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Não é recente o projeto do eSocial. Ele foi criado e vem se aperfeiçoando desde a década de 1990, tornando-se obrigatório para todas as empresas desde julho de 2019. E ainda está em implantação.
Este sistema trouxe ao governo, trabalhadores e empregadores, além de profissionais de contabilidade e auditores, muitas vantagens, que você verá a seguir!
Desenvolvimento do eSocial
O eSocial é um sistema único criado para coletar dados trabalhistas, previdenciários e tributários.
Antes deste sistema e nos primeiros anos do seu desenvolvimento, a realidade de quem precisava lidar com as rotinas de funcionários, tributos e documentação junto às entidades governamentais era caótica, extremamente burocratizada e cheia de papéis.
E mesmo assim, os casos de fraudes e problemas eram constantes. Todas as informações estão disponíveis em um só lugar para os três grupos interessados em acessá-las – entidades do governo, trabalhadores e empregadores.
Os sistemas trabalhista, tributário, fiscal e previdenciário brasileiros são complexos e geram uma grande quantidade de informações.
E quanto mais brasileiros e empresas existentes, ainda considerando um mercado cada vez mais complexo, esta quantidade de informações é inacreditável.
Com o intuito de integrar estas informações em um só sistema, facilitando a rotina das empresas e também a transparência e conferência por parte das autoridades, tudo em tempo real, foi criado o eSocial.
Ele foi se desenvolvendo, inclusive, conforme fora se ampliando as possibilidades tecnológicas.
Na década de 1990 não teríamos os recursos digitais de hoje. Pode-se dizer que o e-Social é fruto da transformação social, que passa todas as empresas brasileiras.
O que é o eSocial?
Trata-se de um sistema integrado, em que há informações de todos os tipos sobre o trabalhador, as empresas e as entidades governamentais. A saber, estes documentos podem ser integrados no eSocial:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- Livro de Registro de Empregados (LRE)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
- Comunicação de Dispensa (CD)
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
- Guia da Previdência Social (GPS)
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
Em 2019, com o início da obrigatoriedade de todas as empresas serem cadastradas no sistema, houve também algumas mudanças, como a divisão das empresas em quatro grupos:
- Grupo 1 – empresas que tiveram faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016.
- Grupo 2 – empresas que não fazem parte do primeiro item.
- Grupo 3 – empregadores pessoa física, empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos.
- Grupo 4 – órgãos públicos e organizações internacionais.
Para o eSocial, a rotina empresarial precisa ser otimizada, leve e focada na redução de custos e no progresso da empresa.
Fugir da modernização é como recusar dinheiro ou pedir por prejuízo, principalmente quando se fala em um sistema de controle de ponto antigo.
Trabalhar diariamente com um sistema desatualizado gera gastos que poderiam ser facilmente evitáveis, além de colocar a sua empresa sempre um passo atrás de seus concorrentes.
Quantas vezes a folha de pagamento precisou ser refeita por causa de erro na contagem das horas dos colaboradores?
Isso se chama retrabalho, ou seja, o profissional do RH ou até o gestor, gasta seu tempo tão precioso realizando a mesma tarefa duas vezes, ao invés de focar seus esforços em contribuir para o sucesso da empresa.
Além disso, remunerar um colaborador incorretamente deixa a empresa em alto risco de sofrer ações trabalhistas no futuro, o que pode comprometer totalmente o orçamento organizacional. Por isso o eSocial foi desenvolvimento para integrar todos os pontos.
O que fazer a respeito para resolver os principais problemas de um sistema de ponto antigo? É isso que vamos mostrar a seguir. Continue a ler e saiba mais.
eSocial: A tecnologia como principal aliada
A tecnologia é acessível a todos e não exclusividade apenas de empresas de grande porte. Hoje, é possível encontrar soluções altamente eficientes para todos os tipos de empresas, inclusive para os microempreendedores.
Quanto dinheiro, tempo, espaço e trabalho foi possível economizar desde que os computadores pessoais chegaram ao mercado? Empresas (e pessoas físicas) passaram a produzir com mais rapidez, reduzindo custo e otimizando as rotinas para melhorar a empresa e o produto.
Este é o reflexo que a tecnologia representa. Mas ainda há muito mais a ser feito com a ajuda deste recurso valioso.
Portanto, esta é a hora de modernizar a empresa utilizando ferramentas tecnológicas que entregam eficiência, excelentes resultados e economizam recursos.
Está preparado? Continue a ler.
Principais problemas causados por controle de ponto manual
Vamos refletir sobre os principais problemas causados com o uso de sistemas manuais para controle de jornadas de trabalho. Encontre abaixo uma lista de fatores que estão ligados a estes sistemas.
