Admissão digital pode revolucionar o processo de contratação

A admissão digital tem a missão de desburocratizar os processos de contratação nas empresas.

Entretanto, mesmo com essa recente transformação digital na área de Recursos Humanos, sabemos que ainda existem muitas dúvidas em relação à efetividade dessas novas tendências.

Tendo isto em mente, a seguir, vamos conhecer mais aspectos sobre esse método de admissão de profissionais. Acompanhe!

O que é admissão digital?

Este processo é aplicado quando ocorre a contratação de novos colaboradores com a ajuda de ferramentas totalmente automatizadas: ele também é conhecido como admissão online.

O método promete revolucionar as experiências neste primeiro contato dos profissionais com as empresas.

O objetivo principal desta prática é atuar eliminando as tarefas operacionais, as quais o Departamento Pessoal costuma ser o maior responsável.

Até então, o setor tinha um papel muito manual de mediar a relação burocrática entre a organização e seus colaboradores, reunindo toda a documentação destes profissionais e cuidando para que os contratos estabelecidos entre ambos sejam seguros.

Modernização do RH

Com o processo de modernização do RH e o avanço da tecnologia e a flexibilização das leis com a minirreforma trabalhista,  viabilizaram a criação de sistemas e aplicações online que revolucionaram o processo de Admissão Digital, como a aplicação de Admissão Online.

Onde a empresa e o RH pode iniciar as contratações para as vagas abertas e conta com um dashboard para acompanhar os documentos digitalizados pelos candidatos  que já são validados automaticamente.

Além dos arquivos serem salvos na nuvem para acessar online, as empresas contam com um banco de candidatos pré-selecionados.

No entanto, mesmo com toda a mudança proposta pelos processos de admissão digital, não significa que as tarefas burocráticas deixarão de existir, elas ainda farão parte do ciclo de contratação.

Neste sentido, o uso da tecnologia permite uma diminuição de erros nas informações prestadas, além de garantir que a área seja mais estratégica ao utilizar ferramentas para se dedicar de uma maneira mais eficiente ao que realmente interessa — as pessoas.

Quais são as diferenças entre os processos de admissão digital e o tradicional?

Como já mencionamos acima, a rotina de admissão faz parte da vivência diária da área de RH.

E, sob este contexto, o método mais tradicional —  utilizado até então — pode ser definido como um passo a passo burocrático e cansativo, que muitas vezes acaba prolongando essa fase de contratação até por mais tempo do que seria realmente necessário.

A admissão online surgiu como forma de otimizar essa etapa. A prática coloca o empregador em um novo patamar: o da excelência e otimização de seu RH e, consequentemente, de todos os profissionais da empresa, incluindo os recém-chegados.

Por exemplo, através da admissão  online é possível dar fluidez ao processo de entrega dos documentos, reduzir aquela papelada típica da contratação.

E ainda proporcionar uma melhor experiência, tanto para os novos colaboradores da organização, quanto para o próprio Recursos Humanos.

Sendo assim, podemos citar mais algumas diferente óbvias entre a admissão digital e o modelo mais tradicional de contratação:

1. Autonomia

Na admissão online, o novo funcionário é o protagonista, afinal ele mesmo preenche toda a sua ficha cadastral.

2. Praticidade 

Toda a documentação é anexada e enviada por e-mail, por exemplo, a partir de qualquer plataforma: celular, tablet ou computador.

Dessa forma, evita-se aquela típica papelada física e despesas com cópias de documentos.

3. Orientação on-line

O departamento de RH pode fazer todo o acompanhamento do processo e da entrega dos documentos via internet, além de também orientar os profissionais;

4. Segurança e armazenamento

A admissão de novos colaboradores demanda atenção e um padrão rígido a ser seguido pelas empresas, tudo isso para evitar problemas futuros.

Neste contexto, na admissão digital, os documentos são digitalizados e arquivados pela empresa de forma prática, rápida e segura.

