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A tecnologia há algumas décadas impulsiona a forma como as empresas atuam. Cada vez mais o papel cede lugar aos dispositivos móveis com tecnologia na nuvem.
É o caso ordem de serviço digital, que reduz tempo e despesas com documentação em papel, e torna possível verificar ou acessar informações em tempo real.
Para saber mais sobre isso, veja a seguir!
Transformação digital e sustentabilidade
A sua empresa é uma empresa verde? Este termo se torna cada vez mais popular entre as empresas brasileiras e se refere às novas maneiras de tornar os processos mais sustentáveis e adequadas a um mundo que precisa ser mais econômico quanto aos seus recursos naturais. E isso inclui a redução do uso de papéis, por exemplo.
Os requisitos de sustentabilidade estão pareados também com os de competitividade: uma empresa mais enxuta e alinhada com as novas tecnologias é também uma empresa mais competitiva e preparada.
Assim, o uso da ordem de serviço digital proporciona muitos benefícios à empresa, que vão desde a redução de tempo em emissão de documentos impressos, redução de custos, segurança de dados e muito mais.
Muitos gestores ainda esbarram na falta de conhecimento sobre estas possibilidades tecnológicas e desconhecem as boas práticas de sustentabilidade.
E assim, não atingem metas de restrição de desperdício e de custos para a empresa, bem como não conseguem concorrer com os processos automatizados dos concorrentes.
Sistemas integrados e ordem de serviço digital
A ordem de serviços é apenas um dos documentos comuns à rotina das empresas. Tem a função de emitir comunicações internas sobre um trabalho que precisa ser efetuado. É identificada por uma numeração e uma data, a qual é colocada antes do nome de quem assina, com indicação do cargo.
No caso da ordem de serviço digital, trata-se de um documento digitalizado ou emitido digitalmente por um sistema integrador, constando as mesmas informações que uma ordem de serviço comum, inclusive informações obrigatórias, sem ser preciso imprimi-la.
A assinatura pé coletada inclusive digitalmente por dispositivos móveis – equipamentos específicos, tablete ou celulares.
As informações são transmitidas em tempo real, sendo possível de os gestores e outros profissionais acompanharem o trajeto do funcionário externo. Como estas informações integram processos maiores, todas podem ser acessadas para a melhor tomada de decisão, com segurança de dados.
Ao colaborador externo, a ordem de serviço digital continua com a mesma função: comunicar qual tarefa ele deverá realizar, os procedimentos e recursos necessários e as condições para sua realização. Outra vantagem é a emissão e resguardo de dados e documentos para fins de conferência e comprovação exterior, tudo de forma facilitada.
Ordem de serviço digital e recursos tecnológicos
Um dica para começar a usar a ordem de serviço digital é digitalizar toda a sua gestão de equipe externa e os processos. É uma necessidade da empresa frente às transformações digitais.
A aquisição de dispositivos móveis ou adaptação dos mesmos é essencial para se operar desta forma. Em tempos de Internet das Coisas, há uma grande variedade de dispositivos possíveis.
Além disso, será preciso escolher a ferramenta adequada para a emissão, disposição, coleta de assinatura e armazenamento da ordem.
Trata-se de um sistema que tenha esta opção e esteja integrado com outras funcionalidades do setor. Há no mercado uma grande variedade de softwares e aplicativos destinados a este fim, para todas as necessidade e orçamentos.
Equipe externa digitalizada
A equipe externa, além de ter os recursos necessários, precisa conhecer o sistema para garantir a agilidade no atendimento em relação à ordem de serviço digital. Se necessário, uma capacitação rápida sobre o sistema adotado pode ser importante.
Envio de cópias ao cliente e transparência
Outra etapa é o envio da Ordem de Serviço Digitalizada (OSD) para o cliente e para os responsáveis pelo processo de emissão e controle. Isso contribui para a transparência do atendimento e de toda a documentação, permitindo reparar erros com mais facilidade no caso de um documento inadequado.
Desta forma, o cliente também passa por um atendimento limpo e sustentável, sem a emissão e papéis e sem a falta de informações das quais necessita.
Além de economia e sustentabilidade, este tipo de ação gera uma repercussão positiva em relação à marca, tornando-a mais moderna e adaptada, bem como referência em atitudes sustentáveis.