Compra de equipamentos
Para adotar um dos sistemas de ponto eletrônicos mais comuns existentes no mercado é necessário comprar e instalar um hardware, ou seja, máquinas que vão possibilitar o registro de ponto por meio de cartão magnético ou crachá.
Estas máquinas (computadores) precisam ter capacidade para acomodar o hardware em si e armazenar todas as informações dos colaboradores da empresa. Além disso, precisa ter uma capacidade razoável para que funciona sem travamentos.
A aquisição de supercomputadores e de hardwares licenciados tem um custo muito alto para a empresa. Além disso, as máquinas precisarão passar por atualizações e manutenções que exigem uma capacidade cada vez maior.
O custo total deste equipamento pode afetar a saúde financeira da empresa.
Manutenção
Como pode perceber a compra dos equipamentos é apenas o gasto inicial. Depois de comprados, instalados e em funcionamento, é preciso mantê-los funcionando bem para que a empresa não seja prejudicada.
Pense nas consequências do seguinte cenário: todas as informações relativas às jornadas de trabalho de seus colaboradores estão contidas no hardware dos computadores utilizados no sistema de ponto.
No caso de picos de energia, vírus ou quaisquer outros problemas que interromper, mesmo que temporariamente, o funcionamento do sistema tudo poderá ser perdido!
Isto representa um desserviço à empresa e, novamente, altos custos de manutenção, principalmente se o sistema não for robusto e adequado à sua empresa.
Informações limitadas
Alguns sistemas eletrônicos de controle de ponto disponíveis no mercado podem apenas garantir o horário e local que o ponto foi registrado.
Detalhes como a categoria do ponto (entrada, saída, intervalo) e até mesmo a identidade real do colaborador que fez o registro não estão disponíveis, o que pode gerar uma brecha para originar a fraude de marcação de ponto. Saiba mais sobre este item a seguir.
Fraude de marcação de ponto
Dentre os problemas que o limite de informações pode trazer destaca-se a possibilidade de fraude na marcação de ponto.
Infelizmente, hoje este é um problema comum nas empresas que utilizam sistemas de controle de ponto que não são robustos.
Colaboradores cometem fraudes no registro das jornadas de trabalho, seja solicitando que um amigo registre o ponto em seu lugar (porque está atrasado ou não comparecerá), seja indo até o local, registrando o ponto e, em seguida, indo embora para casa.
O crachá ou cartão magnético e os dados inseridos em um hardware não são suficientes para inibir a prática e a empresa acaba pagando um preço muito alto simplesmente por não dispor de um sistema de registro de ponto mais eficiente.
Gastos com equipe
Em algumas empresas, toda a conferência das jornadas de trabalho dos colaboradores e contagem de horas extras são feitas manualmente pelo profissional do RH ou até mesmo pelo próprio gestor.
Dependendo do tamanho da empresa, esse processo manual é demorado, cansativo e gera mais custos para a empresa, que precisa contratar mão de obra a mais para executar esse trabalho, se não quiser prejudicar a produtividade.
Mesmo assim, os índices de erros são grandes, o que pode gerar o retrabalho, como mencionamos no início deste artigo, ou em complicações trabalhistas, uma vez que o colaborador que não é remunerado adequadamente pode entrar com uma ação contra a empresa.
Você quer correr este risco?
Como resolver estes problemas?
A pergunta principal que o gestor deve se fazer é: se há recursos tecnológicos capazes de prevenir e solucionar os problemas citados acima, por que não usá-los?
Estamos vivendo a era do ponto digital. Aplicativos móveis como o Oitchau para controle de ponto são soluções simples, práticas e de baixo custo.
O Oitchau garante:
- Verificação automática e segura da identidade do colaborador, além de horário e localização exatos do momento em que o ponto é registrado.
- Zero necessidade de compra ou manutenção de qualquer tipo de máquina, pois o colaborador registra seu ponto usando o próprio celular. O gestor, por sua vez, acompanha as jornadas em tempo real, também pelo celular.
- Detalhes como a categoria do ponto, cálculo de atrasos e saídas antecipadas incluídas nos relatórios.
- Relatórios completos já padronizados automaticamente prontos para baixar.
- Acesso a históricos de ponto, todos salvos em nuvem e sem pilhas de papéis.
Agora que você já sabe a solução! Que tal modernizar e começar a economizar hoje mesmo.
Outras vantagens em adotar o sistema Oitchau para sua empresa
Apesar do sistema de controle de jornada Oitchau ajudar em muito na organização de informações para concessão ao eSocial, esta não é a sua única serventia. Em verdade, ele oferta inúmeros benefícios à empresa.
