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O cartão de ponto digital é uma boa opção se você busca modernizar a sua empresa e automatizar as folhas de frequência do controle de ponto dos seus colaboradores.
A seguir, neste artigo, vamos apresentar mais aspectos sobre como dar um upgrade
neste modelo de registro de ponto na sua empresa. Acompanhe!
Desvantagens do ponto manual
Como mencionamos acima, o ponto manual, na maioria das vezes, traz algumas complicações, desde consequências mais brandas até processos trabalhistas.
Tendo isso em mente, abaixo preparamos uma lista com cada item desfavorável a manutenção desse tipo de controle na sua empresa.
Maior fluxo de trabalho
Os avanços na tecnologia em qualquer setor têm como um dos principais objetivos diminuir os esforços humanos para a realização de uma tarefa mecânica. Com o cartão de ponto não seria diferente.
O levantamento de dados dos cartões de ponto manual é demorada e bastante trabalhosa. São várias horas de dedicação exclusiva para apurar todas as marcações de cada cartão e, depois, mais algumas horas para fazer os cálculos de horas trabalhadas, horas extras, faltas e saldos de banco de horas.
Com isso, muitas vezes é necessário ter uma quantidade maior de pessoas para conseguir fazer todas as apurações a tempo do fechamento da folha de pagamento, além de sobrecarregar cada uma, impossibilitando-as de exercer outras tarefas dentro da rotina do setor.
Riscos e falhas no cartão de ponto
Como toda atividade manual, existe um risco de erro maior dos que as tarefas feitas automaticamente. Isso acontece porque os sistemas computacionais — que estão por trás de tudo — são elaborados com base em cálculos exatos, nas melhores práticas do mercado, além de serem exaustivamente testados antes de colocá-los à venda.
Ao fazer a transferência das informações dos cartões de ponto para um sistema, ou mesmo para um controle em planilha eletrônica ou manual, existe um alto risco de erros. Pequenas distrações podem causar divergências graves no final das contas — e uma marcação anotada na linha errada pode atrapalhar todo o cálculo.
Além disso, existe o risco de erro nos cálculos em si. Mesmo que todas as informações dos cartões de ponto sejam anotadas corretamente, a apuração de ponto manual requer um alto nível de concentração e bons conhecimentos matemáticos para garantir que os valores enviados para a folha de pagamento estejam corretos.
Não é seguro
O ponto manual está passível a erros involuntário dos colaboradores. E, pior do que isso, os profissionais podem adulterar o Livro Ponto em benefício próprio, por exemplo, para acobertar um atraso ou ausência.
A utilização de planilhas digitais, como do Excel, também não trazem segurança nesse sentido, já que, mesmo com senhas para cada usuário, é possível fazer o compartilhamento de dados de acesso.
Informações descentralizadas
A descentralização das informações no controle das jornadas de trabalho dos colaboradores pode causar muita perda de tempo e das próprias informações pessoais de cada profissional.
Ou seja, o cartão de ponto fica armazenado em um local, as apurações em outro, os pedidos de folga e férias em outro, os comprovantes de justificativas de faltas — como atestados médicos — em outro. Reunir todas essas informações pode se tornar uma verdadeira jornada.
Como funciona a automatização?
Se você está buscando tirar a sua equipe do tempo das cavernas e trazê-la para o futuro, temos a solução. É a automatização das folhas de frequência.
Ainda tem dúvidas? Entenda os principais motivos para realização da atualização do sistema de folha de ponto.
Economiza tempo
Quanto tempo perdemos todo fechamento de mês fazendo a contabilidade dos cartões de ponto dos colaboradores?
Além do gasto de tempo, a empresa também gasta dinheiro com tantos processos manuais que demandam horas de trabalho e consumo de energia.
Implementar um sistema de controle de ponto que permita aos seus colaboradores bater ponto por meio de um aplicativo, por exemplo, é uma ótima maneira de economizar tempo e dinheiro! Essa é uma forma de automatizar o seu cartão de ponto.
Com o Oitchau colaboradores podem bater ponto pelo aplicativo de celular, e todas as informações são enviadas com segurança para o sistema. Tudo é salvo automaticamente na nuvem e você pode consultar os relatórios de desempenho e folhas de frequência via web. Bem mais prático!
Evita erros e registros inválidos de cartão de ponto
Muitas vezes o cartão de um colaborador vem incompleto ou com horários que não necessariamente representam a realidade das horas trabalhadas. Isso porque o colaborador pode cometer erros de digitação, esquecer informações ou até mesmo – em casos graves – manipular as informações.
Com registro automático da jornada de trabalho, todas as informações são verificadas e confirmadas com antecedência. O que facilita muito o trabalho de checagem na hora de fazer a contabilidade.
