Alocação de recursos: como utilizar um Timesheet para otimizar esse processo?

Saiba como uma ferramenta de Timesheet pode representar a diferença na monitoração da sua alocação de recursos.

Um dos principais componentes do planejamento de um projeto é a alocação de recursos, etapa essa que pode contar com a ajuda de um Timesheet para ser otimizada.

Entenda hoje o que é a alocação de recursos de um projeto, um passo a passo de como ela é feita e em quais desses passos o uso de uma ferramenta de Timesheet pode ser incluída. Boa leitura!

O que é alocação de recursos financeiros?

A alocação de recursos é o processo onde os fatores de produção disponíveis para um projeto são distribuídos.

Por exemplo, após definir as tarefas que farão parte do projeto por meio de seu planejamento, a equipe deve ser distribuída para que cada um fique responsável pelas atividades que competem aos seus conhecimentos.

Esse processo é uma alocação de recursos, já que os profissionais são o recurso humano da empresa, e sua alocação é fundamental para o andamento do projeto.

Além do recurso humano, também são recursos a serem alocados em um projeto:

• Recursos financeiros: o orçamento do projeto, incluindo despesas com pessoal, equipamentos, materiais, infraestrutura, entre outros;
• Recursos tecnológicos: hardware, software, sistemas e tecnologias necessárias para implementar o projeto;
• Recursos naturais: matérias-primas, recursos ambientais e energéticos utilizados no projeto.

O que é uma alocação de recursos eficiente?

Uma alocação de recursos eficiente é aquela onde a “rota” precisa ser recalculada poucas vezes.

Vamos novamente utilizar um exemplo, desta vez citando a alocação de recursos financeiros. A verba é distribuída para cada equipe e atividade conforme o estipulado durante o planejamento do projeto.

Com o andamento do projeto, será possível verificar se a verba está atendendo o programado, sendo encontrada possíveis sobras ou faltas de recursos financeiros.

Quanto mais precisa for a alocação de recursos, menores serão os problemas nesse sentido, seja para os recursos financeiros ou os outros recursos. 

Uma das melhores formas de descobrir se a alocação de recursos prevista está dando certo é através de um Timesheet, como você verá mais adiante.

Como fazer uma alocação de recursos?

Antes de entender como o Timesheet pode otimizar o processo de alocação de recursos, é fundamental saber quais são as suas etapas:

1 – Identifique as necessidades do projeto: faça uma lista de todas as tarefas e atividades necessárias para concluir o projeto e identifique os recursos necessários para cada uma delas;

2 – Liste os recursos disponíveis: liste todos os recursos disponíveis, incluindo pessoal, orçamento, equipamentos, materiais e outros recursos necessários para o projeto;

3 – Priorize as tarefas: identifique as tarefas mais importantes e priorize-as com base nas necessidades do projeto. Isso ajudará a garantir que os recursos estejam sendo alocados de forma eficiente;

4 – Aloque recursos para tarefas específicas: com base nas necessidades do projeto e nas prioridades identificadas, aloque os recursos para cada tarefa específica. Certifique-se de que cada tarefa tenha os recursos necessários para ser concluída com sucesso.

5 – Monitore o uso de recursos: monitore o uso de recursos ao longo do projeto e ajuste a alocação de recursos conforme necessário. Mantenha registros precisos do uso de recursos para fazer relatórios precisos sobre o projeto;

6 – Faça ajustes conforme necessário: se você perceber que os recursos estão sendo subutilizados ou utilizados em demasia, faça ajustes para garantir que a alocação de recursos esteja equilibrada e que o projeto possa ser concluído no prazo e dentro do orçamento.

7 – Revise a alocação: ao concluir o projeto, reveja a alocação de recursos e identifique quaisquer áreas em que a alocação possa ser melhorada para projetos futuros.

Como otimizar esse processo utilizando um Timesheet?

Acima você conheceu as etapas necessárias para colocar a alocação de recursos em prática, agora é hora de entender como uma ferramenta de Timesheet pode facilitar esse processo.

Primeiro, vamos voltar ao passo número 5, que diz respeito ao monitoramento da alocação de recursos.

Timesheet para monitorar o uso de recursos alocados

O Timesheet é uma planilha de cálculo de horas, onde os colaboradores de um projeto registram o horário que começam e terminam as suas atividades. Dessa forma, é possível colher dados sobre a produtividade, o faturamento e o andamento do projeto.

Mas como isso é útil para a alocação?

Uma ferramenta de Timesheet serve como uma plataforma de monitoramento, onde o gestor do projeto pode acompanhar em tempo real as atividades que cada profissional está se dedicando e o tempo que está sendo gasto nela.

Logo, é possível verificar se uma tarefa está consumindo mais recursos do que o previsto, através do tempo que ela está levando em comparação ao que foi estipulado.

Por exemplo, uma das atividades de um projeto foi projetada para ser entregue com cerca de 10 horas de trabalho, porém, ao observar a planilha de Timesheet, o gestor percebeu que ela já havia ultrapassado esse tempo.

Conversando com a equipe designada, foi constatado que houve falta de recursos técnicos, por conta disso o time não conseguiria entregar a atividade no tempo pretendido, o que representou uma nova alocação desses recursos.

As vantagens do Timesheet não acabam por aí, já que ele também é excelente para o acompanhamento da alocação de recursos financeiros. 

Quando os dados sobre as horas trabalhadas por profissional são cruzadas com o valor da sua hora, é possível ter uma noção de quanto do orçamento está sendo gasto em tempo real.

Timesheet para planejar alocação de novos projetos 

Após finalizado, um projeto que foi inteiramente acompanhado por meio de uma ferramenta de Timesheet, pode contribuir para a alocação de recursos de outros projetos similares.

Isso ocorre porque a solução de acompanhamento de horas registra diversos dados sobre o projeto, como o tempo que cada tarefa levou para ser finalizada, o tempo que o projeto todo levou para ser entregue e o faturamento real das horas trabalhadas.

Com essas informações é possível fazer um planejamento preciso para projetos similares, assim como uma alocação baseada em dados sólidos.

Continue otimizando a sua gestão de projetos

Como você viu, a alocação de recursos é uma atividade que pode ser potencializada através de uma ferramenta de Timesheet, permitindo uma melhor visualização de como esses recursos estão sendo utilizados em tempo real.

Além dessa ferramenta, outros processos e dicas também podem te ajudar a otimizar a sua gestão de projetos, para entrar em contato com eles, não deixe de conferir outros conteúdos como esse no blog da Oitchau!