Em primeiro lugar, considere que com os sistemas de registro de ponto tradicionais é necessário aguardar até o final do mês para que seja possível analisar as jornadas. Isto é, horas extras, faltas, atrasos e respeito aos intervalos.
Isso pode ser bastante prejudicial. Afinal, não é possível corrigir os erros desde logo. Ao percebê-los, pode ser tarde demais ou muitos prejuízos já poderão ter sido causados. Com o sistema Oitchau, contudo, isso não ocorre.
Uma vez que trabalha de maneira digital, com base em inteligência artificial, o sistema Oitchau reconhece as marcações de ponto em tempo real. Ao fazê-lo, gravam as informações no sistema e as disponibilizam para colaboradores e gestores.
Dessa forma, é possível realizar o controle e gestão da jornada durante todo o mês. As informações, ainda, permanecem em um sistema seguro que impede qualquer tipo de fraude.
E não é só isso! O sistema de ponto Oitchau também é de grande serventia ao seu RH. Isso se deve ao fato de que ele é capaz de analisar e executar as informações de forma automática. Com isso, consegue desburocratizar o setor.
Novidades recentes no eSocial deixaram o sistema ainda mais acessível
Recentemente o eSocial sofreu algumas alterações referentes a um novo layout. A apresentação da novidade, segundo a Receita Federal, tem por objetivo facilitar o envio de informações pelos empregadores.
Aliás, a nova versão está disponível tanto para o acesso pelo site quanto pelo aplicativo próprio para celulares. Dessa maneira, todos podem aproveitar das alterações e da simplificação no sistema.
Isso ocorreu coincidentemente à inclusão do último grupo do eSocial, o chamado Grupo 4. Ele é formado por órgãos públicos, como autarquias, assim como por organizações internacionais.
Assim, em julho deste ano essas instituições iniciaram a transmissão de dados e informações ao sistema. Esse era o último passo na previsão de implementação dele, de forma que agora já está inteiramente em vigor.
Entenda por que a divulgação de dados do eSocial foi suspensa temporariamente em razão da ausência de dados suficientes do Caged
Embora o CAGED seja divulgado periodicamente e componha do eSocial, no final do último mês a Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia lançou uma nota de esclarecimento sobre a divulgação dessas informações referentes aos meses de janeiro e fevereiro de 2020.
A nota formalizou o adiamento da divulgação desses dados, que deveria ter ocorrido em março.
Isso se deve ao fato de que o cadastro está defasado, pois milhares de empresas não concederam tais dados ao eSocial e ao CAGED referentes a este mês, o que, por sua vez, obstou a divulgação de um relatório completo e condizente à realizada.
Dessa maneira, a análise do trabalho relativo a esse período também foi prejudicada, por ora.
Isso porque ela depende de dados sobre o número de contratações que ocorreram nessa época, bem como da quantidade de rompimentos contratuais ocorridos.
A suspensão da divulgação dos relatórios, assim, tem como motivo principal a importância de que os dados divulgados correspondam à realidade.
Isso, inclusive, permite que a divulgação do CAGED sempre seja acompanhada de rigor técnico e informativo.
Uma divulgação sem a base de dados necessária, aliás, seria completamente desencontrada da realidade, pois o número de desempregos registrados nesse período tende a ser muito maior do que se sabe, eis que milhares de relatórios deixaram de ser apresentados.
Apesar da cessão desses dados ser obrigatória e de responsabilidade das empresas apenas no mês de janeiro de 2020 pelo menos 17 mil empresas deixaram de prestar informações ao eSocial relativas aos desligamentos realizados, o que representa 2,6% do total de empresas que tiveram movimentações no período.
Primeiramente, as consequências do não cumprimento das obrigações pelas empresas não foram divulgadas pela Secretaria em nota.
Também deixaram de ser prestados esclarecimentos quanto ao prazo de regulamentação da prestação de contas.
Por outro lado, para contornar essa situação e regularizar a divulgação dos dados, a Secretaria divulgou a criação de uma força tarefa chefiada pelo Ministério da Economia.
O objetivo dela, portanto, é contatar as empresas para que retifiquem e reenviem os dados e tem expedido comunicados no portal do eSocial.
Dessa maneira, será reforçada a importância do preenchimento das informações, ao mesmo tempo em que isso pode ser considerado um ultimato para as empresas se manifestarem antes que penalidades sejam aplicadas diante de sua omissão.
Embora a divulgação dos dados do Caged do primeiro bimestre de 2020 se encontre suspensa, a nota de autoria da Secretaria fez questão de ressaltar que a concessão do seguro-desemprego aos trabalhadores dispensados nesse período e cujo vínculo era com empresa que não apresentou a declaração ao eSocial não será prejudicada.
