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Otimizar RH de uma empresa significa revisitar todas as rotinas dessa área e modernizar aspectos que vão desde a redefinição do significado que o Recursos Humanos ocupa na organização como um todo, até a automatização da maioria dos seus processos burocráticos.
Dentre esses processos estão itens do dia a dia de departamento pessoal, como a folha de pagamento, remuneração e administração de benefícios dos colaboradores; aquisição e gerenciamento de talentos; análise da força de trabalho; gestão do desempenho; dentre outros.
Neste sentido, o uso de tecnologias que ampliam a ação efetiva do RH devem ser pautado em cinco componentes principais. São eles:
- Aquisição e gestão de talentos;
- Automação de processos críticos;
- Análise de desempenho;
- Otimização de performance;
- Desenvolvimento da organização.
Com o objetivo de ajudar as empresas a darem um “upgrade” no seu departamento de Recursos Humanos, ao longo deste artigo preparamos dicas que serão úteis na realização desta tarefa. Acompanhe abaixo!
Por que preciso otimizar o RH da minha empresa?
Estabelecer processos mais inteligentes dentro das organizações faz com o que todas as áreas trabalhem de forma fluída.
Ainda não está convencido? Então vamos começar citando as principais vantagens de modernizar os processos do departamento de gestão de pessoas:
- Diminuição de custos na empresa;
- Automatização das tarefas repetitivas;
- Extinção ou redução do retrabalho, principalmente quando organização opta por adotar o uso de novas tecnologias;
- Emissão de relatórios mais sintéticos e de fácil replicação para outros departamentos;
- Criação de rotinas que são melhoradas de forma constante;
- Incentivo a utilização intensiva de recursos tecnológicos;
- Substituição de processos antiquados por processos novos e mais simplificados;
- Menor uso de recursos humanos e pessoal;
- Terceirização de tarefas não essenciais ou mecânicas.
Como podemos ver acima, otimizar o RH e seus processos é uma das tarefas mais importantes dentro das organizações que querem continuar crescendo.
Isso acontece porque a alta competitividade no mercado exige melhorias e atualizações constantes não somente nesta área, mas em todas departamentos de uma empresa.
E, para não se perder tempo, as ações devem ser sempre rápidas, certeiras e eficientes.
Afinal, as corporações, ao fecharem os olhos para a evidente mudança no comportamento dos profissionais, principalmente em relação ao modo como se relacionam com os recursos no trabalho é, atualmente, uma forma de cair no esquecimento.
O departamento de recursos humanos, como inclusive sugere seu nome, precisa ser um dos primeiros a inovar em termos de comunicação e relacionamento: uma vez que o seu foco é lidar com as pessoas, afinal.
6 passos para otimizar o RH
1. Estratégia
A primeira etapa para otimizar o RH é garantir que a estratégia da sua empresa esteja alinhada a esse momento de mudança da área, afinal, somente ao entender claramente o que está por vir é que todos podem se adequar e espalhar essa nova cultura organizacional.
2. Tecnologia
Para definir quais tecnologias de RH são interessantes para a empresa atingir seus objetivos, é necessário investigar se as mesmas coincidem com o seu fluxo de trabalho, processos e políticas. Somente a partir daí, a área está apta para trabalhar em direção à otimização.
A dica de ouro nesse caso é ter sempre em mente que, hoje em dia, a melhor tecnologia deve adaptar-se à maneira como sua empresa opera, nunca o contrário!
Por exemplo, comece investindo em utilizar plataformas móveis para a comunicação, bem como aplicativos de mensagens e redes sociais corporativas.
Além disso, cabe adotar também o uso da nuvem para trafegar, armazenar e disponibilizar informações e dados internos de forma mais agilizada.
Criar rotinas que forneçam dados em tempo real faz com que todos consigam se sentir mais integrados em relação aos demais departamentos, afinal terão uma visão clara do que as outras pessoas estão fazendo.
3. Prestação de serviços
Como parte da sua estratégia de otimização, o departamento de RH precisa funcionar como uma central de inteligência da empresa, conhecendo a fundo suas necessidades e prioridades para, em seguida, se concentrar em melhorar a prestação de serviços de gestão de pessoas.
Com esse entendimento, a área pode procurar reduzir custos, consolidar sistemas, fornecer um maior controle das rotinas interna e focar em melhorias contínuas nos processos de negócios.
4. Análise do desempenho
No centro da otimização de RH estão as análises de desempenho — elas detectam as ineficiências e destacam oportunidades para melhorias de processos, além de mostrarem, de fato, um caminho a ser seguido, caso ainda haja dúvidas.
Os dados gerados por esse tipo de mensuração podem ser usados para facilitar o planejamento de onde os esforços devem ser concentrados, quais são as prioridades, etc. Além disso, essa análise também pode fornecer informações sobre como e onde o trabalho administrativo deve ser reduzido.
