Quais são os benefícios da assinatura eletrônica para o RH?

A assinatura eletrônica é uma ferramenta de grande importância para o RH. Ela permite que as atividades tenham continuidade mesmo que à distância e economiza tempo e dinheiro da empresa.

Conheça hoje como essa ferramenta pode ajudar a sua empresa e quais são os processos nos quais ela se aplica. Veja também quais as vantagens e como melhorar suas atividades e o dia a dia do RH com a assinatura.

O que é assinatura eletrônica?

Esse é o nome que se dá à autenticação de documentos que se dá de forma eletrônica. Ela substitui a assinatura feita com caneta em folhas físicas de papel.

Imagine o trabalho recorrente do RH, em que inúmeros documentos são necessários. Dentre eles estão:

• Contratos;
• Folhas de pagamento;
• Cartões de ponto;
• Concessão de férias;
• Requerimentos;
• Atestados médicos e outros.

Todos esses documentos são bastante complexos e indispensáveis no dia a dia do RH e da própria empresa. Agora, note a grande pilha de papel que isso gera, os gastos com impressão, compra de materiais e de envio dos documentos.

Já com a assinatura eletrônica, torna-se dispensável ter esses documentos físicos. Ela dá autenticidade mesmo aos documentos eletrônicos. E para isso ela não precisa imprimir um nome sobre o papel.

E esses documentos são válidos? Com esse tipo de assinatura eles são capazes de comprovar fatos e têm validade perante tribunais? Sim! Eles possuem a mesma força que os documentos tradicionais.

Agora considere tudo isso que expomos diante da atual onda de trabalho remoto em home office. Ele afastou as equipes e deslocou a prestação de trabalho para a casa dos próprios colaboradores.

Isso significa que eles não estão na empresa, disponíveis para dar assinaturas e receber documentos físicos e autenticados. E por mais que seja possível ir até a residência de cada um para colher assinaturas, veja como isso demanda tempo e dinheiro.

O mais fácil é realmente optar por uma assinatura do tipo eletrônica. Ela rapidamente supera os obstáculos que os documentos e a distância impõem ao trabalho. E, saiba, elas devem continuar sendo tendência depois do retorno do trabalho presencial.

Como funciona a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica ocorre a partir do uso de um dispositivo digital autenticado. É ele quem garante a idoneidade do documento e do que está nele e da anuência das partes envolvidas.

Hoje existem diversas empresas certificadoras no Brasil. Elas têm autorização judicial de reconhecimento de idoneidade para funcionar. O seu uso nas empresas também pode demandar a realização de acordos individuais e coletivos com os colaboradores.

Existem duas formas de obter as assinaturas eletrônicas:

• Com a contratação de uma empresa que as conceda;
• Com a contratação de outros serviços que concedam a assinatura eletrônica conjuntamente.

O segundo caso se ilustra pelo sistema Oitchau. O controle de ponto do tipo digital oferece além da gestão de horas, controle de jornada e geração automático de holerite a assinatura desse tipo.

Ela vem acoplada ao sistema e dentro dele serve para assinar inúmeros documentos. São eles:

• Cartões ponto (que são gerados e geridos automaticamente pelo sistema digital de ponta);
• Holerites (que é possível pela integração entre o software de gestão de jornada e o de folha de pagamento);
• Documentos que justifiquem faltas ou indiquem ausência programada;
• Concessão de férias, eis que o sistema permite o controle dos períodos anuais de descanso.

Em quais situações o RH pode usar a assinatura eletrônica?

O RH pode usar a assinatura do tipo eletrônica para assinar e dar caráter oficial a inúmeros documentos, como:

• Contratos de prestação de serviços, de trabalho, com fornecedores e parceiros;
• Negociações com clientes;
• Autorizações e outros.

Não é só o RH quem usa a assinatura eletrônica. Os colaboradores também devem usá-la para que seja possível o trabalho do departamento de recursos humanos com essa ferramenta.

Lembre-se que a empresa deve assinar documentos para demonstrar sua ciência quanto aos fatos, instruções e acordos. A mesma coisa se impõe em relação aos colaboradores.

Dentre os documentos que eles devem assinar mensalmente estão:

• Cartões ponto;
• Holerites;
• Comprovante de entrega de atestado médico ou outros documentos que justifiquem ausências;
• Concessão de férias (sempre que houver a concessão desse período de descanso);
• Acordo de compensação de horas individual;
• Ajustes e outros acordos individuais.

A assinatura do colaborador é que demonstra que ele tem ciência e concorda com os termos desses documentos. E é a assinatura eletrônica que permite que ela ocorra mesmo na pandemia e no home Office.

Com ela os trabalhadores que prestam serviços de qualquer lugar podem dar sua ciência a documentos. E isso é válido para colaboradores e gestores. A distância deles não obsta o trabalho do RH, que pode continuar seus serviços.

Qual é a importância da assinatura eletrônica para o RH?

Essa assinatura dá os seguintes benefícios ao RH:

• Agilidade;
• Organização;
• Aumenta a produtividade;
• Permite que as atividades não sejam interrompidas por ausência de algum colaborador.

Por que usar o sistema Oitchau e a sua assinatura eletrônica?

O sistema Oitchau realiza o controle digital de ponto de colaboradores. Note que toda empresa com 20 empregados ou mais deve fazer a gestão das horas de trabalho. E é isso que esse sistema faz.

Ele se diferencia dos demais por permitir que os colaboradores batam ponto de onde estiverem, inclusive home office, pois está disponível para celular, tablet e computador.

A plataforma conta com painel de controle completo onde é possível consultar os pontos e gerar relatórios detalhados com as horas calculadas automaticamente.

Quando chega o fim do mês, o RH pode fechar a folha de ponto dos funcionários e enviar para que eles confirma os dados e façam uma assinatura eletrônica com validade legal, pelo celular ou computador. As folhas de ponto assinadas ficam disponíveis para serem baixadas pela empresa, que pode acompanhar quem já assinou em tempo real.

O uso de assinatura eletrônica facilita muito a rotina do RH, fazendo o fechamento de ponto do mês de forma automatizada e sem nenhuma burocracia!