Entrar
Por conta da velocidade que as informações viajam atualmente, as atividades ficaram mais dinâmicas e velozes, fazendo com que administração do tempo passasse a ser fundamental para que a produtividade que move as empresas seja atingida.
Isso não significa que antigamente administrar o tempo não fosse necessário, porém, existia uma margem de tempo maior para que documentos trafegassem, decisões fossem transmitidas e novas tarefas determinadas.
A administração do tempo no trabalho assumiu um papel fundamental, e como colocar ela em prática é o que vamos te mostrar hoje, a partir de dicas e a apresentação de ferramentas úteis para a sua realização. Boa leitura!
O que é administração do tempo?
A administração do tempo consiste no processo de organizar as tarefas conforme o tempo que você possui disponível para a sua realização, fazendo com que você desperdice o mínimo de tempo e atinja a produtividade desejada.
Isso não significa que você tenha de preencher 100% do seu dia com atividades úteis e relacionadas ao trabalho, mas sim saber encaixar as suas atividades dentro das janelas de tempo que você possui.
Qual a importância da administração do tempo?
A administração do tempo na empresa é importante para que as atividades sejam realizadas em seu horário próprio, evitando atrasos e acúmulo de tarefas.
Colocando em prática táticas de administração do tempo, você evitará também que o sentimento de frustração tome conta no final do dia.
Afinal, ao conseguirmos realizar tudo aquilo que havíamos planejado para o dia previsto, além do sentimento de satisfação, conseguimos aproveitar o tempo restante com mais qualidade.
Mas para isso, é necessário se atentar a algumas dicas que tornam a administração do tempo mais fácil, confira elas logo abaixo.
Administração do tempo: dicas
Separamos 9 dicas para que você consiga realizar uma boa administração do tempo no trabalho.
Priorize as tarefas mais “chatas”
Ao começarmos um dia, estamos com a cabeça descansada, nossas ideias se conectam de maneira mais fácil e nosso corpo está mais descansado.
Por conta disso, o ideal é começar o dia com as tarefas que você considera mais “chatas”, aquelas mais maçantes e que vão necessitar de maior energia.
Com o passar do dia, você vai se conectando com os deveres que te interessam mais e que são mais prazerosos.
Calcule o seu tempo
Mais a frente, iremos falar das ferramentas de administração do tempo que ajudam nesse propósito, mas, se você deseja ter maior controle sobre o seu dia, calcular o tempo é uma etapa primordial.
A partir desse cálculo você poderá tirar importantes insights sobre a sua produtividade e saber o tempo que você demora para realizar cada tarefa em específico.
Mantenha um espaço para focar
Distrações são uma das grandes inimigas da administração do tempo, por isso, tente manter um espaço livre delas.
No seu espaço de trabalho, mantenha somente aquilo essencial para a sua realização e também lembre as pessoas ao seu redor que você não deseja ser incomodado.
Teste táticas para fugir da procrastinação
Além das distrações, a procrastinação também faz o papel de vilã quando olhamos para a administração do tempo.
Porém, é importante olhar com mais cuidado sobre a sua causa, já que ela não surge do nada.
Muitas vezes o que nos leva a procrastinar é o custo ou peso que colocamos na tarefa que estamos realizando, quanto mais difícil ou importante ela for, mais nossa mente irá tentar “escapar” para um lugar mais tranquilo, de menos pressão.
Algumas das formas de lidar com isso são:
- Fragmentar as tarefas, até que elas se tornem facilmente realizáveis. Por exemplo, se o seu objetivo é escrever um livro, começar o trabalho com o pensamento de que o seu dever é o escrever por completo será desafiador.
Ao invés disso, diminua o desafio, fragmente em capítulos, se ainda estiver difícil, em páginas, e se ainda não for o suficiente, em parágrafos.
Foque em cada pequena etapa, e ao final, o trabalho que parecia impossível estará terminado.
- Mantenha a visão no presente, esqueça do trabalho já terminado, de como ele será quando for entregue, do seu desempenho quando ele existir, foque no seu presente, em cada micro tarefa, é para isso que você voltará a sua energia.
Estabeleça “prêmios” pessoais
Estabelecer pequenos prêmios pessoais ajudam a manter a administração do tempo na empresa, como determinar um horário para terminar a atividade, e se esse tempo for atingido, se dar alguns minutos de descanso.
Saiba dizer não
Entenda o funcionamento do seu dia e aprenda a dizer não para propostas com o potencial de atrapalhar a sua administração do tempo.
Torne a sua gestão uma das prioridades e entenda que ceder pode colocar o resto do dia a perder, fazendo com que você saia da rotina.
Você também pode negociar algumas propostas, para que elas se encaixem no seu tempo previamente programado.
Mantenha um tempo para imprevistos
Imprevistos acontecem e eles devem ser programados dentro da sua gestão de tempo. Não corra o risco de correr para entregar uma atividade em cima da hora, coloque uma “gordurinha” dentro do seu planejamento e mantenha a tranquilidade para com o seu trabalho.
Não se esqueça da rotina e da disciplina
A rotina serve para deixar a administração do tempo mais fácil, afinal, através dela, você saberá automaticamente quando é hora de produzir, hora de descansar, hora de comer, etc.
E isso significa que você não estará inspirado sempre que for a sua hora de produzir, mas sim que aquele momento foi separado para isso e você deve aproveitá-lo para não comprometer o resto do seu dia, acionado a disciplina para que isso ocorra.
Ferramentas de administração do tempo
Separamos algumas ferramentas de administração do tempo que podem te ajudar a colocar as dicas expostas acima em prática.
- Time Tracking da Oitchau: o Time Tracking da Oitchau permite que você calcule o tempo das atividades nas principais plataformas de gestão de tarefas, como o Asana, o Trello e o Todoist.
- Planilha de Timesheets: as planilhas de Timesheets são complementares ao controle do tempo, através delas você organizará o tempo gasto em cada atividade, colhendo dados sobre a sua produtividade.
Continue aprimorando a sua gestão de projetos
A administração do tempo faz parte da gestão de projetos, e se você deseja continuar se aprimorando nesse processo, não deixe de conferir outros conteúdos como esse no blog da Oitchau.
