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A gestão do tempo e produtividade do time ainda é um desafio na sua empresa? Você não consegue medir com exatidão o tempo e desempenho dos projetos? Se a sua resposta foi “sim” para uma dessas perguntas, então a sua empresa precisa de um timesheet.
Ele é um sistema desenvolvido para monitorar a produtividade dos colaboradores com maior clareza e objetividade, sendo fundamental para o gerenciamento de tarefas do time e acompanhamento da evolução do trabalho.
E para esclarecer não só o que é este modelo, mas também apresentar todas as vantagens, aqui nós iremos descrever tudo sobre o timesheet e demonstrar o que você deve avaliar durante a escolha do melhor sistema.
O que é timesheet?
Nós sabemos que nenhum projeto, atividade ou entrega numa empresa deve ser planejada com base em “achismos”. Afinal, quanto menor o nível de confiança das informações, maiores as chances de erros e falhas em qualquer estratégia.
E dentre as formas de aumentar a assertividade desses dados, os gestores buscam sistemas e ferramentas que eliminem as incertezas e permitam um acompanhamento mais próximo da realidade das equipes. Dentre elas, o uso de sistemas como timesheet.
Timesheet é um modelo de gestão de tempo em que são registrados os apontamentos das horas trabalhadas. Ele registra o tempo gasto por um colaborador na execução de uma atividade.
Assim, você pode visualizá-lo como um “sistema de tempo”, que consegue demonstrar com mais clareza o tempo alocado em cada atividade e permite estimar custos e prazos com menores erros.
Como funciona uma ferramenta de timesheet?
O sistema funciona de uma forma bastante simples.
O primeiro ponto é registrar cada uma das atividades, projetos ou entregas que os colaboradores precisam realizar, desenvolvendo um esquema que permita a visualização de cada responsabilidade.
Após isso, os colaboradores devem fazer os registros de apontamentos de horas, que aponta os horários de início, pausa ou finalização das atividades.
Por exemplo, imagine que o seu analista de projetos está na fase de elaboração do relatório de resultados.
Essa etapa do projeto deve estar registrada no timesheet, para que ele possa fazer os registros de quando iniciou, pausou ou finalizou a atividade.
Veja o exemplo:
Tarefa: Elaboração do relatório
Início: 08:58
Fim: 11:58
Duração: 3h
Qual a importância do app de timesheet para o dia a dia da empresa?
Como você viu no exemplo, o uso do timesheet permite que as lideranças tenham um controle mais próximo da execução dos projetos e desempenho dos colaboradores.
Assim, com o uso do sistema os gestores poderão visualizar as atividades que mais demandam tempo e esforços dos colaboradores, identificar o ritmo de produtividade da equipe e estimar acordos de entregas baseados em comportamentos passados.
Além disso, com o timesheet fica muito mais simples fazer a identificação das horas extras e analisar o que pode estar gerando um excesso de trabalho para os colaboradores.
Isso facilita para que a gestão mantenha o controle da jornada de trabalho do time, como também possibilita o desenvolvimento de estratégias direcionadas para melhorar o fluxo de trabalho.
Afinal, produzir mais não significa produzir melhor. E identificando os gargalos na produtividade da equipe é possível verificar onde e como aumentar a qualidade das entregas com o melhor uso do tempo.
Benefícios de usar o Timesheet
Confira alguns dos principais benefícios que o timesheet pode gerar para a sua gestão.
Estimativa de horas e custos
Com o uso dos apontamentos que acompanham a produtividade dos seus colaboradores em tempo real, a sua empresa poderá manter o controle das atividades e estudar o ritmo da equipe.
O seu uso também está atrelado ao processo de planejamento financeiro das atividades. Afinal, se tempo é dinheiro, a melhor estratégia para reduzir custos e otimizar o uso de recursos e mão-de-obra é estudando onde e como cada um está sendo alocado.
Além disso, essa é uma ferramenta que pode ser aplicada tanto para os colaboradores em regime de contratação CLT quanto para os prestadores de serviço remunerados com base na hora/projeto, possibilitando o gerenciamento de custos do projeto com qualquer tipo de profissional atuando.
