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O processo de onboarding é aplicado durante os primeiros dias de um contratado em um novo ambiente organizacional.
Isso acontece porque os meses iniciais em uma empresa representa um grande desafio do ponto de vista do colaborador, já que ele precisa moldar suas atitudes de acordo com o que é esperado para se adaptar.
Sabemos como o capital humano é recurso essencial para o desenvolvimento de uma organização, afinal é ele que produz os produtos, realiza os serviços, atende os clientes e executa as atividades chave de um negócio.
Ou seja, em linhas mais simples, é de interesse da empresa que esse novos colaboradores estejam preparados o quanto antes para desempenhar suas funções com excelência.
E, seguindo esta problemática, neste artigo vamos explicar como é possível criar práticas que cumpram a função de acelerar a adaptação dos trabalhadores com eficácia. Acompanhe a seguir!
O que é onboarding? Qual sua definição?
A ação consiste em um conjunto de programas de orientação para os colaboradores recém-chegados na organização.
O seu objetivo principal é adaptar e capacitar esses profissionais para que eles consigam se encaixar à cultura corporativa, socializar com a equipe, exercer suas atividades com conforto e segurança.
Por meio da aplicação das técnicas, torna-se possível reduzir o tempo necessário para que um colaborador consiga se acostumar com o ambiente de trabalho, fazendo-o atingir seu potencial rapidamente.
Muitas empresas ficam limitadas apenas a uma breve apresentação do novo colaborador para a equipe, no entanto, essa atitude isso não é suficiente para torná-lo apto ao trabalho.
Como funciona?
A área de RH, neste sentido, tem a responsabilidade de elaborar um bom processo de onboarding e aplicar estratégias específicas para engajar os novos profissionais. Essas ações precisam envolver, no mínimo:
- Orientação;
- Supervisão;
- Acompanhamento;
- Treinamento.
Utilizando táticas mais avançadas, será possível mostrar aos novos colaboradores os conhecimentos, habilidades, comportamentos e atitudes que correspondem a conduta da empresa.
Quais são os ganhos do onboarding para uma empresa?
Entenda mais sobre os ganhos do onboarding para a empresa a seguir!
Motivação
Quando existe um procedimento de integração sólido e bem estruturado, os novos colaboradores iniciam seus trabalhos mais bem motivados, pois se sentirão amparados pela empresa.
Além disso, o setor RH também terá mais segurança sobre suas ações, já que há um processo específico a ser seguido.
Integração
Um processo de onboarding envolve a promoção de eventos sociais com frequência com a finalidade de criar momentos de aproximação entre as pessoas, tornando-as mais amigas e melhorando a sua relação no trabalho.
Isso impulsiona a integração do recém-contratado de forma mais eficaz que uma simples apresentação.
Retenção de talentos
Boas práticas de recepção fazem com que os colaboradores permaneçam mais tempo na empresa.
Já que eles conseguem se tornar produtivos mais rápido, pois iniciam o trabalho compreendendo como a organização funciona de forma mais clara.
Assim se diminui as chances de colaboradores talentosos deixem a empresa antes de demonstrarem suas capacidades
Redução de turnover
Essa é uma vantagem às finanças da empresa, pois uma elevada taxa de rotatividade dos profissionais pode custar caro ao orçamento da empresa.
Da mesma forma que o onboarding retém talentos, também aumentará o tempo de permanência de todos contratados.
Treinamento
Existe uma economia de tempo e capital real com a implantação de capacitações.
Já que o processo faz com que os profissionais se preparem e se adaptem rapidamente para lidar com as atividades do dia a dia, reduzindo a probabilidade de erros futuros e garantindo melhores resultados.
Como criar bons processos de onboarding?
É totalmente possível que a empresa desenvolva seus próprios métodos para preparar os colaboradores para o ambiente de trabalho.
Mas existem etapas específicas a serem seguidas que garantem o desenho de um processo eficiente e otimizado. Confira o passo a passo nos tópicos abaixo.
1. Defina quais são os indicadores internos de integração
Antes de iniciar todo o processo de onboarding, cabe elencar quais serão os principais objetivos a serem alcançados com a prática.
Apesar da integração ter a finalidade geral de adaptar novos colaboradores, é preciso especificar ainda mais o que deve ser atingido.
Alguns exemplos são:
- Engajar os novos colaboradores com o pessoal das suas respectivas áreas;
- Melhorar a retenção de talentos;
- Capacitar os profissionais recém-chegados para desempenhar certa função.
