Cálculo de horas trabalhadas: como fazer de forma automatizada?

É obrigação de todas as empresas com mais de 20 empregados formais o controle de jornada dos seus empregados, isso demanda que haja mensalmente o cálculo de horas trabalhadas que é crucial para que sejam identificadas horas extras, descontos e modificações em eventual banco de hora sou acordo de compensação existente.

Esse é um trabalho complexo que pode demandar muitas horas do departamento de RH mensalmente. Escolher um sistema digital capaz de calcular essas horas de forma automatizada é a solução.

Complicações do cálculo de horas trabalhadas

Existem várias regras que se aplicam à jornada de horas e elas podem complicar mais o cálculo. Dentre estas complicações estão:

• Desconsideração dos minutos residuais: variações de 10 minutos do horário, para mais ou para menos, não são consideradas no cálculo da jornada mensal;
• Diferentes tipos de jornada: não raro a empresa possui empregados que laboram em regimes diferentes que podem ser de 6 horas ou 8 horas diárias, em jornada espanhola ou 12×36;
• Compensação de horas: o cálculo do número de horas compensadas, descontadas e adicionadas ao banco complica o cenário;
• Contabilização de jornada: prestada fora da empresa, horas de viagem e outros.

Outro problema que comumente se apresenta às empresas e ao setor de RH é quando o sistema de ponto utilizado não é digital. Quando o sistema é apenas do tipo relógio eletrônico de ponto (REP) ele é capaz de captar informações eletronicamente. O problema é que ele não é capaz de concentrar todas as informações de forma imediata para os departamentos.

Quando o empresa opta por um sistema eletrônico de ponto como o da Oitchau esses percalços são eliminados. Os registros passam a ser disponibilizados em um sistema central imediatamente após serem feitos pelos empregados. Eles podem ser consultados a qualquer momento e quantas vezes se desejar e isso auxilia no acompanhamento periódico das jornadas e evita surpresas ao final do mês.

O sistema digital de ponto para cálculo de horas trabalhadas possui outro ponto de destaque que se refere ao desenvolvimento automático dos cartões de ponto e do holerite. Há a automatização da tarefa que desobstrui a agenda dos profissionais do RH.

Como funciona um sistema de ponto digital?

Esse tipo de controle de jornada funciona de forma digital, fácil e rápida. Ele é utilizado conjuntamente ao REP que ficará posicionado na entrada da empresa. As diferenças estão na agilidade e possibilidade de deslocamento do local de registro de jornada.

Quando o empregado faz o registro pelo REP que trabalha conjuntamente com o sistema digital as informações registradas automaticamente são salvas em um sistema central. Ali elas estão completamente protegidas contra manipulações e permite que gestores e funcionários do RH acompanhem os registros.

Isso dá maior controle da própria empresa sobre o que ali é feito. Ela passa a ter noção em tempo real do horário de entrada e saída, atrasos, faltas injustificadas e outras movimentações.

Outro ponto do sistema de ponto digital que lhe traz mais destaque é que ele não opera somente junto com o REP na entrada da própria empresa. Ele pode ser acessado de diversas maneiras e até mesmo por empregados em home Office ou viagens que não deixam de fazer o registro de suas jornadas nesses casos.

A distância é contornada e não se torna um obstáculo para o controle de jornada dos empregados independentemente do tipo de jornada que ele presta. O sistema digital pode ser acessado por celulares, tablets ou computadores e permitir que o empregado realize em tempo real a marcação do seu ponto.

Para aumentar a segurança dos aplicativos utilizados e do próprio sistema acoplado ao REP o sistema digital pode exigir para a marcação de horário biometria facial (imagem do rosto do empregado que pode se posicionar frente à câmera do celular quando a marcação for feita à distância), digital (compatível com celulares), por senha ou código.

No momento em que as horas são registradas seja à distância ou na empresa elas passam a compor os registros do sistema empresarial. Ali se inicia o cálculo das horas trabalhadas. O sistema digital é capaz de demonstrar quantas horas foram compensadas ou não, número de horas extras, faltas e automaticamente gerar o holerite.

Não são necessários cálculos e serviços burocráticos por parte dos trabalhadores que podem empenhar o seu trabalho em questões que realmente demandam sua atenção.

Quais as vantagens de fazer o cálculo de horas trabalhadas por um sistema digital de ponto?

Agora que você já sabe como funciona o sistema digital de ponto veja alguns motivos pelos quais a sua empresa deve optar por ele. São as vantagens desse tipo de registro de jornada:

• Maior segurança: O sistema digital Oitchau garante a segurança dos dados registrados pelos empregados e possui mecanismos de proteção que impedem invasões e manipulação dos dados. Ele é compatível com a Lei de Proteção Geral de Dados e auxilia na marcação fácil das horas;
• Agilidade: o controle de jornada quando feito pelo sistema digital é muito mais rápido que os usuais, evita filas e permite que o trabalhador em poucos segundos registre seu ponto. Isso é igualmente proporcionado pela possibilidade de utilizar o celular, computador ou tablet para realizar o registro.
• Aumento da produtividade: a produtividade do RH ganha um aumento quando o sistema digital de ponto é utilizado para o cálculo de horas trabalhadas. Esse sistema realiza automaticamente os cálculos de horas extras e de banco de horas e organiza os documentos referentes a isso (holerites e cartões ponto) de forma automatizada.

• Controle de setores: o sistema digital pode ser utilizado para controlar acesso a algumas alas de sua empresa que possuem circulação restrita indo além do simples registro de jornada.
• Evita surpresas ao final do mês: Quando o registro de ponto se utiliza do sistema digital os gestores possuem acesso aos dados de jornada durante todo o mês e não no final dele, como é o caso do registro com REP. O número de horas extras é desde logo conhecido e evita surpresas com holerites extremamente altos.
• Auxilia na colocação em prática da política interna de horas extras: utilizar esse sistema é importante para que a observação do respeito à política interna de horas seja possível e a correção de comportamentos desviantes.

São vários os motivos para sua empresa adotar um sistema de ponto como o da Oitchau que permite o cálculo de horas trabalhadas de forma automatizada, é simples, rápido e ideal para quem busca melhorar sempre o clima da organização e a produtividade dela.