Aumento da produtividade
Você já sentiu que fez muitas coisas ao longo do dia, mas não conseguiu concluir nada? A sua equipe também pode estar passando por esse problema.
O timesheet permite que não só as lideranças, mas também os colaboradores possam visualizar como anda a sua produtividade. Isso porque as tabelas de apontamento apresentam onde e como o tempo dos colaboradores está sendo distribuído.
Assim, ter acesso a uma percepção mais clara sobre o seu desempenho permite que o próprio funcionário desenvolva uma postura de maior autonomia sobre como realiza as suas atividades.
A partir disso, tanto ele quanto seus gestores podem elaborar estratégias para diminuir os atrasos, eliminar fatores que geram distração e aumentar a produtividade.
Análises do tempo gasto
Quanto tempo um projeto demora para ser executado? Qual cliente gera mais custos, retrabalho e demanda esforços do time? Qual projeto está trazendo mais resultados para a empresa, com menores custos?
Essas são algumas perguntas que todo gestor deve buscar responder. E essa análise fica mais simples com o uso do timesheet, que pode te gerar relatórios do projeto.
Por mais que estimativas sejam elaboradas, é preciso manter o controle e fazer uma comparação entre o “estimado x realizado”. Afinal, a sua empresa pode estar perdendo dinheiro e oportunidades por não acompanhar o tempo gasto nas atividades da equipe.
Transparência
Uma das bases para o bom relacionamento com colaboradores e clientes é a transparência.
Com a facilidade dos apontamentos em tempo real, você poderá justificar cobranças, alteraões e solicitações de acordo com os registros feitos no sistema.
Assim, o timesheet também funciona como um “comprovante” das atividades da empresa para seus colaboradores e clientes.
Auxílio na precificação de serviços
Por fim, uma das principais vantagens do uso do sistema de tempo é a possibilidade de precificar serviços com base no histórico de projetos.
O timesheet vai funcionar como uma base de informações sobre a produtividade de tarefas e entregas específicas. Dessa forma, sempre que um novo cliente solicitar uma proposta, você poderá estudar os dados registrados e verificar quanto tempo cada projeto levou para ser realizado.
Também é possível encontrar a resposta para algumas perguntas, como:
- Quais tarefas geram mais ou menos tempo?
- Em quais entregas a equipe fica alocada mais tempo?
- Quais profissionais são mais ágeis em atividades X ou Y?
Isso vai facilitar o processo de precificação e elaboração dos prazos de entrega, gerando maior credibilidade e confiança para a sua empresa.
Quais os benefícios de um timesheet online integrado a um sistema de gestão?
O timesheet funciona como um sistema de registros de produtividade. E como bem sabemos, para que as melhores análises e interpretações sejam feitas, o ideal é que as ferramentas de gestão funcionem de forma integrada.
Quando o timesheet funciona integrado ao seu sistema de gestão, você pode:
- Ter uma visão completa da produtividade;
- Cruzar dados com facilidade;
- Ganhar tempo na análise de informações;
- Alimentar indicadores com maior nível de precisão;
- Apresentar para outros gestores e diretoria como e onde a produtividade está afetando as áreas e resultados da empresa;
- Permitir que as áreas de RH, operação e finanças atuem de forma integrada.
Um exemplo de timesheet que permite a integração com outros sistemas de gestão é a ferramenta da Oitchau. Com ela, você poderá conectar o sistema de produtividade com outras ferramentas de gestão da empresa, como:
- Sistemas de folha de pagamento;
- Plataformas de RH;
- REPS;
- Programas de análise da diretoria.
Conheça todos os sistemas que podem ser integrados ao Timesheet da Oitchau!
Qual a relação do timesheet com o controle de ponto?
O timesheet e o controle de ponto são ferramentas essenciais para a gestão de tempo e produtividade nas empresas, mas possuem funções e características distintas que, quando utilizadas de forma integrada, oferecem um controle mais abrangente sobre as atividades dos colaboradores.
O controle de ponto é um sistema utilizado para registrar a entrada e saída dos colaboradores no ambiente de trabalho.
Ele é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários e visa garantir a conformidade com a legislação trabalhista, assegurando que os direitos dos trabalhadores sejam respeitados, como o pagamento de horas extras, adicionais noturnos, e cumprimento das jornadas de trabalho.
