Contabilidade digital: tudo que você precisa saber!

A contabilidade digital permite às empresas encontrar mais agilidade e eficácia na execução de suas tarefas e obrigações contábeis. 

Ela é o que existe de mais moderno na área e pode fazer parte da sua empresa. Saiba mais e tire suas dúvidas!

O que é contabilidade digital?

A contabilidade digital corresponde ao uso de tecnologia – como softwares contábeis dotados de Inteligência Artificial (IA), machine learning e outros tipos – para a realização das tarefas contábeis.

As tarefas são as mesmas que as da contabilidade tradicional. Ou seja, incluem lançamentos, conciliação bancária, emissão de documentos e apuração de impostos. Também, análise de custos, elaboração de relatórios e auditorias.

Todavia, essas atividades deixam de ser feitas manualmente ou com interferência humana em 100% do tempo. Agora, elas passam a ser realizadas, em parte, por máquinas.

Elas são capazes de realizar atividades que tradicionalmente são burocráticas. Por isso, livram a equipe humana de tarefas repetitivas e que tomam seu tempo desnecessariamente.

Além disso, processam e organizam informações que são importantes para as atividades que ainda cabem aos contadores.

Como funciona a contabilidade digital?

Ela funciona a partir do uso de ferramentas digitais tecnológicas. 

Elas são dotadas de diversas capacidades, como determinação de padrões, organização e interpretação de dados e cálculos automáticos.

Contabilidade digital x Contabilidade online

A contabilidade digital faz uso da internet para promover as tarefas contábeis. Desse modo, é possível afirmar que ela é online, mas que o contrário não é verdadeiro.

A contabilidade digital é online porque ela precisa da conexão à internet para que possa acontecer. Até mesmo porque os dados dos quais necessita são compartilhados pelo mesmo meio e permanecem na nuvem.

Contudo, a contabilidade online não é, necessariamente, digital. Afinal, este termo apenas representa processos contábeis que usam a internet. Neste caso, pode não implicar no uso de ferramentas dotadas de IA e de outras tecnologias.

Qual é o objetivo da contabilidade digital?

Da mesma forma que um sistema digital de ponto como o Oitchau agiliza e otimiza os processos relacionados ao controle de jornada, a contabilidade digital realiza isso em relação às tarefas contábeis.

Portanto, seu objetivo é otimizar o cumprimento delas. Para isso, automatiza processos burocráticos com o uso de softwares modernos. Também utiliza IA e outras tecnologias para a análise de dados complexos.

Da mesma forma, a contabilidade digital objetiva diminuir o tempo necessário para a realização dos processos. Ela diminui as distâncias e dispensa a necessidade de que o contador vá até o cliente para realizar o atendimento ou vice-versa.

Justamente por causa disso, este formato da contabilidade também melhora a comunicação entre as partes. Este fator decorre do fato de que documentos e informações são compartilhados digitalmente, o que também os torna mais seguros.

Benefícios da contabilidade digital

A contabilidade digital reúne uma série de benefícios, seja ela feita internamente, por uma equipe própria, ou por prestadores de serviços externos à empresa.

Além disso, ela oferece benefícios à equipe de contabilidade (interna ou externa) e à empresa representada.

Agilização dos processos

Primeiramente, a contabilidade digital agiliza os processos. Isso acontece especialmente por dois motivos:

• Automatização de processos, que retira da equipe de contabilidade parte das tarefas que caberia a elas. São automatizadas, de modo geral, atividades burocráticas que tomam tempo desnecessário dos contadores;
• Acesso mais rápido às informações necessárias para a contabilidade, dispostas na nuvem.

Esta agilidade da contabilidade digital se apresenta, por exemplo, na emissão automática de notas fiscais. Igualmente, na automação de lançamentos contábeis.

Otimização das tarefas

Uma vez que algumas tarefas são automatizadas, os processos tendem a ser otimizados.

Segurança dos dados

O uso de softwares que tenham acesso a dados na nuvem se mostra muito mais seguro do que a disponibilização documental de outras formas.

Neste caso, não há risco de extravio de dados. A segurança também se comprova pela possibilidade de rastrear quem teve acesso aos dados e se promoveu alguma alteração neles.

Compartilhamento facilitado

A contabilidade digital facilita o compartilhamento de documentos e dados necessários às atividades contábeis.

Afinal, ela dispensa o encontro entre cliente e contador para a troca de informações e documentos. Do mesmo modo, também permite que dúvidas contábeis sejam tiradas rapidamente, sem interrupção das atividades.

Redução de custos

A contabilidade se torna mais econômica ao ser digitalizada. A digitalização permite a agilização de processos e, por isso, o uso dos contadores nas questões em que eles realmente são necessários. Isso permite a otimização das equipes.

Além disso, também são cortados gastos decorrentes do envio de documentos e da manutenção de servidores físicos para resguardo dos dados e documentos contábeis.

Integração de sistemas

Um escritório contábil digital tem a chance de integrar diferentes sistemas. A integração permite que dados relevantes para diferentes tarefas sejam compartilhados.

Os softwares contábeis permitem integração com outros, como plataformas de pagamento, de cartões de ponto como da Oitchau e de gestão financeira.

Relatórios completos e avançados

Outro benefício da contabilidade digital é que ela tem a capacidade de analisar grandes quantidades de dados em pouquíssimo tempo.

Com isso, os contadores passam a ter acesso às informações necessárias para suas atividades em tempo recorde. Outro ponto de destaque é que isso agiliza a tomada de decisões.

Com a digitalização da contabilidade e a adoção de softwares dotados de IA e de aprendizado de máquina, é possível ter acesso a relatórios complexos sem necessidade de espera.

Digitalização de processos para além da contabilidade digital

A digitalização veio para ficar e é cada vez mais abrangente. Já são vários os setores e as atividades que se valem de ferramentas digitais para ganhar otimização, agilidade e eficácia.

O controle de ponto está entre eles. Sua digitalização acontece por meio do Oitchau, software disponível em quiosque presencial ou pelo celular. Com ele, marcações de horário são registradas e processadas em tempo real.

Assim, é possível ter acesso às informações em qualquer momento. Elas estão sempre atualizadas. Além disso, ao processá-las o sistema atualiza informações de número total de horas trabalhadas, horas extras, etc.

Ele também desenvolve automaticamente os cartões de ponto e compartilha suas informações com o sistema de holerite.

Por isso, ajuda a desburocratizar seu RH, do mesmo modo que a contabilidade digital desburocratiza as tarefas contábeis.