Mudanças e custos
Adotar a ordem de serviço digital não oferece grandes custos às empresa, mas em curto, médio e longo prazos, as vantagens são diversas. Assim como ocorre com a solução de Controle de Ponto Oitchau, não há a emissão de documentos impressos e todo o processo é integrado e dinâmico.
Esta abordagem também prioriza o controle de documentos pelo uso de dispositivos, facilitando a disposição de dados e informações.
Outra vantagem é a coordenação de equipes externas, seja de vendedores, prestadores de serviços, representantes, etc., otimizando assim a mobilidade dos profissionais, o fluxo de trabalho e o monitoramento de indicadores.
Segurança das informações
Outro aspecto da ordem de serviço digital é que ela é mais segura. Imagine quando as equipes externas de trabalho emitiam ordens de serviço em papel. Não era incomum a perda de documentos, rasuras, erros difíceis de serem controlado e toda a burocracia que existia.
Além disso, era frequente a demora no atendimento, no acesso aos dados para a consulta. Os envios de pedidos errados eram comuns e a perda de recursos e divisas também. Com a adoção de uma tecnologia que proporcione o envio de ordens de serviço digitais, todas as informações estão seguras por certificados e criptografias, tendo o seu acesso restrito.
Ordem de serviço digital e aumento do trabalho em home office
O home office não é exatamente uma novidade. Todavia, a opção por esse formato de trabalho aumentou de sobremaneira desde 2020, quando a pandemia de Covid-19 teve início.
Essa situação que requeria distanciamento social para controle das transmissões do vírus e evitar o sobrecarregamento dos hospitais levou à necessidade da adoção do trabalho à distância.
Com isso, muitas empresas que até então torciam o nariz para o trabalho remoto o viram como única alternativa para manutenção das atividades da empresa. E, assim, abriram-se – ainda que forçadamente – ao novo.
O trabalho em home office se mostrou, a partir daí, uma ótima ferramenta para as empresas. Com ele foi possível não apenas manter as atividades. Também se conquistou mais produtividade, assim como mais economia às corporações.
Por isso mesmo que mesmo após o controle da situação pandêmica, depois de 2 anos, o home office ainda é um formato de trabalho incrível e tende a ser mantido por muitas empresas.
Afinal, as corporações viram-se diante de um novo formato que trouxe benefícios e que não apresenta grandes motivos para ser abandonado. Moderno e produtivo, é flexível e se encaixa em muito do que os profissionais hoje presentes no mercado buscam.
E as ordens de serviço digitais são indispensáveis para que esse trabalho remoto tenha continuidade. Afinal, são elas que apresentam as demandas da empresa ao colaborador. Igualmente, que ajudam a mantê-los em contato, bem como a controlar as atividades do trabalhador.
Dessa forma, a ordem de serviço digital se mostra como uma aliada desses novos tempos em que há valorização e apreço pelo home office. Ela se junta aos sistemas de controle digital de serviço e outras ferramentas que permitem a prestação de serviços de qualidade à distância.
Como o Oitchau ajuda na melhoria dos serviços à distância?
Como vimos ao longo do texto até aqui, a ordem de serviço digital é uma ferramenta de grande relevância. Esta, aliás, aumenta com a adoção mais frequente do home office. Isso independentemente se este se dê por atividades ou por jornada.
Quando estamos diante do home office por atividades, em que a contratação se dá para serviços específicos e não por horas de trabalho, a ordem de serviço por si só é suficiente. Ela apresenta detalhes do que deve ser cumprido e pronto.
Agora, quando a contratação em home office se volta aos serviços por jornada, aí então não basta a ordem de serviço. Afinal, a norma brasileira – conforme atualização em 2022 pela Medida Provisória 1108/2022 – exige o controle de jornada nessa hipótese.
E é aqui que o Oitchau entra em cena. Com o seu sistema digital de controle de horas ela auxilia as empresas na gestão da jornada dos colaboradores que trabalham à distância.
Isto é, com o sistema digital Oitchau é possível promover o controle de horas dos colaboradores em home office. Assim, torna-se possível o pagamento de horas extras, bem como o cumprimento da lei que exige essa gestão de horário.
Assim, o sistema Oitchau se apresenta como um aliado da modernização das empresas. Com ele é possível marcas as horas de entrada, saída e intervalos, à distância, de forma segura e efetiva. Portanto, use-o junto à ordem de serviço digital para garantir o serviço remoto de qualidade e alinhado à lei.