2. Desenhe o seu cronograma
Assim como qualquer outro planejamento, é essencial que seja elaborado um cronograma com cada atividade a ser realizada com o colaborador e suas respectivas datas.
Por exemplo, no primeiro dia o profissional passará pela etapa de conformidade, a empresa mostra vídeos e procedimentos de segurança a serem seguidos, o código de ética, etc.
No segundo dia, ele compreenderá como sua atividade é exercida e qual atitude se espera da organização e assim por diante.
3. Evidencie os KPIs de cada posição já no processo de onboarding
Os indicadores-chave de performance (famosos KPIs) são métricas utilizadas para averiguar se os resultados desejados estão sendo alcançados ou não.
Ao estabelecer esses indicadores previamente, ficará mais claro ao colaborador quais metas ele deve atingir e os resultados que deve gerar.
Além disso, o gestor também conseguirá observar onde é preciso realizar melhorias e onde o colaborador está tendo dificuldades.
4. Não esqueça de documentar todo procedimento
Anote todos os procedimentos, resultados, alcance de metas, atitudes do colaborador entre outros acontecimentos. Isso permite que o gestor mantenha um padrão de qualidade, como também que aprimore os onboardings futuros.
5. Compartilhe os resultados do processo com os responsáveis de cada área
Toda a documentação e os procedimentos aplicados na integração deve ser compartilhados com os gestores de cada setor da empresa.
Bem como com os colaboradores responsáveis pelo processo de integração de seu departamento.
Os demais líderes podem contribuir com ideias, opiniões, sugestões e até aprimorar seus processos em equipe.
6. Estabeleça métodos qualitativos para mensurar os resultados do processo de onboarding
No entanto, lembre-se que números não são os únicos a serem levados em consideração. Principalmente quando estamos falando de onboarding.
Sabemos que podem levar meses até que o novo colaborador esteja totalmente socializado e produtivo.
E o entendimento de que os resultados numéricos não apareçam imediatamente é que precisaremos criar métodos qualitativos para avaliar.
7. Feedback
Por fim, durante esse processo, os recursos humanos podem conduzir grupos focais com os novos colaboradores para descobrir suas percepções sobre tudo o que os envolve.
Essa experiência te dará uma percepção “fresca” de quem acabou de chegar e consegue perceber fatos que podem ter se transformado em pontos cegos para a organização.
O RH pode fazer uso de pesquisas mais rápidas e enviá-las com frequência para medir a como o novo colaborador está se sentindo nesse momento inicial.
Onboarding online
Com a intensa adesão ao trabalho remoto que ocorre desde o ano de 2020 o onboarding passou a ocupar o espaço online.
Afinal, é necessário pensar na adaptação dos colaboradores que trabalharão remotamente desde a contratação.
Apesar da adesão ao home office ter aumentado por causa da pandemia, sua manutenção se dará especialmente por causa dos benefícios que isso trouxe.
Hoje as corporações sabem na prática as vantagens de trabalhar desse modo e a economia que isso permite.
Portanto, também precisam readequar sua atuação, inclusive quanto à seleção e recepção de novos colaboradores.
De forma que o onboarding online se mostra como uma solução para o RH e para a manutenção dos procedimentos de recepção e adaptação dos novos talentos.
Nesse sentido, veja o que diz sobre o assunto a consultora e especialista de RH Maria Augusta Orofino:
“É uma ampliação e aperfeiçoamento do que se fazia presencialmente em um ou dois dias. Hoje é preciso que se traga muito mais informação para que as pessoas possam entender a empresa a distância e continuem trabalhando em seus lares (…) Usar quizzes, vídeos ou fazer uma mesa redonda com perguntas e respostas de uma hora e meia, como aconteceu neste processo, é uma obrigação de quem está cuidando da inserção dos funcionários. O que eu tenho visto nos onboardings é um cuidado maior com quem está entrando”.
Dessa forma, Rico Katayama, que possui especialização em gestão de RH, ressalta a importância do onboarding digital diante desse cenário:
“O onboarding digital é uma forma que as empresas encontraram de integrar um novo membro ao time, apresentando os valores do negócio e sua função naquele ambiente sem a necessidade de fazer isso presencialmente.
No contexto atual, este modelo se tornou primordial. A migração do ensino e aprendizagem para o ambiente digital cresce cada vez mais, o que impacta outras áreas de desenvolvimento e da atuação do time de gestão de pessoas. Por meio de onboardings remotos ou híbridos, é mais fácil chegar ao resultado com o colaborador e fazer com que ele se torne parte do time o mais breve possível”.