Já o timesheet é uma ferramenta mais voltada para a gestão de projetos e produtividade. Ele registra o tempo gasto em cada atividade ou tarefa específica, permitindo uma análise detalhada do uso do tempo pelos colaboradores.
Assim, ele é amplamente utilizado em empresas que trabalham com projetos, serviços ou atividades que requerem um acompanhamento detalhado do tempo investido em cada etapa.
Quando integrados, eles oferecem uma visão completa da gestão de tempo.
Isso porque o controle de ponto proporciona dados brutos sobre presença e horas trabalhadas, assegurando a conformidade legal, enquanto o timesheet foca na eficiência e produtividade, permitindo que gestores vejam como o tempo é alocado em atividades.
Além disso, essa integração ajuda no planejamento de projetos e na estimativa de custos e prazos, baseado no tempo registrado em tarefas específicas.
Os relatórios detalhados gerados pelo timesheet ajudam a identificar áreas de melhoria e otimização de recursos, enquanto os relatórios do controle de ponto garantem transparência no cumprimento das horas de trabalho e nos direitos trabalhistas.
Assim, isso promove uma comunicação clara sobre o uso do tempo e a produtividade, justificando alocações de tempo e custos para clientes e colaboradores.
Como escolher o melhor timesheet para a sua empresa?
Agora que você já conhece os benefícios e impacto do uso de um timesheet na gestão da produtividade, é essencial saber o que avaliar antes de selecionar um sistema para a sua empresa.
Abaixo, nós separamos algumas dicas do que você precisa avaliar durante a escolha.
Integração
Como apresentamos no tópico anterior, a compatibilidade com outros sistemas de gerenciamento oferece mais agilidade e exatidão no processo de tomada de decisão.
Assim, verifique se o timesheet pode ser integrado com outros sistemas de gerenciamento da sua empresa, como folha de pagamento, plataformas de RH e ferramentas de análise.
Essa integração permite uma visão completa e unificada dos dados, facilitando a tomada de decisões e garantindo que todas as áreas da empresa estejam alinhadas.
Facilidade de uso
Escolha um sistema intuitivo e fácil de usar, tanto para os gestores quanto para os colaboradores.
Isso porque a facilidade de uso garante uma rápida adesão por parte da equipe, minimizando a necessidade de treinamentos extensivos e reduzindo a resistência à mudança.
Um sistema simples e direto também aumenta a eficiência no registro e análise das horas trabalhadas.
Custo-benefício
Por fim, o custo-benefício da ferramenta precisa ser avaliado. Lembre-se que, em determinadas situações, o barato pode custar muito mais caro para a sua empresa.
Assim, compare os custos do timesheet com os benefícios oferecidos. Escolha uma solução que ofereça o melhor retorno sobre o investimento, levando em conta a credibilidade e experiência do fornecedor.
Avalie também as economias geradas pelo aumento da eficiência e produtividade proporcionado pelo sistema.
Segurança de dados
Outro ponto relevante é considerar como a solução oferece proteção aos dados dos colaboradores e clientes.
Assim, procure garantias de que o sistema oferece altos níveis de segurança para proteger as informações sensíveis dos colaboradores e da empresa.
A segurança dos dados é crucial para evitar vazamentos de informações e garantir a privacidade dos colaboradores, além de manter a integridade dos dados gerenciados.
Escalabilidade
Devemos sempre buscar soluções que permitam e possam ser moldadas à evolução da empresa!
Por isso, verifique se o timesheet pode crescer junto com a sua empresa, adaptando-se às mudanças e expansões nas operações.
Um sistema escalável é essencial para acompanhar o crescimento da empresa, garantindo que ele continue a atender às necessidades da gestão de tempo e produtividade à medida que a empresa se expande.
Qual o melhor timesheet do mercado?
Se você está em busca do melhor timesheet para otimizar a gestão de tempo e produtividade na sua empresa, o Oitchau é a solução ideal.
Com uma combinação de funcionalidades avançadas, interface amigável e integração eficiente, ele atende perfeitamente às necessidades de grandes empresas e organizações que buscam otimizar a gestão de horas trabalhadas e aumentar a eficiência operacional.
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