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A implementação do trabalho em home Office cresceu exponencialmente no país nos últimos dias. Isso se deve à pandemia de Coronavírus cujo número de infectados vem crescendo exponencialmente no Brasil e no mundo. Dessa maneira, existem muitas dúvidas sobre trabalho em home Office para o RH.
Além disso, mesmo em épocas não referentes às pandemias e à prestação de trabalho em casa de maneira necessária e até mesmo forçosa, muitas empresas optam por manter colaboradores em condição de home Office.
Com base nisso, separamos as respostas para as principais dúvidas home office direcionadas para a equipe de RH.
1. É necessário realizar o controle de horário em home Office?
O controle de horário pode e até mesmo deve ser mantido durante a prestação de labor pelos trabalhadores em condição de home Office.
Isso porque com isso é possível detectar a prestação de horas extras, a disponibilização do colaborador durante o horário de expediente e realização de intervalos.
Portanto, uma vez que o empregado era submetido ao controle de horário anteriormente, isso deve ser mantido durante a fase excepcional.
Nesse sentido, existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para controle de horário à distância. O controle de ponto virtual pode ser feito pelo uso de um dispositivo especial para isso, ou, ainda, pelo login do empregado no sistema da empresa.
Além disso, é importante que os empregados anotem o horário de intervalo ou, durante ele, desconectem do sistema, a fim de que seja sinalizado.
Para o empregado que é contratado exclusivamente para home Office e não o está realizando em razão de situação de força maior, também é importante que o controle seja realizado.
Por outro lado, também é possível que a empresa dê liberdade de horário, de forma que o trabalho pode ser controlado pelo tempo médio despendido em cada atividade entregue ou na realização de prazos.
2. O que fazer caso o trabalhador não se disponibilize?
Caso o trabalhador não se manifeste e se disponibilize para a prestação de trabalho em algum dia ou período em que deveria estar em home Office, é possível que o setor de RH cobre justificativa, como a apresentação de um atestado médico digitalizado (por scanner ou foto).
Isso porque é importante manter as atividades como se estivessem sendo prestadas na própria empresa. Havendo controle de horário e pagamento de horas extras, em contrapartida há a necessidade de justificar ausências.
3. Determinação de atividades e cobranças: como fazer?
A determinação de atividades e metas é especialmente importante durante o período em que a prestação de labor for feita por home Office.
Isso auxilia o trabalhador a se organizar, assim como permite que as atividades da empresa permaneçam em funcionamento nesse período de crise econômica. Ao mesmo tempo, ainda leva à avaliação constante dos serviços prestados.
Para tanto, deve-se organizar uma agenda de tarefas. Ela pode ser disponibilizada a atualizada diariamente, ou determinada previamente com base em períodos semanais ou mensais.
Além disso, o uso de um sistema para trabalho remoto também permite o agendamento de prazos e tarefas.
Por outro lado, caso haja falha na prestação das atividades, ou mesmo insubordinação ou não disponibilização do trabalhador, é possível que sejam aplicadas punições tais como a advertência. Contudo, sempre procure conversar com o trabalhador para entender o que pode ter levado à falha.
Essa conversa é importante no sentido de que pode haver problemas em relação à queda de luz, falha na internet ou mesmo no sistema disponibilizado, aspectos que independem da vontade do cidadão.
4. Como fazer a gestão de equipamentos e manutenção deles?
A prestação de trabalho em home Office necessariamente depende da disponibilização do trabalhador de aparelhos tais como computador, celular e conexão com a internet.
Caso o trabalhador não disponibilize de tais materiais, cabe à empresa disponibilizá-los. Nesse sentido, é possível permitir ao empregado que leve o notebook ou computador da empresa, por exemplo, para casa.
Isso, contudo, demanda a elaboração de um documento de responsabilidade pelo bom uso dos aparelhos e cuidados, assim como necessidade de devolução quanto requisitada pela empresa.
Por outro lado, quando os aparelhos sejam pertencentes ao trabalhador, é possível estabelecer um documento sobre a responsabilidade pelos gastos de manutenção que, a princípio, devem ser garantidos pela empresa.
Ambos os acordos citados devem ser feitos por escrito e assinados por ambas as partes do contrato, ou seja, empregador e empregado.
5. Como estabelecer o período de home Office?
A Medida Provisória (MP) 927/2020 foi publicada nessa semana instituindo diversos aspectos sobre a prestação de serviços em tempos de quarentena em razão do Coronavírus.
Nesse sentido, ela trouxe a previsão de que excepcionalmente, em razão da epidemia que se espalha pelo Brasil, o empregado pode ser informado sobre a alteração do trabalho para prestação em home Office apenas 48 horas antes dela.
Essa alteração deve ser registrada em documento escrito e assinado por ambas as partes, no qual também devem ser estabelecidos os detalhes e regras pertinentes ao período.
6. Fechamento de ponto e folha de pagamento, como fazer?
Outros dois aspectos que causam muitas dúvidas sobre a prestação de trabalho em home Office para RH são concernentes ao fechamento de ponto e à folha de pagamento.
Quanto ao primeiro, ele pode ser enviado ao empregado por e-mail ou outros sistemas telemáticos, no qual o trabalhador deve registrar sua ciência e acordo. É importante que o empregado sempre tenha acesso ao espelho do cartão ponto, aliás.
É possível, ainda, a assinatura física retroativa dos pontos para aqueles que registraram a ciência e acordo deles por mensagem, e-mail ou outras formas.
Quanto à folha de pagamento, ela também precisa ser enviada nos moldes acima. Os salários devem ser depositados ou transferidos diretamente para a conta do trabalhador e também necessitam respeitar os prazos de pagamento mensal normal.
7. A empresa pode suspender a cessão de Vale Transporte e Vale Alimentação em razão do trabalho em home Office?
Essa é uma das principais dúvidas e sua resposta difere com base no auxílio analisado.
Em primeiro lugar, o Vale Transporte pode, sim, ser suspenso enquanto as atividades forem prestadas em home Office. Isso porque ele é pago justamente para permitir o deslocamento do empregado até a empresa, assim como somente é concedido para os dias úteis trabalhados.
Nesse sentido, não havendo deslocamento do trabalhador, não há necessidade de pagamento do vale transporte. Contudo, a empresa também deve suspender o desconto realizado na folha de pagamento do empregado pelo custeio parcial, pelo trabalhador, do vale transporte.
Por outro lado, o Vale Alimentação não suporta condição de suspensão durante esse período, pois o trabalho não deixou de ser prestado.
Ou seja, a cessão desse auxílio corresponde ao número de dias trabalhador. Havendo prestação de labor, mesmo que em casa, a alimentação do trabalhador ainda é necessária. Isso também é válido para o caso de Vale Refeição.
8. O que fazer caso o trabalhador em home Office seja diagnosticado com Covid-19?
Por fim, caso o trabalhador seja diagnosticado com Covid-19 ou possua atestado médico de afastamento por suspeita da doença ou por qualquer outra, é necessário suspender a exigência da prestação de labor durante o período concernente ao atestado. Isso é necessário mesmo quando se trata de serviço em home Office.
Esse período, ainda, não poderá ser descontado do empregado, resguardado pelo afastamento médico necessário.
Aliás, caso o atestado indique tempo superior a 15 dias para afastamento, o empregador deve suportar o salário por até uma quinzena de dias e, a partir do 16º dia, é necessário que o empregado requeira ao INSS o auxílio-doença, conforme previsão legal.
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