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O setor pessoal é um departamento recorrente em toda empresa. É ele quem lida diretamente com a gestão do quadro de colaboradores da organização e por garantir as melhores condições de trabalho.
O setor pessoal é cada vez mais estratégico para o negócio. Veja a seguir como aproveitar melhor este setor em seu planejamento e para ter diferenciação no mercado.
Setor pessoal – O que é?
O setor pessoal nas empresas recebe diferentes nomes: recursos humanos, departamento pessoal, desenvolvimento humano e organizacional, etc. Na verdade, é comum o setor pessoal acabar sendo confundido com o recursos humanos. No entanto, possui funções muito diferentes dentro da administração de uma empresa. É o setor que gere todos os talentos da organização e a sua relação com o mercado como marca empregadora.
Os profissionais dedicados ao setor pessoal atuam em questões de outros demais colaboradores. E o processo do setor pessoal é bastante complexo abrange o recrutamento e seleção, o pagamento de salários, controle de ponto, férias, licenças, transporte, treinamento e capacitação, desligamento, etc. Há uma série de atividades necessárias que envolvem diferentes profissionais.
Documentação
Esta área é também responsável pela documentação do pessoal, questões burocráticas envolvidas no processo trabalhista e legais, o intermédio entre a empresa e os órgãos públicos, contato com contadores e outros parceiros externos, etc.
Por muito tempo o setor pessoal tinha um caráter mais burocrático – ligado aos processos de recrutamento, folha de pagamento, etc. Atualmente, além de ser um importante centro de custo, é um setor estratégico, que acompanha e participa ativamente da tomada de decisão da empresa.
Recursos Humanos X Setor Pessoal
Vale a pena verificar a diferença entre o RH e o setor pessoal para construir estratégias mais dinâmicas e bem distribuídas. O RH é responsável pela valorização e motivação dos funcionários, e tem um caráter mais abrangente. Já o setor pessoal lida melhor com as questões burocráticas da empresa e sua equipe, relativas a legislação trabalhista e a previdência.
Apesar de serem bem distintas, ambos os segmentos atuam conjuntamente e só têm sucesso quando há esta simbiose. Isso porque as rotinas trabalhistas precisam ser executadas adequadamente para que o negócio tenha êxito. E para isso, a equipe deve se manter atualizada e alinhada.
É importante dizer que em pequenos e médios negócios não há grande diferença entre Recursos Humanos de setor pessoal – em geral, é nas grandes empresas que isso fica distinto. Para um bom desempenho de relacionamento com os colaboradores e resultados mais estratégicos, a gestão legal em relação ao trabalho e a sua documentação em dia é essencial.
Principais rotinas do Setor Pessoal
O setor pessoal deve ser um local organizado e estruturado, com equipe bem preparada e recursos condizentes com a sua rotina. A sua rotina é baseada na gestão dos colaboradores após a admissão por meio de treinamentos, supervisão e esclarecimento de dúvidas.
É importante gerir também a presença dos mesmos no ambiente de trabalho, controlando as suas entradas e saídas por meio do controle de ponto, a fim de realizar os cálculos de salários, impostos, das folhas de pagamento e acordos com a legislação trabalhista.
Vejamos a seguir algumas rotinas deste processo na prática:
Processos de admissão
A contratação de novos funcionários requer alguns cuidados e obrigações, como é o caso da captação da documentação necessária para se efetivar esse processo, por exemplo. O registro na carteira, a aplicação de formulários de exames médicos, cadastramento do colaborador junto aos sistemas fiscalizadores do governo são exemplos de atividades dos processos de admissão.
Controle de ponto
O controle de ponto é outra responsabilidade do setor pessoal. É importante controlar as entradas e saídas que uma empresa e gerir a jornada diária de trabalho, as pausas e faltas de seus funcionários, respeitando as premissas legais.
Através de um sistema é possível realizar as manutenções necessárias facilmente. Os sistemas integrados – como é a plataforma Oitchau – permitem mais assertividade na hora de registrar e manter os dados que impactarão na geração de documentos comprobatórios e na folha de pagamento.
Inscrição no PIS/FGTS
Cadastrar cada novo funcionário no Programa de Integração Social (PIS) e realizar o cálculo do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é responsabilidade do setor pessoal.
Com isso, ficam também definidos os valores que são repassados para o setor financeiro, que irá realizar os depósitos e garantir que a empresa cumpra com as leis trabalhistas.
Entrega de benefícios
A distribuição adequada dos benefícios mensais, como vale-transporte e cesta básica, é função do setor pessoal. É ele que faz a gestão de quais são os colaboradores que têm direito aos benefícios ou quando devem ser suspensos.
Folha de pagamento
A folha de pagamento é uma das principais funções do setor pessoal. E isso pode exigir muita atenção, já que envolve diversos fatores, como o salário, benefícios, décimo terceiro, além dos recolhimento de taxas, como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS.
Gerenciamento de férias e licenças
É tarefa muito importante gerir as licenças, atestados, férias e outros afastamentos de alguém da equipe. É o setor pessoal que faz isso, integrando os eventos necessários com a folha de pagamento e realizando o contato com os órgãos públicos necessários.
Fornecimento de dados a órgãos oficiais
O setor pessoal faz a mediação da empresa com as entidades governamentais, transmitindo as informações de cunho social dos trabalhadores da empresa. É o caso das informações previstas ao eSocial, CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), entre outros.
Veja também: Terceirizados: como fazer o controle de ponto? Entenda!
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