5s: como funciona a metodologia no ambiente de trabalho

O 5S é uma metodologia que se propõe a organizar espaços, para que o trabalho possa ser executado de forma eficiente, eficaz e segura. Esse sistema se concentra em manter o local de trabalho sempre limpo, o que facilita as pessoas a fazerem a desempenharem suas funções sem perderem tempo ou correrem algum risco em relação a acidentes de trabalho, por exemplo.

A seguir, neste artigo, iremos falar mais sobre esse assunto. Acompanhe!

O que é 5S?

O termo 5S vem de cinco palavras japonesas:

• Seiri;
• Seiton;
• Seiso;
• Seiketsu;
• Shitsuke;

Essas palavras significam, respectivamente, 5 tipos diferentes de sensos:

1. Utilização (Seiri);
2. Organização (Seiton);
3. Limpeza (Seiso);
4. Saúde e padronização(Seiketsu);
5. Disciplina (Shitsuke);

Cada S representa uma parte de um processo de cinco etapas que pode melhorar a função geral de um negócio.

O conceito 5S pode parecer um pouco abstrato a essa altura, mas, na realidade, é uma ferramenta prática, da qual todos podem participar.

O termo envolve avaliar tudo o que está presente em um espaço, remover o que é desnecessário, organizar as coisas logicamente, executar tarefas de limpeza e manter esse ciclo sempre em andamento: organizar, limpar e repetir.

Como surgiu o 5s?

Essa metodologia foi desenvolvida no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial. Nesse período foi preciso iniciar um processo de reconstrução do país, algo que, indiretamente, fez com que se concretizasse a realização de um objetivo maior: tornar o país uma potência econômica mundial.

Apesar de a sua criação não ser algo relativamente novo, esse recurso ficou mais conhecido nas corporações somente nos anos 90, quando criou-se uma certa urgência pela busca por qualidade nos negócios. Sob o contexto de padronizar rotinas para que as empresas atinjam as suas metas com mais eficácia, através da implementação de cinco processos principais. Esses cincos sensos são derivados da filosofia japonesa de “kaizen”, que significa “melhoria contínua”.

A fabricante japonesa de automóveis, Toyota, afirma que a filosofia de kaizen é um dos seus principais valores. Essa filosofia é apoiada por três princípios-chave, um dos quais é o 5S. Na Toyota, o conceito é praticado em toda a organização, inclusive nas áreas de vendas, marketing, administração, desenvolvimento e gerenciamento de produtos.

Outro ponto importante a ser explicado, é que a definição do nome do termo se deve ao fato da metodologia ser fragmentada em cinco etapas — cada uma delas procura estimular a percepção e reconhecimento de um tipo específico de responsabilidade que se deve cultivar no ambiente de trabalho.

A proposta é criar uma cultura de disciplina, identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias. Tudo isso deve ser feito sem desperdício de recursos e também de espaço, para aumentar a eficiência operacional da empresa como um todo. Ou seja, um novo ciclo é criado, o qual ampliará a qualidade do que é produzido, a produtividade em si e o clima organizacional. Toda essa movimentação influencia, consequentemente, os níveis de motivação dos colaboradores.

Como funciona?

O método 5s é bem simples e pode ser implementado em todos os tipos de empresas. E, como já mencionamos, sua implantação promove uma elevação nos índices de produtividade, motivação, eficiência e segurança.

Isso acontece porque a metodologia funciona de forma a desenvolver os seguintes aspectos:

1. Senso de utilização – Seiri

É realizada uma categorização dos materiais ou objetos de trabalho para definir o que é “útil” e o que é “inútil”. Os materiais úteis serão, então, reorganizados de forma mais inteligente e os inúteis descartados para reduzir a necessidade de estoque e espaço.

2. Senso de organização – Seiton

O seiton é uma continuação do primeiro passo e a ideia da 5s aqui é a de simplificação. O objetivo é definir locais específicos e adequados para cada material, visando conferir agilidade aos processos do dia a dia e gerar economia de tempo.

3. Senso de limpeza – Seiso

Parte da investigação das principais fontes de sujeira (física e visual) para garantir a  limpeza primorosa do local de trabalho. Qualquer componente que possa provocar algum desconforto deve ser limpo e/ou eliminado.

4. Senso de saúde e padronização – Seiketsu

Representa a manutenção dos três princípios iniciais. Com um ambiente limpo, a probabilidade dos funcionários tornarem-se mais cuidadosos com a conservação do ambiente empresarial e a manutenção da própria saúde é maior. Nesse passo também são mantidos e melhorados os processos de segurança.

5. Senso de disciplina – Shitsuke

Em execução, esse princípio significa que o sistema está em andamento pleno. A disciplina, que pode ser apontada como chave do 5s, existe quando cada colaborador executa sua função para o aperfeiçoamento do ambiente de trabalho, da saúde pessoal e do desempenho geral, de maneira disciplinada e sem a necessidade de cobranças.

Benefícios do programa 5S

Existem várias vantagens a serem aproveitadas com a utilização do 5S na empresa, desde manutenção de um ambiente corporativo mais organizado até a obtenção de maiores lucros para o negócio. No entanto, ao mesmo tempo que a estética está em jogo aqui, o mais importante, sem dúvidas, é o aumento da eficiência e excelência nos resultados.

Um dos principais benefícios do conceito é que os problemas nos processos internos se tornam imediatamente óbvios. Como por exemplo, itens que se acumulam em áreas nas quais não deveriam estar, locais abandonados no interior da empresa e outros aspectos visuais negativos. Após a implementação da metodologia, será evidenciado onde os problemas estão ocorrendo. O único desafio, a partir disso, é fazer algo a respeito.

Além disso, podemos dizer que a prática do conceito é um elemento fundamental para a segurança do trabalho na organização, pois ao manter o ambiente sempre limpo e seguro, evita-se riscos que possam trazer consequências sérias para a própria empresa e os seus colaboradores. Neste sentido, os 5S são essenciais para trazer qualidade, padronização e bem-estar para todos, tornando a utilização dos sensos um hábito saudável para o negócio.

Considerações importantes

Um erro comum das corporações é pensar que, após o período de implantação de um programa 5S, tudo já está feito, sem necessidade de mais nenhum esforço. No entanto, o método precisa de uma promoção contínua. São necessárias ações simples que permitem a continuidade do programa e a persistência dos novos hábitos adquiridos.

Esse sistema está relacionado a modificação de hábitos, adoção de novos costumes, mudanças de percepção de comportamentos do dia a dia. Ou seja, é preciso ter em mente que essas mudanças não ocorrem de uma hora para outra: dê tempo para que tudo aconteça naturalmente.