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O Departamento Pessoal (DP) de uma empresa é essencial para o funcionamento dela pelo fato de que é responsável pela gestão burocrática dos colaboradores que prestam serviços a ela. Para que suas atividades sejam coordenadas e efetivas. É muito importante que haja o desenvolvimento de um calendário DP pela instituição.
Esse calendário nada mais é do que a organização com as datas mais importantes que podem ser utilizadas para a realização de ações pela empresa, assim como relativas aos pagamentos de importantes taxas e remunerações e para a cessão de documentos os órgãos governamentais.
Confira abaixo como organizar um calendário DP e aumentar a efetividade do setor de recursos humanos da sua empresa.
O que é Departamento Pessoal?
O departamento pessoal de uma empresa costuma compor o setor de recursos humanos, que por sua vez é popularmente conhecido simplesmente como RH.
O DP é responsável por lidar com a parte burocrática relativa à legislação Trabalhista e Previdenciária de uma empresa. Isso é importante uma vez que o funcionamento de uma empresa depende da observação de diversos prazos para pagamentos referentes a taxas obrigatórias a serem pagas para o governo e concessão de informações.
Dentre suas funções estão a elaboração da folha de pagamento dos colaboradores e parceiros, o registro das carteiras de trabalho (CTPS) dos funcionários, o cálculo e pagamento das guias do INSS e FGTS e dos valores referentes às despesas demissionais, dentre outros.
Esses pagamentos e concessões de dados devem respeitar prazos que são previamente estabelecidos. Dessa maneira, organizar o calendário para essas obrigações é uma ótima forma de manter o departamento pessoal organizado e garantir que suas atividades sejam realizadas dentro do período necessário.
O calendário DP deve conter os feriados anuais, cujo dia da semana se altera anualmente, assim como os dias de pagamento dos salários e outras parcelas que são destinadas aos colaboradores.
Diante da importância dessa organização separamos, abaixo, algumas dicas para a organização do calendário DP anual de sua empresa. Confira!
Como organizar o calendário DP?
Existem pagamentos e concessões de dados que devem ser feitas mensalmente, enquanto outras possuem frequência anual. A elaboração de um calendário pode garantir a organização da empresa e evitar surpresas desagradáveis em relação aos prazos ou dias em que as atividades não ocorrerão em razão de feriados.
Abaixo listamos as principais parcelas e datas que devem chamar a atenção do departamento pessoal no momento da elaboração do calendário DP.
1. CAGED
O CAGED corresponde ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados e corresponde a uma base de dados do Governo Federal cujo preenchimento de informações depende da concessão delas pelas empresas.
Assim ele é alimentado por declarações de admissões, demissões e transferências realizadas internamente pela empresa. Seu envio deve ser realizado com frequência mensal ao Ministério do Trabalho e Previdência Social e cabe ao departamento pessoal da empresa.
Essas informações devem ser concedidas pela instituição privada mensalmente ao CAGED até o dia 07 do corrente mês.
Caso esse prazo não seja respeitado a empresa ela será submetida ao pagamento de multa calculada com base no número de dias em atraso e o número de funcionários cujo cadastro ficou pendente, seja ela de admissão, dispensa ou transferência.
Uma boa maneira de organizar as informações do CAGED é que o seu calendário DP o programe para todo 5º dia útil de cada mês.
2. GPS
Outra atividade que deve ser mensalmente observada pelo calendário DP é referente à CPD, ou seja, à Guia da Previdência Social – GPS. Ela nada mais é do que o valor que deve ser repassado ao INSS todo o mês, o qual é descontado diretamente do holerite do trabalhador.
É esse valor que é responsável por garantir ao contribuinte previdenciário os benefícios do INSS previstos por lei, como a aposentadoria, salário-maternidade, auxílio doença e acidentário, dentre outros.
A contribuição concernente à GPS deve ser realizada obrigatoriamente pelas empresas até o dia 20 do mês subsequente ao pagamento da remuneração ao trabalhador. O pagamento da GPS referente ao mês de maio deve ser realizado, por exemplo, até o dia 20 de junho.
