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Uma metodologia muito conhecida no meio corporativo e que cada vez mais ganha adeptos pelas empresas é o Kanban.
Em tempos em que a rotina é acelerada e com uma grande demanda de tarefas, é uma maneira de aumentar a produtividade.
Veja a seguir o que é e como funciona o kanban, e como aplicar na rotina de RH!
O que é o Kanban?
E para que as tarefas sejam organizadas de maneira funcional, são encontrados diversos desafios para muitas empresas.
O Kanban é um recurso que faz sucesso neste sentido, pois é muito prático, viável e simples de aplicar.
É preciso realizar uma divisão de responsabilidades e processos de gestão de pessoas podem ser mais rápidos, contínuos contribuindo para organizar a sua rotina com os resultados das suas tarefas.
Porque o Kanban se trata de um quadro que mostra todas as tarefas que precisam ser feitas, para ajudar no controle e acompanhamento da jornada de trabalho e para facilitar no acréscimo de novas tarefas.
Como funciona o Kanban?
A metodologia Kanban é um sistema para atribuições e tarefas, classificando por seu estado de progresso e nível de prioridade.
Em um quadro ou elemento visual com as atribuições, divide-se três colunas – para fazer, em andamento, e concluído.
A medida em que cada ação for completada, é deslocada para a coluna seguinte. E assim ocorre continuamente a cada nova tarefa e a cada novo projeto.
Se forem utilizadas para controle, existem plataformas digitais que cumprem este papel, economizando matéria-prima.
Com isso, todo o usuário poderá definir com clareza e de forma ordenada o trabalho que precisa executar.
Sem que haja dúvidas e atua com mais autonomia sobre as suas responsabilidades, além de visualizar melhor seu progresso e o dos outros. O quadro é intuitivo, visualmente chamativo e funcional.
O que é um quadro Kanban?
O Kanban é uma metodologia ágil de gestão de projetos e se caracteriza por ser visual, o que é possível pelo quadro Kanban.
Ele ajuda no controle de fluxo das atividades das equipes e sinaliza em que momento o projeto se encontra.
O quadro pode ser físico, disposto no mesmo local em que as equipes trabalham, ou pode ser digital.
Existem diversos aplicativos que permitem sua criação digital, tais como:
- Trello,
- Asana,
- Jira,
- E outros.
Que podem ser ideais para grupos que não trabalham no mesmo local.
O quadro Kanban é formado por colunas, sendo que cada uma delas corresponde a um estágio do projeto.
Por exemplo, “A fazer”, “Em progresso” ou “Concluído”. Essas colunas, por sua vez, são compostas por cartões que indicam as tarefas.
Dessa maneira, à medida que o projeto avança, a equipe deve mover os cartões correspondentes às atividades, para demonstrar se elas ainda aguardam início, já começaram ou já foram concluídas.
Além disso, é claro, as equipes não precisam se limitar a estas fases, que são apenas sugestões.
Elas podem personalizá-las a fim de abarcar todos os passos que fazem parte das metodologias de execução de projetos. Por exemplo, podem incluir “Aguarda aprovação” ou outras hipóteses relevantes.
Conheça os 3 princípios do Kanban
Vejamos a seguir os 3 princípios da metodologia Kanban:
1- Inicie o processo com as suas atividades de hoje, sem grandes transformações. Com o tempo, você pode adaptá-la ao seu fluxo de trabalho normal.
2 – Aceite que as mudanças estão evoluindo. Os colaboradores e a empresa devem aceitar a aplicação da metodologia Kanban e seus impactos na organização, se adaptando conforme a necessidade.
3- Assumir as responsabilidades e ter respeito pelo processo é fundamental, para promover mudanças e novas aplicações na empresa.
A seguir, há ainda as habilidades necessárias para implantar a metodologia Kanban:
- Ter a possibilidade de visualizar todo o fluxo de trabalho de forma clara.
- Limitar a quantidade de tarefas em andamento.
- Realizar a gestão do fluxo de tarefas.
- Compreender como políticas envolvidas.
- Todos devem ajudar a melhorar o processo contínuo.
Quais são as vantagens do Kanban?
Da mesma forma que outras metodologias ágeis de projetos, o Kanban tem uma série de benefícios que podem ser aproveitados por diferentes tipos de equipes. Conheça os principais:
- Maior controle do trabalho;
- Melhoria na comunicação entre a equipe, com conhecimento de todos sobre o local em que o projeto se encontra;
- Flexibilidade para adaptação a necessidades diversas;
- Otimização do fluxo das atividades;
- Identificação de problemas com antecedência e adaptação conforme objetivo final.
