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Por conta da pandemia de Covid-19, o mercado precisou se adaptar e se modernizar. As atividades estão a cada dia menos manuais e mais automatizadas, as rotinas de trabalho estão mais flexíveis e a realidade está bem diferente do que poderíamos imaginar.
E essa uma tendência que deve se manter em algumas empresas, devido aos inúmeros benefícios.
O home office é uma modalidade que está se destacando, mesmo antes de iniciar a quarentena em alguns estados brasileiros. As empresas estão adaptando sua rotina, para que seus colaboradores consigam atuar de casa em alguns dias da semana.
As vantagens são inúmeras tanto para os colaboradores quanto para a empresa, porém, para isso aconteça, é necessário implementar home office com políticas que inspiram cuidados.
Esse artigo vai te ajudar a entender a importância de uma política de home office bem como todos os pontos que precisamos estar alinhados, para que o colaborador consiga trabalhar de casa.
Políticas empresariais para implementar home office
Antes de falarmos sobre as dicas que podem mudar sua rotina de trabalhar em casa, precisamos tocar em um ponto muito importante, que são as políticas de Home Office.
Muitas empresas possuem uma política específica para que seus colaboradores possam trabalhar de casa.
Tais políticas precisam ser muito claras e bem consistentes, com regras determinadas pelo setor de Recursos Humanos, pelo Jurídico e alguns casos, até mesmo do sindicado.
Tudo para que tanto o colaborador quanto a empresa estejam respaldados em relação à prática e as obrigações de ambos os lados.
É importante que esteja contemplado na política um checklist de recursos que são necessários para garantir o home office, como: equipamentos (notebook), softwares para garantir segurança e privacidade das informações, dispositivos móveis e o acesso à internet.
Precisa estar claro os pontos que serão fornecidos pela empresa e os pontos que precisam ser fornecidos pelo colaborador.
O colaborador que estiver trabalhando remoto, o que são muitos atualmente, precisam estar cientes e concordar com todos os termos que estão dispostos na política, para que o trabalho possa ser realizado corretamente, respeitando o horário previamente acordado bem como os intervalos.
Dessa forma, o colaborador estará ciente de todas as suas responsabilidades, como marcação de ponto, comunicação com a equipe, tarefas e atividades, entre outros. E a empresa também estará ciente das suas obrigações legais com seus colaboradores.
Como implementar home office?
Existem algumas medidas que precisam ser tomadas para implementar home office para os colaboradores, entenda quais são elas.
Faça uma análise do cenário atual da empresa
Após conhecer todos os benefícios que o home office possui, não existem dúvidas que é uma das melhores estratégias para conseguir alavancar o potencial da sua empresa. Porém, não são todas as empresas que estão preparadas e possuem compatibilidade ao modelo de trabalho.
No entanto, precisa ser analisado a viabilidade atual para implementar home office na empresa, pois nem todos os segmentos da economia brasileira estão adaptados para essa realidade. E isso, está sendo um grande desafio, no momento de quarentena que o Brasil está passando.
As empresas que atuam com tecnologia já estão mais adaptadas para essa rotina, no entanto as empresas que atuam no ramo industrial, necessitam que seus colaboradores estejam presencialmente, pois os equipamentos não podem ser manejados à distância.
É necessário que seja realizado uma análise das áreas de atuação da sua empresa, a cultura organizacional e o tipo de trabalho que está realizado, bem como os perfis dos colaboradores. Para então definir como será realizado o trabalho remoto pelas equipes.
Infraestrutura de TI
Para implementar home office, é importante ter a tecnologia como melhor amiga, toda a estrutura de tecnologia da informação precisa estar disponível para que os colaboradores acessem quando for necessário.
Todas as ferramentas precisam estar acessíveis para o acesso remoto, logo os firewalls precisam ser configurados corretamente bem como as permissões para sistemas que necessitam de liberação para acesso remoto.
