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Instituir um controle de gastos na empresa é tarefa árdua e quase sempre bastante difícil, afinal olhar para possíveis falhas costuma ser uma atitude desagradável para um administrador. E, estabelecer um plano de ação a partir desse controle financeiro é ainda mais polêmico.
O crescimento das despesas é proporcional à importância que elas dão ao gerenciamento de gastos. No entanto, as consequências pela inexistência ou controle inadequado dos gastos podem ser caras — despesas excessivas, falta de visibilidade e controle, e fornecedores fazendo muito pouco.
Pensando nisso, vamos indicar neste artigo mais informações sobre o conceito e dicas de como organizar esse quesito na sua empresa. Acompanhe a seguir!
Controle de gastos: conceito
Fazer um gerenciamento eficiente das despesas, permite que a empresa compreenda de onde vem cada nível de relacionamento com os seus fornecedores e clientes internos, o que facilita na hora de identificar como cada centavo é gasto, possibilitando que se tire o máximo proveito disso.
As melhores práticas de controle de gastos integram e automatizam todas as atividades relacionadas a essas despesas — das suas origens até seu cliente final — para que todo o processo possa ocorrer dentro do que foi planejado previamente pela organização e diminuir as chances de possíveis prejuízos.
Nesse processo estão envolvidos a coleta, manutenção, categorização e avaliação dos dados de gastos. Tudo isso para reduzir os custos de aquisição, melhorar a eficiência, monitorar e controlar os fluxos de trabalho para deixar tudo em conformidade.
Além disso, esse gerenciamento afeta várias atividades ao longo do ciclo de compras. Isso inclui:
- O processamento de requisições;
- Orçamento, planejamento, gerenciamento de fornecedores e contratos;
- Gerenciamento de estoque;
- Fornecimento;
- Desenvolvimento de produtos.
Toda empresa, independentemente de seu tamanho ou modelo de negócio, deve se preocupar com o tema no seu dia a dia, e estar constantemente buscando práticas que fazem esse gerenciamento dos gastos de forma mais assertiva.
Além disso, ao ter um controle de gastos, os departamentos passam a fluir de forma mais eficiente, o que gera mais valor organizacional. Algumas melhorias e economias que podem ser notadas de imediato são:
- Maior eficiência – provocada pela automação de processos manuais sujeitos a muitos erros;
- Custos e riscos menores de suprimento – sabendo exatamente o que está sendo comprado, de quem e por quanto;
- Colaboração e comunicação otimizada – entre parceiros comerciais e todas as áreas da empresa, diminuindo erros que geram compras desnecessárias e despesas geradas pelo retrabalho;
- Maior produtividade – liberando tempo e recursos para se concentrar em atividades mais estratégicas.
Estruturando um processo de gestão de gastos
- Mapear quais são as fontes das despesas
As fontes de despesas variam de empresa para empresa, dependendo da natureza do seu negócio. Portanto, o controle de gastos é uma atividade que todas devem realizar considerando as suas especificidades. Aqui estão incluídos os salários dos colaboradores, aluguel (se for o caso), serviços públicos, licenças, publicidade e marketing, seguros, treinamentos, etc.
Embora seja necessária a identificação dessas fontes, montar uma lista exaustiva contendo essas informações, hoje em dia, é uma perda de tempo: a solução é a automação. No mercado, existe uma infinidade de ferramentas que auxiliam neste fim. Basta escolher a que se adapte melhor ao cotidiano da empresa.
Lembre-se ainda, que uma visão panorâmica da infraestrutura de gastos deve ajudar a identificar, também, oportunidades de economia negligenciadas.
2. Centralizar todos os dados sobre as despesas
Idealmente, o departamento financeiro é responsável por armazenar as informações relacionadas ao controle de gastos. Com a ajuda da automação, essa área é otimizada, pois pode capturar e manter um registro impecável dessas despesas.
3. Fazer um pente fino nos gastos
Como o intuito é que todos os dados financeiros da empresa sejam analisados e interpretados para que se possa extrair o que é desnecessário, essas informações têm que ser precisas.
Faça um pente fino nas contas, o qual inclua um cruzamento dos gastos e entradas, inventário da empresa, etc. Essa limpeza também deve incluir a remoção de duplicatas, erros de digitação, dentre outras falhas.
Tenha em mente, no entanto, que nem sempre esses dados serão precisos: devido ao processamento manual, diferenças de formatos e campos de informações, sendo necessária uma padronização. Para fazer isso, estabeleça um formato para domínios versáteis, como as categorias dos gastos, data de pagamento, departamentos, etc.
4. Estratégia e execução
Mudanças podem ser desafiadoras e assustadoras na maioria das vezes. Portanto, na hora de executar possíveis cortes financeiros — que podem, inclusive, significar demissões — elabore antes um passo a passo, para que todas as alterações sejam implementadas por fases.
Dessa forma, os colaboradores têm tempo de assimilar o que está acontecendo e podem se engajar nas ações propostas. O processo de controle financeiro também requer aceitação e participação de todas as partes interessadas.
5. Prever possíveis “desastres”
O controle de gastos pode ajudar a prever eventos, aliás, ter dados precisos e regulares é mais seguro para se estabelecer um limite financeiro de folga, caso algo fuja do planejado.
Além disso, isso também dá a possibilidade para que a empresa acompanhe e identifique algumas tendências apontadas no levantamento das despesas, o que facilita a previsão de possíveis cenários de gastos, e uma economia nos períodos onde se espera altos prejuízos às finanças.
Dica de ouro!
6. Investir em tecnologia
O uso da tecnologia fornece visibilidade em tempo real de todas as transações, e otimiza não só os gastos, como também permite maior credibilidade na circulação interna das informações na empresa.
Neste sentido, vale a pena garantir segurança e conforto para os seus colaboradores, aderindo a um controle de ponto digital, que além de facilitar a rotina de controle de jornada de trabalho, te ajuda a poupar dinheiro com o controle de gastos, e a guardar de forma completamente acessível, todos os documentos de departamento pessoal, os quais precisam ser guardados por anos.
Além disso, um sistema de ponto online executa todas as tarefas de forma automática e esses dados podem ser enviados diretamente para o seu contador. Tenha à disposição a gestão de informações como horas extras, banco de horas, adicionais, dentre outras, calculadas em um clique.
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