Ao contrário do cartão de ponto, o Oitchau faz a verificação do registro de ponto via Wi-Fi ou Bluetooth, confirmando a identidade do colaborador, localização exata e horário do registro. Se um registro é feito fora do local de trabalho, o aplicativo adiciona essa informação ao registro de ponto.
Permite uma maior organização no espaço de trabalho
E sabemos que não é fácil organizar tantas planilhas para não se perder e conseguir consultar uma informação sempre que necessário.
Automatizar esse modelo é a solução para liberar a caixa do seu e-mail (ou o seu computador).
Com o Oitchau, todas os registros, relatórios e resultados são salvos automaticamente de maneira padronizada. A empresa pode consultar sempre que precisar. E para fazer a contabilidade, basta exportar o arquivo para o software de contabilidade desejado.
Facilitar a contabilidade com cartão de ponto automático
E como todas as informações tem verificação segura já no momento do registro de ponto, e todas as folhas de frequência são criadas automaticamente, já com formatação padronizada, é claro que o trabalho do contador ficará bem mais fácil!
Além de tudo, o Oitchau também possui integração com softwares de contabilidade atuais.
A vida do seu contador ficará muito mais prática e produtiva do que com o antigo cartão de ponto com a redução de todos os trabalhos manuais durante o processamento de folha de pagamento!
Quais são as vantagens do ponto automático?
A automatização do cartão de ponto traz mais segurança para a sua empresa e para os seus funcionários, além de mitigar alguns problemas que a marcação manual possibilita. Conheça as principais vantagens a seguir.
Não existe necessidade de inserção de senhas pessoais
A necessidade de utilizar senhas para marcação do ponto gerava alguns contratempos na marcação, pois mesmo que não fosse diário, acontece frequentemente o esquecimento ou confusão do momento de informar a senha.
E com isso, alguns problemas acabam acontecendo, como o bloqueio ao sistema, inconsistências na folha, descontos indevidos entre outros.
Com a automatização do cartão de ponto, não existe a necessidade de digitar senhas de acesso ao sistema para conseguir realizar a marcação do ponto. Porque a tecnologia utilizada, como a biometria, já tem a identificação de cada colaborador, a partir das duas características físicas.
A leitura de um ponto baseado em biometria pode ser realizada a partir do reconhecimento das digitais, ou através da identificação do rosto dos colaboradores, que é conhecimento como reconhecimento facial.
Para realizar a marcação é necessário apenas que cada colaborador pressione o dedo cadastrado na biometria no leitor digital, ou caso seja reconhecimento facial, que posicione seu rosto próximo a câmera de reconhecimento para que seja realizado a leitura e posterior identificação.
Além das formas citadas anteriormente, ainda existem outras formas de identificação, como o reconhecimento de voz e leitura de íris, utilizado em locais com um nível de segurança elevado. Por isso são menos utilizados nas empresas.
Eliminação de fraudes na marcação do ponto
Cada pessoa possui uma combinação única de traços, e por isso não é possível que outra pessoa realize marcações utilizando a tecnologia digital de marcação. Nem um ser humano possui as mesmas digitais que outro individuo, e nem os mesmos traços do rosto, que são conhecidos como pontos nodais.
Logo, não será possível a marcação do ponto por outra pessoa que não seja o próprio colaborador. As empresas, entendem como uma grande vantagem, além de ser uma segurança a mais para os seus processos internos e para os próprios colaboradores.
O resultado desse processo é o aumento da confiabilidade entre os colaboradores e a empresa, já que os riscos de fraude foram eliminados.
As marcações realizadas no ponto serão atualizadas diretamente em sistema, e não será possível realizar alterações. E não haverá desconfiança por parte dos colaboradores em erros ou lançamentos indevidos em seu ponto por parte da equipe de Recursos Humanos.
Reduz o risco de processos trabalhistas por marcações indevidas
Em média 3 milhões de processos trabalhistas são registrados no Brasil anualmente, sendo grande parte deles relacionados a horas extras. Ou seja, falta de um bom controle com cartão automatizado.
Automatizar as folhas de frequência é a melhor maneira de proteger a sua empresa em caso de processos jurídicos. Pois todos os históricos de registro de ponto e verificações ficam salvos na nuvem.
Os dados podem ser acessados tanto pela empresa quanto pelo colaborador sempre que desejado ou necessário.
As falhas e marcações indevidas no ponto do colaborador pode gerar diversos problemas para a empresa, principalmente ações trabalhistas, que podem resultar em perdas financeiras e degradação da marca perante ao mercado.
Com a gestão adequada do ponto dos colaboradores, esse risco passa a ser praticamente nulo, onde a preocupação é apenas que os colaboradores realizem suas marcações adequadamente, cumprindo sua jornada de trabalho, conforme acordado em seu horário de trabalho.
Caso seja necessário a realização de horas extras, a empresa terá ciência da necessidade e o colaborador terá o registro correto, realizado de forma adequada.
Veja também: Obrigações acessórias: Você sabe quais são?
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