5. Gestão de pessoas
Ao otimizar o RH com a adoção de novas tecnologias, não se esqueça que a gestão de pessoas também merece uma automatização.
Como anda, por exemplo, o controle de ponto na sua empresa? Os processos de administração da rotina de trabalho, contabilização de horas trabalhadas, horas extras, dentre outros, estão sendo feitos sem erros? Ou, mais importante do que isso, estão dentro do que determina a legislação trabalhista?
Sabia que existem no mercado plataformas digitais de ponto eletrônico que facilitam o armazenamento de dados, as descrições de cargos e faixas salariais, o controle de entrada e saída na empresa e muitas outras funções do ambiente empresarial?
Conheça o Oitchau, o aplicativo de ponto digital que melhor representa essa revolução tecnológica dos RHs. Por meio dele, os profissionais da área de Recursos Humanos conseguem cuidar de toda a rotina dos colaboradores de forma otimizada, com acesso em multiplataformas e em tempo real às informações e dados mais importantes.
6. Capacitação para otimizar o RH
Praticamente todos os dias surgem novidades relacionadas às práticas de Recursos Humanos.
Neste sentido, principalmente os profissionais do RH, mas não só eles, devem estar sempre atualizados com as ferramentas e práticas mais modernas e, inclusive, sobre tendências para alavancar melhores resultados.
O acesso virtual a revistas especializadas, sites e outras mídias garante esta atualização.
Este conhecimento ainda evita erros, otimiza planejamentos e organiza os processos de forma mais inteligente.
É importante lembrar um aspecto que parece óbvio, porém não custa nada reforçar: não basta todos estarem cientes das modernidades e técnicas, é preciso que estejam capacitados e tenham iniciativa e autonomia para incorporá-las no cotidiano da empresa.
Tecnologias disruptivas: O que são?
São inovações tecnológicas que dominam a execução de um serviço ou de uma atividade, que modifica os padrões realizados anteriormente. São recursos avançados que permitem que uma execução de uma tarefa seja realizada de forma automática, através de um software ou uma rotina automatizada.
Em todos os setores de uma empresa existem atividades que necessitam de uma evolução, deixando um pouco as rotinas manuais de lado e dando vez para a tecnologia.
Dessa forma, é possível conseguir um ganho considerável, para os colaboradores que terão a possibilidade de desenvolver novas competências e para a empresa, com tarefas executadas com baixo risco de falhas.
Para otimizar HR, existem algumas tendências para o segmento que pretendem dominar o segmento.
Conheça as tendências de tecnologias disruptivas para otimizar o RH
São inúmeras inovação que está possibilitando a reestruturando a forma de gestão do RH, melhorando a forma com que os processos são realizados, auxiliando na administração dos colaboradores entre outros processos. Veja as principais tendências para otimizar o RH.
Software para mapeamento do comportamento dos colaboradores
A tecnologia disruptiva possibilitou o desenvolvimento de softwares que analisam o perfil comportamental dos colaboradores. Esse mapeamento permite que seja monitorado a evolução do desempenho em uma linha temporal.
Os softwares para mapeamento de comportamento ainda estão prometendo uma nova evolução no processo de recrutamento e seleção, para auxiliar na identificação de profissionais que estão mais adequados à cultura organizacional. Minimizando as taxas de turnover, reduzindo os recursos e o tempo investido nesse processo.
Arquivamento in cloud
É muito comum encontrar nas empresas, armários gigantes com inúmeros arquivos, de colaboradores ativos, afastados, que já não fazem mais parte do corpo empresarial. Mas com a tecnologia, existem novas formas de realizar o arquivamento de informações.
E uma delas é através da tecnologia in cloud¸ ou em nuvem. Que permite que os dados sejam armazenados em um ambiente seguro, que pode ser manipulado e acessado a qualquer momento, desde que o acesso seja permitido.
Capacitação online
A capacitação dos colaboradores é um dos investimentos que deve ser tratado como prioridade entre as empresas que entendem o valor do capital humano. Para evitar que o tempo e recursos gastos sejam o motivo para não realizar o investimento.
A tecnologia disruptiva possibilitou a criação de plataformas 100% online para que a capacitação pudesse acontecer, com menos custos e com menos tempo envolvido.
A empresa continua investimento nos treinamentos dos seus colaboradores, de uma forma contínua, e os colaboradores desenvolvem novas competências. Fazendo com que as duas partes se desenvolvam.
Big Data
A partir do Big Data, é possível analisar uma grande massa de dados, que pode gerar insumos interessantes para melhoria de atividades e fluxos de processos dentro da empresa.
Como por exemplo, através de um algoritmo desenvolvido especialmente para esse fim, encontrar os candidatos com todas as características necessárias para uma determinada vaga, sem ter que passar por todo o processo de “garimpo” de perfis.
Veja também: Como evitar churn e reter clientes durante a crise?
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