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SEFIP é um sistema que fica disponível para o uso de empresas e de pessoas físicas que se equiparam a elas pela condição de empregadores. Por meio dele se torna possível cumprir obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Ele reúne uma série de informações que facilitam o cumprimento dessas obrigações, as quais são mensais. Além disso, também é útil ao evitar erros de preenchimento de documentos e conferir segurança às informações.
Conheça mais sobre esta ferramenta e veja como a sua empresa deve usá-la para cumprir com seus deveres conforme as leis trabalhistas e previdenciárias.
O que é SEFIP?
SEFIP é a sigla para Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.
Trata-se de um programa gratuito que foi desenvolvido pela Caixa Econômica Federal. Seu objetivo é auxiliar as empresas no cumprimento de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Para isso, confere agilidade, uma vez que reúne informações em um só lugar e não requer o preenchimento manual delas mês após mês. Isso também leva à redução de erros nos documentos e nas guias de pagamento.
Consequentemente, isso também confere maior segurança e confiabilidade dos documentos e informações e simplifica a gestão das obrigações empresariais.
No SEFIP a empresa pode gerar as guias de recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço). Para isso, pode gerar um arquivo que lhe permite utilizar as informações dele já previamente registradas.
Para que serve a SEFIP?
A SEFIP tem uma série de serventias, todas elas relacionadas ao cumprimento de obrigações legais e burocráticas pelas empresas. Conheça algumas de suas aplicações e usos.
Geração da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
Por meio do SEFIP é possível gerar a GRF, que é a Guia de Recolhimento do FGTS. Portanto, trata-se de um documento que é utilizado para o recolhimento mensal do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, conforme obrigação dos empregadores.
O FGTS é de 8% para empregados e o valor deve ser calculado sobre toda a remuneração do trabalhador, e não apenas o salário-base. Para aprendizes, ele é de 2% e, para trabalhadores domésticos, há a antecipação da multa rescisória, de modo que é de 11,3%.
A partir do SEFIP é possível obter a GRF de forma online, em poucos cliques, de modo agilizado e sem erros.
Prestar informações à Previdência Social
Outra aplicação do SEFIP se refere ao envio de informações à Previdência Social, conforme obrigação dos empregadores. Dentre os dados que podem ser compartilhados por meio do sistema estão:
- Folha de pagamento;
- Cálculo das contribuições previdenciárias;
- Informações sobre eventuais afastamentos, como licença maternidade, paternidade ou por motivos de doença etc.
Facilitar a gestão das obrigações fiscais e previdenciárias
O SEFIP também centraliza em um único aplicativo o cumprimento de diversas obrigações, de forma que simplifica a rotina das empresas.
Isso é possível pelo fato de que o sistema oferece relatórios com dados completos, bem como consultas que permitem o acompanhamento do histórico de recolhimentos e a situação das obrigações, se cumpridas ou pendentes.
Qual é a diferença entre SEFIP e GFIP?
SEFIP é o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social. Trata-se de um aplicativo que permite aos empregadores gerar a GRF e prestar informações trabalhistas para o INSS.
Já a GFIP é a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, que nada mais é do que a própria GRF, pois houve mudança no nome do documento, que agora assume este segundo título.
Portanto, a GFIP, agora GRF, corresponde a um documento que é gerado pelo SEFIP, utilizado para o pagamento do Fundo de Garantia.
De acordo com informações da Caixa, a GRF fica disponível para a realização do recolhimento mensal do FGTS somente após a transmissão do arquivo SEFIP pelo Conectividade Social ICP V2.
Quem deve usar a SEFIP?
O SEFIP é um sistema que fica disponível para pessoas físicas, jurídicas e contribuintes que são equiparados à empresa. Ou seja, para empregadores que têm a obrigação de realizar o recolhimento do Fundo de Garantia mês a mês.
Isso inclui empresas, cooperativas, produtores rurais, entidades sem fins lucrativos, MEI que tenha um empregado, órgãos públicos (com exceção daqueles cujos colaboradores são vinculados ao Regime Próprio de Previdência Social, RPPS).
Já os empregadores domésticos não precisam usar o SEFIP. Para eles, a guia de recolhimento fica disponível no Sistema Doméstico, existente desde 2015.
Como ter acesso à SEFIP?
O sistema SEFIP está na versão 8.4. Por isso, quem ainda não o tem ou possui outra versão à disposição, deve obtê-lo ou atualizá-lo por meio do site da Caixa Econômica.
Todavia, cuidado! Caso você já tenha a versão desatualizada do programa, será necessário desinstalá-la antes de realizar a instalação da nova versão. Após sua exclusão, é necessário executar o SCRIPT, que também está disponível no site da CEF.
Após realizar o download do aplicativo, acesse o arquivo para executá-lo. Instale-o. Lembre-se de atualizar, também, as tabelas.
Como usar a SEFIP?
Para usar o sistema, siga esse passo a passo:
- Abra o SEFIP e clique em “Novo Cadastro”. Depois, preencha o formulário com as informações da empresa. Clique em “Salvar”;
- Em seguida, clique em “Empregados” > “Novo”. Assim, preencha o formulário com os dados de cada colaborador e clique em “Salvar” após cada cadastro;
- Clique em “Folha de Pagamento” > “Gerar GFIP”;
- Selecione o período de referência da folha de pagamento e clique em “Gerar”.
Após esse processo, será preciso transmitir a GFIP, o que acontece no site da Conectividade Social ICP. Ali siga esses passos:
- Faça login com o certificado digital da empresa;
- Clique em “Enviar Arquivo” e selecione o arquivo da GFIP gerado no SEFIP;
- Clique em “Enviar”.
Terminada a transmissão da GFIP, finalmente será possível gerar a guia de pagamento do Fundo de Garantia. Para isso, acesse o site da Caixa, e clique em “FGTS” > “Guia de Recolhimento”.
Preencha o formulário com as informações da guia, clique em “Gerar” e, para finalizar e cumprir suas obrigações, faça o pagamento dos valores de FGTS.
