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O cronograma é uma importante ferramenta para o desenvolvimento de projetos.
Com ele é possível atingir os objetivos da sua empresa com mais segurança e organização. Por isso, saber como realizá-lo é importante.
Conheça esse conceito! Saiba o que é um cronograma, como ele funciona e para que serve. Também, saiba como desenvolvê-lo e se aproveite de suas vantagens.
O que é cronograma?
O cronograma é uma ferramenta que se volta à organização de um projeto. Com ele é possível controlar o desenvolvimento dele, bem como gerenciá-lo.
Isso é possível pelo fato de que ele reúne as atividades necessárias, estabelece a ordem delas, seus responsáveis e o tempo disponível para execução.
Por isso, ele é mais uma facilidade para gestores de projetos e para quem está envolvido na execução deles.
Com um cronograma de projetos é possível entender rapidamente em que ponto um projeto se encontra, quando essa fase terminará e qual é a próxima.
Além disso, é possível determinar cronogramas menores, referentes às atividades, e outros que englobam uma série de atividades em uma fase.
Por exemplo, considere um projeto que contém 5 fases e cada uma delas exige a execução de 10 atividades.
Neste caso, é possível fazer cronogramas dentro de cada fase, para cada atividade, bem como um cronograma geral que determine todas essas fases.
Considere um projeto de construção de uma casa. O projeto, neste caso, incluiria:
- Fase 1: determinação dos materiais necessários, obtenção de alvarás, contratação de equipe para execução da obra, estudo do terreno;
- Fase 2: terraplanagem, extração de árvores e de vegetação presente no terreno, limpeza local, fundação;
- Fase 3: Construção da estrutura da casa, com levantamento de paredes;
- Fase 4: Instalações elétricas e hidráulicas;
- Fase 4: colocação da cobertura;
- Fase 5: pintura, instalação de rodapés e do forro, piso, revestimentos cerâmicos.
Portanto, veja como é possível, em um cronograma, que uma fase se resuma a uma só atividade ou, então, reúna várias.
Por que fazer um cronograma?
São vários os motivos pelos quais ter em mãos um cronograma é importante.
Primeiramente, pelo fato de que ele dá a todos a ciência de quais são os termos em que as atividades se desenvolverão.
Isto é, qual é a ordem delas, quais são prioridades e como serão sucedidas.
Também, pelo fato de que o cronograma permite ao gestor de projetos e à equipe estudarem e definirem as melhores formas de cumpri-lo.
Outro ponto interessante se refere à determinação do orçamento que, por sua vez, determina a viabilidade de um projeto.
O cronograma é anterior à execução, de forma que ele traz informações que permitem à empresa entender se pode suportar o projeto ou não.
Ainda, um cronograma permite a determinação de metas mais justas. Com ele, torna-se possível saber o tempo mínimo necessário para uma atividade. Isso também facilita o trabalho dos próprios colaboradores.
Como fazer o cronograma de projeto?
Abaixo, conheça as fases para fazer um cronograma de projeto e tenha mais organização, gestão e sucesso nos seus projetos!
Determine as tarefas de todo o projeto
Primeiramente, o desenvolvimento de um cronograma somente é possível a partir do conhecimento de quais são as atividades que o projeto exige.
Desse modo, liste todas as ações necessárias para que o objetivo do projeto seja possível.
No caso da construção de uma casa, conforme exemplo utilizado acima, é possível listar:
- estudo de terreno,
- legislação local,
- terraplanagem e preparação do terreno,
- instalações elétricas,
- alvenaria (estruturas do imóvel),
- colocação de piso,
- detalhes em gesso, etc.
Note que nesta fase não há necessidade de elencar as atividades conforme a fase delas. O importante é não deixar nenhuma delas escapar à listagem.
Desenvolva a estrutura analítica do projeto
O segundo passo condiz ao desenvolvimento de uma estrutura analítica de projeto. Ela nada mais é do que a determinação de quais são as atividades que compõem cada fase da execução.
Por exemplo, não é possível dar início à pintura de um imóvel antes que sua estrutura seja erguida. Assim, neste ponto são definidas fases (entregas) e tarefas que lhes pertencem.
Do mesmo modo, é neste ponto da determinação do cronograma de projetos que se torna possível entender a relação entre tarefas.
Isto é, quais devem ser terminadas antes das outras e quais apenas podem ser executadas depois do encerramento de outras.
Eleja prioridades conforme as atividades necessárias ao projeto
Com a estrutura analítica de projeto em mãos, torna-se possível determinar a ordem das atividades. Para isso, você deve entender quais são as prioridades. Neste ponto, considere questões como:
- Quais são as atividades codependentes;
- Em quais atividades a execução ou o resultado podem impactar o projeto de modo a criar novas necessidades e, portanto, adaptações.
Identifique recursos necessários para a execução das atividades
Embora isso faça parte da determinação do orçamento do projeto, também pode impactar no tempo de execução.
Por exemplo, quando a empresa deixa de contratar pessoas para executar tarefas específicas, de modo a colocar sob a responsabilidade dos mesmos colaboradores mais de uma ação.
Neste caso, seria impossível ao colaborador executar várias atividades ao mesmo tempo. Por isso, o tempo de execução do projeto precisará ser maior, para permitir a ele se voltar com toda a dedicação para cada tarefa.
O mesmo acontece em situações de compra de maquinários, licenças de softwares e outros recursos tecnológicos, estruturais e humanos necessários à execução do projeto.
Estabeleça o tempo necessário
Agora chegou o momento de determinar o tempo necessário para a execução do projeto. Ou seja, o seu cronograma de acordo com atividades e prazos.
Considere quais serão os recursos necessários, o número de atividades, quais são codependentes, etc.
Dessa maneira, analise o tempo necessário para cada uma delas. Ao final, você terá em mãos um cronograma.
Atualize o cronograma
Por fim, saiba que o desenvolvimento do cronograma não se encerra em si. Em outras palavras, ele não é uma atividade que é finalizada após sua entrega.
Ele requer atualizações ao longo do desenvolvimento das tarefas e do avanço das fases.
Isso porque é comum que em meio aos projetos, por melhor planejados que sejam, apareçam imprevistos e novas necessidades.
Do mesmo modo, é possível que algumas atividades e fases terminem antes do que o determinado no cronograma.
Com isso, você pode realocar o tempo que sobrou em uma atividade para outra, que necessitará de um prazo maior.
Igualmente, pode adicionar novas tarefas que se mostraram necessárias em meio ao desenvolvimento do projeto.