Assim, o calendário DP deve conter as previsões referentes ao recolhimento previdenciário ilustrado pela GPS, preferencialmente junto ao pagamento dos salários dos colaboradores nos primeiros dias do mês.
3. DARF
Outra obrigação mensal relativa às empresas e que é de responsabilidade do departamento pessoal é a elaboração do DARF, o Documento de Arrecadação de Receitas Federais.
Uma vez que não há uma data fixa para sua quitação, esse é um dos documentos que exige maior atenção no calendário DP. Sua elaboração deve ser realizada sempre que houver o pagamento dos impostos embutidos nas operações de uma empresa, sendo que cada um deles possui uma data própria conforme a Receita Federal.
Dessa maneira, é necessário analisar cada um dos impostos pagos pela empresa e analisar os prazos de pagamento, adicionando-os no calendário DP de sua empresa.
4. e-Social
O e-Social é formado pela concessão de diversas informações pelas empresas a esse banco de dados.
São diversos os dados que são abarcados pelo eSocial e eles são divididos mensalmente. A data de cada um deles varia de empresa para empresa, pois o estabelecimento deles se divide conforme o faturamento anual da instituição.
Assim, com base no faturamento da instituição privada é possível conferir no site do eSocial quando devem ser realizadas as concessões de dados.
Dentre os dados que devem ser concedidos ao eSocial e que devem ser contidos pelo calendário DP estão:
- Envio do cadastro do empregador e tabelas;
- Apresentação de informações condizentes aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, demissões, afastamentos ou transferências;
- Concessão das folhas de pagamento;
- Envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.
Enquanto empresas com mais de 78 milhões de faturamento anual devem organizar seu calendário em relação a essas informações entre janeiro e maio de cada ano, aos MEI, pessoas físicas e empresas enquadradas no Simples o calendário DP deve considerá-los para o período entre julho e novembro, anualmente.
5. DIRF
Outra obrigação empresarial que deve necessariamente constar no calendário DP da instituição é a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).
Essa declaração tem data estipulada anualmente, de forma que cabe ao departamento pessoal se organizar em relação às datas anuais. A ausência de respeito aos prazos estabelecidos pela Receita Federal torna a empresa passível de multa.
6. Pagamento salarial
Outro dado que deve ser observado na organização de um calendário DP diz respeito às datas em que é realizado o pagamento salarial dos empregados, assim como de demais parcelas remuneratórias.
Esse pagamento é geralmente realizado até o 5º dia útil de cada mês, de forma que deve ser previsto para o início de todo mês.
7. Feriados e pontos facultativos
A empresa deve observar no calendário DP a lista de feriados obrigatórios. Isso porque nesse dia não haveria a obrigação de prestação de serviço pelo trabalhador e, caso haja, é devido a ele o pagamento em dobro da remuneração diária.
A organização da empresa depende necessariamente do conhecimento prévio de tais datas. Compõem os feriados que devem ser observados anualmente e constar no calendário DP:
- Janeiro: Confraternização Universal (1º de janeiro);
- Março: Paixão de Cristo (a data sofre alterações todos os anos);
- Abril: Tiradentes (dia 21);
- Maio: Dia Mundial do Trabalho (dia primeiro);
- Setembro: Independência do Brasil (dia 07);
- Outubro: Nossa Senhora Aparecida (dia 12);
- Novembro: Finados (dia 02) e Proclamação da República (dia 15);
- Dezembro: Natal (dia 25).
Datas que são consideradas como feriados facultativos, como o carnaval ou feriados municipais e estaduais devem ser observados.
É necessário observar se eventual decreto municipal ou estadual não tornou o feriado obrigatório no território, como é o caso do Corpus Christi, reconhecido como obrigatório na maioria das cidades brasileiras.
Veja também: Horas trabalhadas na empresa: por que fazer esse controle?
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