Portanto, adaptar sua empresa para colocar o onboarding em prática mesmo que à distância é essencial. Veja pontos que não podem fugir da sua atenção na hora de fazê-lo:
- Esclareça a história da empresa;
- Compartilhe as metodologias que a empresa utiliza;
- Conte mais sobre os valores culturais corporativos;
- Deixe claro o que é permitido e o que não é, com exemplificação de condutas esperadas, bem como as que são inadmissíveis de acordo com a cultura organizacional e a lei;
- Apresente a equipe que trabalhará com o novo colaborador por meio de chamada de vídeo;
- Certifique-se de que o colaborador tem noção completa das atribuições que sua função possui e os benefícios aos quais ele terá direito.
Ainda, você pode somar os esforços que listamos acima com a estipulação de uma visita do colaborador, mesmo que trabalhe remoto (mas que more em um local em que a empresa possui sede ou filial física) se dirija até lá.
Com isso, usa-se tanto o onboarding presencial quanto o online, usando-se o melhor de cada um dos dois mundos.
Onboarding e Offboarding: Qual a diferença?
O employee onboarding encontra seu antônimo no offboarding.
Enquanto a primeira expressão se refere à integração do colaborador na empresa e às estratégias para isso, a segunda diz respeito ao processo de rescisão contratual e de saída da corporação.
Ou seja, o offboarding reúne cuidados e estratégias que se aplicam no desligamento de um colaborador da empresa.
Seu objetivo é realizar uma transição suave para o colaborador e pouco traumática para as partes envolvidas.
Como aplicar o Offboarding?
O offboarding corresponde a uma das rotinas de RH e ele reúne uma série de necessidades e de responsabilidades. Veja quais são as principais delas.
Organização da documentação
Primeiramente, o offboarding requer a organização de documentos importantes para a rescisão.
Por exemplo, o comunicado de desligamento, o TRCT (termo de rescisão de contrato de trabalho), anotações em fichas de registro e na carteira de trabalho, etc.
Verbas rescisórias
O offboarding também envolve o cálculo e determinação das verbas rescisórias.
De acordo com a lei elas devem ser pagas em até 10 dias corridos a partir do último dia de serviço efetivamente prestado pelo colaborador.
Comunicação interna
O processo de desligamento também envolve a comunicação dele para o colaborador e para o restante da equipe.
É importante ser discreto e buscar um diálogo aberto, educado e que não exponha o colaborador desligado, mesmo que isso ocorra em razão de faltas dele.
Feedback e entrevista de saída
Uma prática interessante no offboarding é a entrevista de saída.
Assim como acontece antes do onboarding, da contratação, conversar com o colaborador, saber suas expectativas futuras e como a empresa impactou elas até então é uma boa jogada.
Além disso, isso permite ao colaborador conhecer seus principais acertos e seus erros, bem como esclarecer, na devida privacidade, quais são os motivos por trás do seu desligamento.
Transmissão de responsabilidades
A transmissão de responsabilidades é uma das tarefas que compõem o offboarding. Ela corresponde à necessidade de repassar as atividades que até então cabiam ao colaborador desligado para outro funcionário.
Isso pode ocorrer em direção a um funcionário que já trabalhava na empresa e que tinha conhecimento destas atividades ou, então, para um substituto recém contratado.
Encerramento de acessos
Os encerramentos de acessos são importantes especialmente para fins de segurança.
A empresa é responsável pela proteção dos seus dados e pelo sigilo que lhes cabe. Por isso, impedir o acesso a eles por quem acabou de ser desligado é essencial.
Especialmente quando o desligamento não ocorre em bons termos e pode causar algum ímpeto de vingança por parte do colaborador.
Benefícios ao colaborador desligado
Por fim, muitas empresas optam por oferecer benefícios aos colaboradores desligados. Isso acontece, em especial, quando a demissão ocorre por cortes financeiros ou pela finalização de projetos.
Isto é, quando o colaborador é considerado valioso pela empresa, mas ela não tem condições de mantê-lo ou de utilizá-lo na rotina empresarial.
Por exemplo, muitas empresas oferecem plano de saúde gratuito por algum tempo. Ou, então, o pagamento de um auxílio temporário para ajudar o colaborador enquanto ele busca uma nova vaga no mercado de trabalho.
Outras possibilidades são a concessão de carta de recomendação e até o emprego de esforços para ajudar o colaborador a encontrar uma nova vaga, como no uso da influência empresarial para tal fim.
