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Ter prioridades é o ponto de partida para qualquer planejamento empresarial. Quando para se destacar é preciso optar por muitas demandas e ações, e se isso tem custos e investimentos, elencar por meio de prioridade é a saída para manter o negócios sustentável.
Mas nem sempre é fácil priorizar. A seguir, você poderá conferir como aplicar a matriz de priorização e conhecerá os diferentes tipos de comumente utilizados em gestão de processos e gestão empresarial!
Como estabelecer prioridades na gestão do seu negócio?
Determinar o que é urgente ou importante na rotina produtiva pode ser desafiador, ainda mais quando há a necessidade de tomar uma decisão pontual. A matriz de priorização tem a ver com priorizar demandas no trabalho, priorizar projetos e atividades.
E isso envolve um equação complexa de urgência, importância, custos, vantagens, impacto (seja na produtividade ou na lucratividade) e com as metas do negócio. Algumas ferramentas de priorização consideram justamente estes fatores.
Projetos e processos X Priorização
Vale dizer que a matriz de priorização pode ser aplicada tanto a processos como a projetos. E há uma grande diferença entre estes dois termos, já que na rotina da empresa podem haver ambos.
Um projeto visa sempre a implantação de uma mudança, ou seja, há um objetivo a ser conquistado em tempo determinado, com recursos destinados, e sempre agrega algo novo, seja nos processo, no desenvolvimento de produtos ou serviços, criação de valor ou diferenciação de mercado, etc. Caracteriza-se pela realização de tarefas em equipe em operações projetadas.
Já um processo é uma rotina contínua de atividades que estruturam a empresa. Trata-se de um método de negócio com definição atividades ou tarefas estruturadas que se relacionam para produzir um serviço ou produto específico. Os diferentes setores possuem os seus processos produtivos e podem ou não ter projetos ocorrendo paralelamente e ambos possuem suas despesas e custos, e estão relacionados a um orçamento empresarial maior. Logo, a matriz de priorização deve ser trabalhada em ambos.
O que é a Matriz de Priorização?
No caso dos projetos, finalidade deste artigo, há alguns recursos que podem ajudá-lo a definir prioridades. A estes recursos damos o nome de matriz de priorização, ferramenta que ajuda a classificar um conjunto variado de demandas por ordem de urgência ou importância.
É muito difícil trabalhar com gestão de projetos sem as matrizes de priorização. Elas podem ainda serem usadas no contexto pessoal e em outros contextos, como vimos, em processos, por exemplo. Assim, fica mais fácil definir com clareza os passos seguintes, acelerar o tempo dos projetos ou mesmo abandonar demandas e gargalos que atrapalham o seu andamento.
Como estabelecer prioridade?
Em suma, a matriz de priorização “obriga” o gestor a tomar partido e assumir prioridades na rotina dos projetos. A tomada de decisão pode ocorrer na priorização de solução de problemas, por exemplo, ou na avaliação de opções ou oportunidades e até mesmo na classificação numérica quanto ao que deve ser feito.
Matriz de Priorização e seus diferentes tipos
Estas são algumas matrizes de priorização que você pode utilizar em seus projetos:
GUT – A Metodologia GUT propõe que cada demanda deva ser classificada conforme a sua Gravidade, Urgência e Tendência (por isso a sigla GUT. A Gravidade refere-se ao impacto do problema ou demanda a ser resolvidos. A Urgência refere-se ao prazo ou o tempo disponível para a definição do problema ou solução. Já a Tendência é a probabilidade que o problema tem de crescer com o passar do tempo se a demanda não for sanada ou se o projeto não for executado adequadamente. Assim, a matriz GUT considera níveis de prioridade de 1 a 5 para cada uma desta etapas.
Matriz Custo x Benefício – Também é muito popular esta ferramenta. É baseada em quanto custará (custo) e qual o resultado o projeto terá. Com ela, é possível definir: ações indesejáveis (alto custo e piores benefícios); opção intermediária de alto custo com bons benefícios; opção intermediária de baixo custo e piores benefícios; e as melhores opções, ou seja, projetos ou processos que trazem os melhores resultados e mais baixos custos.
Matriz RICE – É uma ferramenta muito conhecida e refere-se ao acrônimo para Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço). Vale o questionamento:
- Alcance: quantas pessoas serão impactadas?
- Impacto: até que ponto cada pessoa será impactada?
- Confiança: quão confiantes estamos sobre os resultados?
- Esforço: quanto tempo, esforço e complexidade será necessário?
Esta matriz de priorização ajuda a medir o impacto sobre o projeto ou sobre cada tarefa. Possui uma fórmula para ser implantada: R * I * C / E.
Matriz BASICO – É ideal para a tomada de decisão. A sigla revela seis premissas:
- Benefícios para a Empresa/Organização (B);
- Abrangência dos Resultados (A);
- Satisfação do Cliente interno (S);
- Investimento Requerido (I);
- Cliente Externo Satisfeito (C);
- Operacionalidade Simples (O).
Para cada premissa, há uma pontuação de 1 a 5, como ocorre na primeira matriz apresentada (sendo que 1 é o pior cenário e 5 o melhor). O resultado é obtido com a soma de cada premissa.
Matriz de Urgência x Importância – É muito popular em todo o mundo. Um demanda pode ser urgente ou importante. Para defini-la, considera-se urgente a demanda que tem a ver com um tempo previsto para a solução; a importância tem a ver com o impacto que ela possui. Para isso, classifica-se as demandas de 1 (mais prioridade) e 4 (priorização mais baixa). É possível fazer perguntas como:
- O problema precisa de resolução imediata? – É urgente e importante.
- O problema é relevante, mas não necessita de uma resolução imediata? É importante, mas não urgente.
- O problema não é relevante, mas precisa de uma resolução imediata? É urgente, mas não importante.
- O problema não é relevante e não precisa de ação imediata? É sem importância e que não requer urgência.
Matriz Esforço x Impacto – Assemelha-se com a ferramenta anterior. Contudo, a classificação ocorre conforme o esforço gasto em cada ação e o impacto que essa ação representa no projeto. Para tal, faz-se um levantamento das demandas e distribui-se a energia ou esforço despendido (horizontalmente) e o resultado ou impacto representado (verticalmente) para cada ação.
Veja também: Marcação de ponto online: é prática mesmo?
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