Além disso estes dados podem ser conferidos simultaneamente pelo governo, no caso da contratação em regime CLT, por exemplo, o que garante a integridade dessas informações e a efetividade das leis trabalhistas.

Como o método pode transformar o RH da empresa?

Adotar um sistema digital de admissão é um passo importante, não apenas porque torna o RH mais moderno, mas também faz com que a área consiga trabalhar de maneira fluída para atingir melhores resultados.

Além disso, há um “upgrade” na produtividade e  economia de recursos do setor, tudo isso por ganhar mais tempo ao transformar algumas etapas do processo de contratação.

Afinal, um dos principais obstáculos na hora de contratar é justamente o tempo médio gasto para concluir essa fase, e a burocracia para que o novo colaborador possa iniciar suas atividades na organização.

Em alguns casos demora até um mês para que o novo funcionário comece. 

Ou seja, ao ter um processo de admissão digital, a empresa já garante o engajamento dos seus novos colaboradores desde o primeiro momento.

Essa atitude contribui para que todos os profissionais tenham a ciência de que a organização promove a sua autonomia e está preocupada em oferecer a melhor experiência para eles.

Quais os benefícios da prática de admissão digital para a empresa? 

Quando a empresa opta por um processo automatizado, é muito comum que ela esteja preocupada, em primeiro lugar, com a segurança do seu negócio.

Saiba, então, que esta é a principal vantagem na utilização dessa abordagem de seleção e recrutamento: a gestão facilitada dos documentos dos trabalhadores.

Conheça, abaixo, os principais benefícios para a empresa que adota a admissão digital para contratação de novos colaboradores.

Segurança

Com o uso de recursos modernos e tecnológicos, como criptografias e armazenamento em nuvem, a segurança dos dados dos colaboradores ou dos candidatos é maior.

Eles ficam armazenados em um só lugar e de forma organizada. Não há perigos de extravios de documentos, o que poderia prejudicar muito o processo de seleção.

Aumente a diversidade da empresa

A diversidade é de extrema importância para as empresas. Além de ser uma questão social importante, ela também tende a trazer ótimos frutos à produtividade e à imagem empresarial.

Pois saiba que o uso da admissão digital pode aumentar a diversidade na sua empresa. Isso ocorre por diversos fatores, como:

• Participação de pessoas que não poderiam se fazer presentes nos horários tradicionais de entrevistas;
• Inclusão de pessoas com dificuldade de locomoção;
• Possibilidade de contratação de pessoas de diferentes locais do país, especialmente quando as atividades de trabalho puderem ser exercidas à distância.

Nada de desperdiçar papel

As mudanças que vieram depois do mundo digital trouxeram muitas vantagens. E, sem dúvidas, uma das maiores delas é a diminuição do uso de papel. 

Por isso, além de estar ecologicamente correto, o RH que faz uso da admissão digital consegue reduzir de forma drástica a quantidade de papel para arquivar esses documentos.

Isso sem contar a dispensa da necessidade de manter um grande espaço físico dedicado somente ao armazenamento dessa papelada — o famoso arquivo. 

Esta é a sala na qual também se perdia muito tempo procurando as pastas com as informações dos funcionários, outra ação eliminada graças ao processo online.

Outro ponto importante que vale a pena citar é a questão da despesa com materiais de escritório, que é reduzida ao migrar para um ambiente digital.

A inovação pode surpreender positivamente os colaboradores 

Lembre-se sempre que o primeiro contato que os profissionais têm com a empresa é através da área de Recursos Humanos.

Sendo assim, é de extrema relevância neste momento eles já adquiram uma boa imagem do lugar no qual elas vão passar boa parte dos seus dias.

Esse contato inicial é importante para manter o interesse dos candidatos durante a contratação e depois dela, pois também reflete nas taxas de turnover.

Ao proporcionar essa abordagem inovadora, a empresa motiva esses profissionais para a sua nova realidade. 

E, como já citamos mais acima, assim como existe uma redução de custo para a organização, essa economia também se estende para o novo profissional.