Além disso, os softwares, pastas, sistema de telefonia (PABX em nuvem, caso a empresa possua), precisam estar disponíveis para uso dos colaboradores. As soluções VPN devem ser acessíveis e de uso simplificado, para que não tenha dúvidas no momento do acesso.
Todo o sistema precisa estar integrado e com uma rede confiável, para que os colaboradores possam trabalhar normalmente. Ter problemas de acesso, como sistemas lentos ou indisponíveis pode dificultar bastante as entregas que precisam ser realizadas.
Mantenha-se disponível
Todos os colaboradores precisam estar disponíveis durante o período da jornada de trabalho, principalmente se você ocupa uma posição de liderança.
Os canais de comunicação entre as equipes precisam estar sempre abertos, no horário de trabalho é muito importante que toda a comunicação aconteça como se estivesse presencialmente, utilizando as ferramentas de comunicação.
Além disso, é essencial que os colaboradores não esqueçam que home office não é um trabalho individual, ainda existe uma equipe e que todos precisam estar em comunicação constante.
Seja para tirar dúvidas sobre alguma atividade, informar algum problema e/ou dificuldade, ou ainda informar a conclusão de uma determinada tarefa, tanto para seus companheiros de equipe quanto para a liderança.
Invista em ferramentas de gerenciamento de atividades
Com os colaboradores trabalhando de casa, as atividades precisam ser gerenciadas, para que seja possível acompanhar o prazo de execução das tarefas diárias bem como o andamento das atividades de uma forma geral.
Para implementar home office, as ferramentas de gerenciamento possuem um papel muito importante, pois elas permitem a interação entre os membros da equipe em relação à execução das tarefas.
Ferramentas como Trello, Slack entre outras, permite que a equipe tenha ciência de todas as atividades que estão realizadas pela equipe de uma forma geral.
É possível realizar atividades em conjunto com outros membros da equipe, pois as ferramentas possuem recursos de atribuição de atividades, então 1 ou mais membros podem estar envolvidos na execução de uma única atividade.
A geração de um report gerencial, pode ter mais de uma pessoa responsável, onde algumas pessoas geram os inputs necessários para a apresentação, enquanto outro membro da equipe cria o layout para apresentação e realiza a consolidação das informações.
Dessa forma, as atividades ficam organizadas, e o gestor responsável consegue acompanhar o andamento do time. Ainda é possível implementar uma metodologia ágil como o scrum para agilizar as atividades, pontuar as dificuldades e os prazos de execução.
Implemente políticas de gestão de despesas
O investimento em gestão de despesas é uma excelente maneira de direcionar os gastos de forma que seja o mais produtivo possível.
As despesas precisam ser direcionadas para conseguir focar nos recursos necessários para a infraestrutura dos colaboradores, de forma que seja possível trabalhar em casa com todos os recursos disponíveis.
Os custos com as despesas em decorrência de trabalho remoto, como ferramentas e softwares, ligações e deslocamentos (quando for possível) para reuniões, devem estar cobertos pela empresa. Mas para isso, é importante que as políticas de home office prevejam tais custos.
Gestão de controle de ponto
O controle do ponto é muito importante para a organização da jornada de trabalho dos colaboradores, que nesse momento que está sendo 100% home office para os segmentos que puderam aderir à modalidade.
A Oitchau possui uma solução inovadora que possibilita que o colaborador faça a marcação de ponto online utilizando o Smartphone, web ou outro dispositivo eletrônico utilizando reconhecimento facial.
Essa é uma solução prática, que pode ser adotada pelos colaboradores que estão home office, ou até mesmo para os colaboradores que estão na empresa (após terminar o período de quarentena).
É uma solução simples, que traz muita praticidade para os colaboradores e possibilita um controle efetivo para a liderança.
Após todos os pontos devidamente verificados e adaptados, sua empresa está pronta para implementar home office, melhorando a qualidade de vida dos seus colaboradores.
Veja também: Recorrência: Modelo de economia que está mudando o mercado
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