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A automatização de RH é um importante passo para esse setor. Por meio dela é possível obter mais agilidade no departamento, bem como eliminar boa parte da burocracia e das tarefas repetitivas.
São várias as atribuições que podem ser automatizadas. Ao fazê-lo, o departamento garante que seus colaboradores estão com foco naquilo que importa: projetos de gestão de pessoas que sejam alinhados aos objetivos e valores da empresa.
Para automatizar as tarefas existem uma série de ferramentas disponíveis no mercado. Elas organizam informações, geram documentos, fazem cálculos e trazem relatórios com dados fundamentais para o desenvolvimento de estratégias.
Abaixo, conheça algumas dessas ferramentas que ajudam o RH a economizar tempo e a alcançar maior produtividade.
Controle de ponto
O controle de ponto é uma importante ferramenta para o RH e pode auxiliar na automatização do setor.
Ele se presta à contabilização do tempo de trabalho dos colaboradores. Essa é uma obrigação de empresas com 20 colaboradores ou mais. Porém, também é interessante para organizações melhores.
O cartão de ponto permite que a empresa pague corretamente as horas extras. Igualmente, traz informações sobre assiduidade, engajamento e até mesmo para a organização de escalas e atividades.
Existem vários modelos de cartões de ponto. Os mais antigos eram manuais, como o livro ponto. Neles, havia a necessidade de anotações à mão. Isso abria espaço para rasuras, esquecimentos de marcações e outros problemas.
Com o tempo, os sistemas de anotação se modernizaram e se apresentaram em novos modelos, como é o caso do relógio de ponto. A modernização culminou no controle de ponto digital Oitchau, que oferece ferramentas úteis e eficazes ao RH.
Como funciona?
O cartão de ponto digital é um sistema que mantém as informações de jornada na nuvem. Ela as obtém de duas maneiras:
- Marcação presencial, com biometria facial, em quiosque;
- Registro por celular, em aplicativo que também usa biometria.
Assim, trata-se de um sistema que permite a gestão de horas de quem trabalha presencialmente, de forma externa ou em home office.
A marcação ocorre em apenas 3 segundos. Após ser feita, ela é imediatamente registrada no sistema e processada. Assim, ocorre a atualização de informações sobre jornada total do dia, semana ou mês, horas extras, atrasos, etc.
Aliás, a ferramenta permite a consulta dos dados em tempo real. Por isso, não há necessidade de aguardar até o final do mês para conferir as informações dos cartões de ponto.
Essa automatização de RH também impacta a geração dos cartões ponto. Ela passa a ser automática e conta com informações precisas feitas por cálculos igualmente automatizados.
Além disso, a ferramenta é compatível com outros sistemas, como o de holerite. Isso facilita o compartilhamento de informações e a geração dos documentos de gestão de pessoas.
Quais são os benefícios do cartão ponto digital?
Um cartão de ponto digital como o do Oitchau, o mais completo do mercado, oferece os seguintes benefícios:
- Agilidade na marcação de ponto;
- Relatórios com informações de jornada para ações de gestão de pessoas;
- Cálculos precisos;
- Dispensa a necessidade de geração de documentos manualmente;
- Útil na gestão de férias;
- Informações em tempo real;
- Dados seguros contra manipulações.
Timesheet
Outra ferramenta essencial para promover a automatização de RH é o timesheet. Ele se dedica a determinar de qual forma os colaboradores usaram seu tempo de jornada.
Ou seja, ele se volta à análise da gestão de tempo pelos colaboradores. Enquanto o cartão de ponto indica quanto se trabalhou em cada dia, o timesheet Oitchau aponta em quais atividades esse tempo foi utilizado e quantas horas ou minutos cada uma demandou.
O timesheet é um grande aliado dos projetos de gestão de pessoas. Com ele é possível reconhecer, por exemplo, eventuais dificuldades na execução de atividades por um colaborador ou um grupo deles.
Do mesmo modo, trata-se de um sistema que traz informações sobre o engajamento dos colaboradores. Uma forma de analisar isso é pelo aumento ou diminuição do tempo necessário para a realização de tarefas comuns.
Como funciona?
O timesheet Oitchau mede quanto tempo o colaborador levou entre o início e o final de uma atividade. Para isso, ele pode ser integrado com um sistema de gestão de projetos e tarefas.
Caso o colaborador precise interromper uma atividade para passar à outra, isso não é um problema. O sistema pausa a contagem de tempo para a primeira tarefa e inicia a da segunda.
O sistema é preciso no registro de horas, minutos e segundos. Ele é seguro contra alterações e gera relatórios. Neles há importantes informações para o trabalho de gestão de pessoas que cabe ao RH.
Quais são os benefícios de usar um timesheet?
O timesheet Oitchau é um ótimo investimento na automatização do RH. Com ele o departamento pode:
- Analisar a distribuição de tarefas;
- Obter informações para desenvolvimento de políticas de benefícios e de capacitação;
- Reconhecer talentos para ocupar cargos de gestão ou em outras frentes.
Ferramenta de gestão de projetos
Uma ferramenta de gestão de projetos como o do Oitchau é um bom passo rumo à automatização do RH. Ela pode ser utilizada tanto nesse departamento quanto em outros.
O seu objetivo é determinar o escopo do projeto, os responsáveis por ele, os prazos, a ordem das atividades, as necessidades de cada uma delas, etc. Além do caráter informativo, ainda ajuda toda a equipe a acompanhar o desenvolvimento.
Como funciona?
A plataforma de gestão de projetos reúne as informações necessárias à execução dele. Com ela é possível visualizar possíveis problemas e se antever a eles. Igualmente, é possível readequar prazos, ordens e mais.
A ferramenta é interessante por propiciar, também, dados sobre cada projeto realizado. Com isso, é possível estabelecer melhores parâmetros para os próximos.
Quais são os benefícios da plataforma de gestão de projetos?
Com a ferramenta de gestão de projetos do Oitchau o RH pode acompanhar o desenvolvimento de atividades, organizá-las conforme recursos e prazos e adaptar as tarefas de acordo com as necessidades que surgirem.
Além disso, também reúne dados que trazem informações cruciais para o desenvolvimento de políticas de benefícios, capacitação, etc.