Afinal, ele deixa de ter a necessidade de correr atrás de cópias de documentos e deslocamentos desnecessários para a retirada de dúvidas, pois fará tudo de forma digital.

Não há perda de tempo ou dinheiro para se deslocar para entrevistas iniciais, assim como ela também tem a chance de conhecer a empresa melhor antes de se comprometer nesses moldes.

Otimização do tempo dos colaboradores do RH

Outro ponto interessante da admissão digital é que ela também economiza o tempo dos colaboradores do RH.

Primeiramente, porque parte desse processo de admissão se dá com base em fases automatizadas. 

Por exemplo, esse é o caso da seleção de currículos por software com base em habilidades.

Além disso, também há o fator de que o profissional do RH, ao fazer uma entrevista à distância, precisa apenas se conectar ao software no momento da conversa.

Não há necessidade de preparação de espaços, recepção de candidatos e outras tarefas naturais na seleção tradicional e presencial.

Quais os cuidados com o uso da admissão digital?

Por fim, saiba que a adoção da admissão (digital ou não) requer alguns cuidados quanto ao uso de dados, à privacidade deles e ao consentimento.

Ao receber um currículo, a sua empresa passa a ter acesso a dados importantes do indivíduo que o identificam e que incluem dados sensíveis.

Dentre eles estão:

• Nome completo;
• Dados de contato;
• Endereço, etc.

Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é indispensável que a empresa volte seu olhar para a segurança desses dados.

Não apenas para ela, mas também para a ciência dos proprietários dos dados quanto ao uso que será dado a eles.

Portanto, ao fazer uma seleção, certifique-se de que o candidato terá acesso a informações como:

• Forma de armazenamento dos currículos e dados;
• Tempo de armazenamento (se haverá banco de currículos para uso futuro);
• Uso dos dados (contratações futuras, relatórios analíticos, campanhas, etc.);
• Forma de descarte dos dados, etc.

Além disso, deve recolher o consentimento do profissional quanto ao uso desses dados nos termos acima.

Assim, caso o recolhimento de currículos ocorra por inscrição no site institucional, certifique-se de que ele contenha ferramentas como:

• Termos e condições que devem ser aceitos antes do envio do currículo;
• Informações completas sobre o uso, armazenamento e descarte dos dados;
• Consentimento do profissional sobre essas regras.

Além disso, é claro, é indispensável que a sua empresa resguarde essas informações em locais seguros, como sistemas de nuvens.

Igualmente, deve-se ter um plano para eventuais vazamentos, para que eles sejam menos nocivos possíveis e não causem exposição dos titulares dos dados ali presentes.

Tecnologia a serviço da empresa

Assim como a admissão digital já é uma realidade nas empresas, outros métodos digitais podem otimizar os processos da sua empresa. É o caso da marcação de ponto on-line, como é o caso da Oitchau, um sistema de controle de ponto 100% digital e flexível.

A plataforma Oitchau foi idealizada para atender a diferentes tipos de empresas e de segmentos – como empresas responsáveis pela gestão de condomínios, comércio e varejo, empresas de TI, instituições de ensino, indústria, entidades governamentais, entre outras.

Os planos podem ser adquiridos conforme as necessidade ou o crescimento da sua empresa, ou ainda da quantidade de colaboradores que possui em um período. Você pode também expandir o seu plano gradualmente.

Estes são alguns diferenciais da solução Oitchau:

• Gestão da jornada de trabalho (semanal, turnos, flexível, etc.) – veja mais sobre os tipos de jornadas de trabalho nesta página;
• Sistema integrado com o REP;
• Ponto eletrônico antifraude e alinhado com todas as disposições legais;
• Controle de férias (ausências, abono, etc.);
• Marcação de ponto pelo computador ou dispositivos móveis;
• Controle de ponto para equipes externas (com rastreamento em GPS em tempo real);
• Dispositivos de segurança (como reconhecimento facial, por exemplo);
• E muito mais.

Acesse o site e faça um teste gratuito agora mesmo e conheça melhor esta ferramenta. Acesse este link e saiba mais!