Automação no RH: Vale a pena investir em processos?

Todas as atividades podem ser automatizadas, mas vale a pena investir em processos de automação no RH?

Ao mesmo tempo em que o setor de recursos humanos é responsável por desenvolver políticas de engajamento e inclusão dentro da empresa ele deve realizar uma série de trabalhos burocráticos que incluem fechamento de ponto, holerite e outros.

Muitos gestores ainda possuem dúvidas quanto ao retorno do investimento. O mesmo ocorre em relação à verdadeira mudança que isso pode causar no setor de RH e aos resultados que a empresa pode obter.

Continue lendo para tirar todas as suas dúvidas sobre a automação dos serviços!

Automação no RH: É vantajoso apostar nela?

Da mesma forma que os outros tipos de departamentos o RH possui diversas atividades. Algumas delas são passíveis de aplicação de mecanismos de automação, enquanto outras não.

Considere que o desenvolvimento de um documento pode ser feito por um sistema automaticamente a partir de alguns dados previamente concedidos a ele. O mesmo não ocorre em relação à concessão de feedback, dispensa do empregado, entrevista ou desenvolvimento de políticas internas. A tecnologia pode auxiliar esses procedimentos, o que ocorre é que ela não é capaz de realizá-los de forma integral.

Ao adotar um sistema de automação no RH a empresa deve considerar todas as atividades que são colocadas sob a responsabilidade dos colaboradores que ali laboram. A partir disso é necessário que haja um estudo sobre quais podem ser facilitadas e quais podem ser realizadas de forma automática.

Considere diversos aspectos sobre o dia a dia desses colaboradores e quais são as atividades que mais acumulam reclamações, que despendem mais tempo do empregado e que podem ser auxiliadas pela tecnologia.

Quanto mais atividades puderem ser englobadas pela automatização, melhor.

Automação no RH: Quais serviços podem se tornar automáticos?

São vários os serviços que podem ser automatizados e isso permite que os colaboradores do RH concentrem a atenção nas demandas que realmente precisam dela.

Dentre os serviços dos departamentos de recursos humanos que podem se utilizar da tecnologia para automatização estão:

• Controle de faltas: quando se usa a automação no RH o setor possui maiores conhecimentos do que se passa nos demais departamentos da empresa. Isso se aplica às faltas que podem ser prontamente apontadas e até mesmo permitir que mesmo à distância o empregado anexe um comprovante que justifique sua ausência;
• Geração de cartões ponto: outro fator importante da automatização no RH e um dos principais motivos para adoção desses sistemas se refere à criação de documentos ao final do mês. Eles devem ser preparados com base em outras informações registradas ao longo do período e que podem advir de diversos locais. Quando se usa programa de automatize isso o colaborador passa a ter muito mais tempo;
• Garantia da correção do pagamento das horas extras: o pagamento do labor extraordinário é algo muito delicado e que pode trazer diversos problemas. Dependendo do horário em que for realizado ele recebe adicionais diferenciados; varia em razão do salário e adicionais de natureza salarial; necessita levar em conta descontos de minutos residuais, compensações e outros fatores. A automatização no RH evita que haja erros de pagamento para mais ou para menos;
• Criação de holerites: interligado com os dois últimos pontos destacados a automatização é importante para seu RH por gerar outros documentos como os holerites, que dependem dos cartões ponto e outros.

Sistema digital de jornada pode ser a chave para a automação no RH da sua empresa

Os itens acima listados demonstram de forma bastante persuasiva como sistemas automatizados podem melhorar os serviços prestados pelo RH da sua empresa e pela organização empresarial em geral.

A melhor forma para adotar essas automatizações é por meio da contratação de um sistema digital de ponto. Ele corresponde a um controle de jornada que é feito de maneira digital e que capta informações e maneira automática quando registradas.

Ele pode ser acoplado ao relógio eletrônico de ponto (REP) da empresa. Com isso a organização mantém um aparelho para registro na entrada da sede ao mesmo tempo em que oferece algumas alternativas de marcação dos horários. Dentre eles estão aplicativos de celulares, tablets e computadores.

Considere uma empresa em que parte dos empregados presta serviços na sede da organização enquanto outros trabalham em home Office ou em jornada externa devido à natureza das atividades.

Nesses casos o RH pode ter dificuldades em realizar o controle dessas jornadas e das próprias atividades. Quando um sistema digital é adotado esse perigo inexiste, havendo alternativas próprias para que cada empregado tenha acesso ao registro de jornada e formas de fazê-lo.

Independentemente do local ou meio usado para a marcação da jornada o sistema irá automaticamente absorver essas informações e concentrá-las em um local acessível aos gestores. Os empregados podem acompanhar esses registros.

Isso atua em prol da automação no RH por incluir automaticamente as informações que podem ser consultadas a qualquer momento do mês (o que não ocorre com o relógio de eletrônico de ponto), processá-las e traduzi-las em relatórios e documentos.

Nesses casos o sistema de ponto digital se dedica ao controle de jornada, à análise das informações registradas e ao desenvolvimento de documentos.

Esses documentos não se limitam ao cartão ponto, sendo que a automatização de RH atinge igualmente os holerites. Os cálculos são feitos pelo sistema digital considerando todas as nuances características daquele contrato específico. Ela é capaz de customizar as informações para que cada folha de pagamento seja correta e realizada com base nos dados do empregado.

Optar por automatizar algumas das tarefas exercidas pelo RH da sua empresa pode ser lucrativo ao aumentar a produtividade dos empregados que passam a dedicar seu tempo às tarefas mais complexas que não podem ser realizadas pelo sistema.

Outro fator importante é que os sistemas digitais de ponto que auxiliam nessa automatização impedem erros de horas extras, demoras e atrasos.

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