, de acordo com o Artigo 1:

    Art. 1º A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma.

 Inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.

Separamos uma lista dos documentos que são solicitados para a admissão do candidato:

1. Cópia do RG;
2. Cópia do CPF;
3. Carteira de trabalho (CTPS) deve ser devolvida em até 48h;
4. Inscrição no PIS/Pasep;
5. Foto 3×4;
6. Cópia do título de eleitor;
7. Original e cópia da carteira de habilitação (CNH) com categoria exigida;
8. Cópia do comprovante de residência;
9. Cópia do comprovante de escolaridade;
10. Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
11. Cópia da certidão de nascimento ou certidão de casamento;
12. Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
13. Original do atestado de saúde ocupacional;
14. Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
15. Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
16. Original e cópia da carta de referência.

Os originais ou cópias autenticadas devem ser devolvidos ao colaborador dentro do prazo exigido por lei, já as cópias são retidas pela empresa, para comprovação de dados e mantimento de informações internas de cada integrante.

Retenção de documentos do checklist admissional

Os documentos originais têm um curto prazo para permanecer com a empresa, devem ser devolvidos ao colaborador dentro da data estipulada, para que o mesmo a guarde e mantenha sobre posse.

A não entrega pode resultar em processos e graves acusações à empresa, pois é proibido reter documentos além da data determinada pela Lei 5.553-68, que diz:

        Art. 2º Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem, devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor.

• 1º – Além do prazo previsto neste artigo, somente por ordem judicial poderá ser retido qualquer documento de identificação pessoal.         
• 2º – Quando o documento de identidade for indispensável para a entrada de pessoa em órgãos públicos ou particulares, serão seus dados anotados no ato e devolvido o documento imediatamente ao interessado.         

        Art. 3º Constitui contravenção penal, punível com pena de prisão simples de 1 a 3 meses ou multa de NCR$ 0,50  a NCR$ 3,00, a retenção de qualquer documento a que se refere esta Lei.

     Parágrafo único. Quando a infração for praticada por preposto ou agente de pessoa jurídica, considerar-se-á responsável quem houver ordenado o ato que ensejou a retenção, a menos que haja , pelo executante, desobediência ou inobservância de ordens ou instruções expressas, quando, então, será este o infrator.

O que não pode estar no checklist?

A empresa pode sofrer multa, processos trabalhistas e penalidades, caso exija do colaborador documentos que pode causar discriminação e comprometer a candidatura da vaga em questão.

Não poderá ser exigido:

• Exame de HIV;
• Exames de gravidez;
• Registros de quitação de dívidas ou de endividamento, como certidão negativa no SPC e Serasa;
• Dados de antecedente criminal;
• Documento que comprove que o colaborador nunca entrou com ações trabalhistas de outras empresas.

É necessário que a empresa não solicite esses itens aos colaboradores, pois não são autorizados pela lei.

Gostou do conteúdo? Acompanhe o Blog da Oitchau

Leia também: Registro retroativo de funcionário na CLT