Para que serve o Kanban?
Como visto, a metodologia Kanban é muito simples e fácil de ser compreendida. Ela faz muita diferença no dia a dia dos colaboradores assim que passa a ser utilizada.
O Kanban serve para ajudar os colaboradores a visualizar melhor suas obrigações e responsabilidades, permitindo maior controle sobre suas tarefas.
Dessa forma, ele ajuda a equipe também a exercer a prioridade no fluxo de tarefas, sem gargalos e outros problemas comuns.
A ferramenta serve para manter o foco em suas atividades, sem perder tempo em atividades que não geram valor ou que precisam lidar com várias tarefas ao tempo.
Tudo muito simples e rápido, como deve ser durante o dia a dia da equipe.
Foco na produtividade
O foco principal é a produtividade da equipe, a qualidade e quantidade de trabalho realizado e um ambiente com menos estresse. Serve para reduzir custos, enxugar a rotina e evitar desperdícios.
Os gestores terão mais condições de tomar decisões sobre cada funcionário individualmente e do grupo, criando tarefas, realocar atribuições, evitando assim a ociosidade da equipe ou sem permitir o seu desgaste.
O Kanban serve ainda para melhorar a motivação dos colaboradores, evitando o excesso de trabalho, problemas físicos e emocionais relacionados ao trabalho e gerando satisfação.
Como adotar a Metodologia Kanban?
Como o processo do Kanban é muito simples e sem grandes investimentos, será preciso adotar recursos para implementá-lo.
No caso de equipes pequenas, basta um quadro branco com três colunas e post-its ou canetas para criar as tarefas e facilitar o deslocamento de cada tarefa para a etapa seguinte.
Como a tecnologia traz recursos para tudo o que as pessoas fazem hoje em dia, algumas ferramentas digitais possuem o formato Kanban.
É o caso do Runrun.it, do Meistertask e do Trello, que são plataformas digitais de gestão de projetos e tarefas com vários recursos para facilitar o controle e distribuir as responsabilidades.
Todo o processo é compartilhado on-line entre os membros da equipe.
Contudo, há muitas outras plataformas similares, com custos bastante reduzidos ou versões gratuitas. Outra ideia é trabalhar com uma planilha compartilhada no modelo Kanban.
O que esperar do Kanban?
A Metodologia Kanban surgiu no Japão, mais precisamente dentro da Toyota Motor Company na década de 1970. Trata-se de uma ferramenta simples, mas muito assertiva para a rotina produtiva.
Com este instrumento será possível:
- evitar a sobrecarga e ociosidade,
- priorizar as tarefas certas,
- mensurar resultados,
- dividir responsabilidades,
- realizar o acompanhamento das atividades,
- reduzir custos e desperdícios,
- e principalmente, aumentar a produtividade e motivação.
A boa notícia é que não é preciso pagar caro por isso. Outra vantagem é que é de fácil compreensão. Qualquer colaborador pode aplicar a ferramenta facilmente.
Kanban vs Scrum: Qual é o melhor?
O Kanban é apenas uma das opções para quem busca metodologias ágeis para gerir projetos. Uma alternativa a ela que é bastante comum corresponde ao Scrum, que possui uma abordagem própria.
Por exemplo, o Scrum se baseia na criação de sprints, que nada mais são do que determinações fixas de tempo para a execução de diversas atividades que compõem um projeto.
Eles se caracterizam por terem curta duração, como 2 a 4 semanas.
Neste sentido, é possível afirmar que o Scrum é mais rígido, enquanto o Kanban se mostra mais flexível por não ter prazos fixos, necessariamente, nem repetições próprias.
Ele se volta mais ao fluxo do desenvolvimento do projeto.
Além disso, o Kanban também se mostra mais flexível às adaptações. Diferentemente do Scrum, ele não espera o final de uma fase para promover mudanças necessárias, e nem desencoraja a revisão do escopo.
Por outro lado, normalmente o Kanban limita o número de tarefas que estão em execução ao mesmo tempo, coisa que não é comum no Scrum.
Desse modo, ainda que ambas se voltem à gestão ágil de projetos, possuem focos diferentes e modos diversos de atuação.
Por isso, a escolha de cada uma delas depende das necessidades de cada equipe e dos seus objetivos específicos.
