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A assinatura digital auxilia a firmação de negócios e contratos à distância e representa a empresa ou indivíduo. Com a pandemia de Covid-19 algumas empresas buscam alternativas para manter as atividades à distância e fazendo uso da tecnologia.
O que muitas ainda têm dúvida se refere à possibilidade do uso da assinatura do tipo digital de controle de ponto ao final do mês. Isso é correto? Preenche os requisitos legais? Continue lendo para conferir tudo sobre o assunto.
Assinatura digital e Assinatura eletrônica
A criação e legalização da assinatura do tipo digital ocorreu ainda no ano de 2001 com a promulgação da Medida Provisória 2.200-1/2001, que foi convertida em lei e está vigente até hoje.
É essa norma que define como ocorre a assinatura no campo eletrônico e quais são os requisitos de validade. Quanto a isso, deve-se ressaltar que a assinatura eletrônica não corresponde necessariamente à digital.
A assinatura eletrônica deve ser vista como um gênero e dentro dela está a digital. Esta é apenas um dos tipos de assinatura que existem na modalidade eletrônica.
A principal característica de uma assinatura digital é que ela é feita com o auxílio de um certificado eletrônico que contém dados do proprietário.
Já a assinatura eletrônica inclui outros tipos de registro. São nos demais tipos que se enquadra a assinatura feita no campo digital que dispensa o certificado sem que para isso perca a validade.
Nesse sentido é importante ressaltar que a própria normativa que instituiu a assinatura do tipo digital ressalta que o certificado eletrônico não afasta a validade dos demais tipos de registro e manifestação eletrônica:
“o disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for proposto.”
Outro ponto importante é que o próprio Código Civil brasileiro não exige formalidade contratual no que diz respeito à declaração de vontade das partes:
“Art. 107. A validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir.”
Assinatura eletrônica em tempos de home office
O “novo normal” trabalhista está fortemente relacionado com a alteração do local de prestação de serviços pelos colaboradores que passaram a trabalhar diretamente nas suas casas e não mais na sede empresarial.
A alteração do local de trabalho foi acelerada pela pandemia de Covid-19. A partir dela muitas empresas que ainda não tinham aderido ao trabalho remoto viram nele uma oportunidade de continuidade às atividades mesmo em tempos adversos.
Outro ponto interessante é que com a adoção quase que forçada do home Office pelas empresas elas acabaram notando que o formato pode ser muito interessante para elas.
A manutenção da produtividade e da realização correta das atividades é possível por meio desse tipo de formato de prestação de serviços. Diante desse fato muitas empresas pretendem dar continuidade à adoção do trabalho remoto.
Para que isso seja possível existem várias ferramentas que melhoram os serviços e dão maiores condições para que eles continuem ocorrendo com sucesso. A assinatura digital é uma delas e tem sido buscada por diversas empresas.
A distância entre gestores (ou RH) e colaboradores pode parecer criar dificuldades ao serviço à distância e a assinatura eletrônica surge para demonstrar que elas não existem e que podem ser contornadas.
São várias as situações em que a assinatura eletrônica, que é devidamente legal, conforme mostramos acima, pode ser aplicada. Confira as principais:
- Contrato de prestação de serviços;
- Documentos jurídicos;
- Relatórios emitidos pelas empresas e pelos colaboradores;
- Assinatura de termos de conduta e de regras internas da empresa;
- Validação de cartões ponto e de folha de pagamento;
- Atas de reuniões;
- Contratos de plano de saúde e odontológico.
Uso da assinatura digital para cartão ponto
Veja o que prevê a CLT sobre a anotação do horário de trabalho:
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
Ao falar sobre os cartões ponto e a marcação de jornada de trabalho a lei é silente quanto à assinatura. A partir disso a conclusão é que não há obrigatoriedade de assinatura, bastando que haja a possibilidade de identificar o indivíduo a quem o cartão se refere.
A assinatura não é necessária e é por isso que a assinatura digital também é dispensada. A empresa que queira se resguardar pode se valer de compartilhamento dos dados por e-mail com aceite ou de sistemas digitais que demonstrem a concessão do documento.
O fato de não ser obrigatória não afasta a importância da assinatura do tipo digital nesses documentos. Ela permite maior segurança e proteção às empresas e de igual forma aos colaboradores.
É importante ressaltar que conforme apontado acima a aplicação dessa assinatura não se limita aos holerites e cartões de ponto. Ela pode ser utilizada para contratos e até autorizações referentes às atividades do colaborador.
O investimento nesse tipo de tecnologia diminui as chances de algum tipo de ação judicial trabalhista contra a empresa e aumenta sua segurança, garantindo a prestação de serviços sempre pautada na legalidade.
Para se adaptar ao novo normal que se ilustra pelo trabalho remoto no home Office é importante que as empresas busquem se instrumentalizar com o uso de ferramentas tecnológicas que lhes confiram maior segurança e proteção.
A assinatura digital nesses casos é importante aos colaboradores e gestores e melhora os procedimentos internos da empresa.
