Fluxograma de projeto: o que é e como fazer?

O fluxograma de projeto corresponde a uma representação visual das etapas e dos processos envolvidos em um projeto.

Portanto trata-se de uma ferramenta poderosa para ajudar a organizar, planejar e comunicar a equipe envolvida no desenvolvimento dele. 

Explorar o conceito de fluxograma de projeto é muito importante, especialmente se você ainda não tem intimidade com ele.

Assim, é possível entender como ele funciona e como é capaz de aumentar as chances de sucesso e qualidade do resultado final de um projeto.

Continue lendo e entenda como ele funciona, suas vantagens e objetivos e quais são as ferramentas podem integrá-lo para melhores resultados. Desse modo, use-o na gestão de projetos e garanta melhores resultados!

O que é um fluxograma de projeto?

Um fluxograma de projeto é um diagrama que visualiza as etapas e as interações entre as atividades em um projeto. Ele é construído usando símbolos gráficos para representar cada elemento do fluxo de trabalho. 

Os símbolos são conectados por setas que indicam a direção do fluxo e a sequência das etapas. Portanto, é como se fosse um passo a passo visual, uma vez que ilustra o que compõe o projeto e a ordem das atividades.

O principal objetivo de um fluxograma de projeto é fornecer uma visão geral clara e estruturada do projeto. Isso, então, facilita a compreensão das atividades envolvidas e a identificação de gargalos e pontos de melhoria tanto pelo gestor quanto pela equipe. 

Para que fazer um fluxograma de projeto?

Fazer um fluxograma de projeto traz diversos benefícios, tanto para o gerenciamento do projeto quanto para a equipe envolvida. Alguns dos principais motivos para criar um fluxograma de projeto são:

• Visualização clara do projeto, estruturada e intuitiva das etapas do projeto: que facilita a compreensão e a execução das atividades;
• Identificação de problemas: ao visualizar o fluxo de trabalho, é mais fácil identificar gargalos, atrasos e ineficiências no projeto;
• Comunicação eficiente: o fluxograma de projeto serve como uma ferramenta de comunicação eficiente entre os membros da equipe, fornecendo uma representação visual do projeto que todos podem entender facilmente;
• Planejamento e organização: o fluxograma é útil para definir a sequência ideal das etapas e a distribuir as responsabilidades de forma clara;
• Identificação de dependências: O fluxograma permite visualizar as dependências entre as etapas do projeto, ajudando a evitar atrasos e conflitos durante a execução;
• Melhoria contínua: ao analisar o fluxograma, é possível identificar oportunidades de melhoria nos processos e nas atividades do projeto, impulsionando a eficiência e a qualidade;
• Padronização de processos: ao criar um fluxograma de projeto, é possível identificar processos repetitivos e padronizá-los, garantindo consistência e eficiência nas atividades do projeto;

Como fazer um fluxograma de projeto?

Agora que você já sabe quais são os benefícios do fluxograma para o gerenciamento de projetos, confira o passo a passo de como é possível colocá-lo em prática!

Identifique as etapas do projeto

Primeiramente, analise o projeto e identifique as etapas e as atividades principais envolvidas. Divida o projeto em tarefas menores e organize-as em ordem cronológica. Isso ajudará a definir a sequência lógica das etapas.

Escolha os símbolos apropriados

Existem diferentes símbolos usados em fluxogramas de projeto, como retângulos para processos, losangos para decisões, círculos para pontos de início e fim, setas para conexões, entre outros. 

Cada um representa uma coisa importante dentro do quadro. Portanto, escolha os símbolos adequados para representar cada tipo de atividade no seu fluxograma.

Desenhe o fluxograma

Use papel e lápis ou uma ferramenta de diagramação para criar o fluxograma. Comece com o ponto de partida do projeto e vá adicionando os símbolos conforme as etapas avançam. Conecte-os com setas para indicar a sequência e a direção do fluxo.

Adicione informações relevantes

Para cada etapa do projeto, adicione informações como descrição da atividade, prazos, recursos necessários e responsáveis. Isso tornará o fluxograma mais completo e útil para a equipe do projeto.

Revisão e aprimoramento

Após criar o fluxograma inicial, revise-o cuidadosamente para garantir que todas as etapas do projeto estejam representadas corretamente e que o fluxo seja lógico. Faça os ajustes necessários e, se possível, peça feedback de outros membros da equipe.

Quais são as ferramentas para fluxograma de projeto?

Existem várias ferramentas disponíveis para criar fluxogramas de projeto, desde opções gratuitas até softwares mais avançados. Confira alguns exemplos!

Microsoft Visio

Trata-se de uma ferramenta popular e abrangente para criação de fluxogramas e diagramas. Oferece uma ampla variedade de recursos e opções de formatação. No entanto, é uma opção paga.

Lucidchart

É uma plataforma online que permite criar fluxogramas de gestão de projetos colaborativos de forma fácil e intuitiva. Oferece planos gratuitos e pagos, com recursos adicionais para equipes.

Draw.io

É uma ferramenta gratuita e de código aberto que permite criar fluxogramas de maneira simples. É uma opção acessível para quem procura uma solução gratuita.

SmartDraw

É um software que oferece uma variedade de modelos de fluxogramas pré-fabricados e personalizáveis. Possui uma interface amigável e recursos avançados para a criação de fluxogramas de projeto. Todavia, é um software pago.

Timesheet e fluxograma de gestão de projetos: Por que usar?

Um timesheet é um software de gerenciamento de projetos valioso para enriquecer o fluxograma de gestão de projetos, pois permite o acompanhamento e registro das horas trabalhadas por cada membro da equipe em diferentes atividades do projeto. 

Introduzir um timesheet no fluxograma de gestão de projeto oferece várias vantagens, que incluem:

• Acompanhamento preciso do tempo: saiba o tempo dedicado a cada tarefa do projeto;
• Avaliação do progresso: compare o tempo planejado com o tempo real e identifique atrasos ou adiantamentos;
• Gerenciamento de custos de projetos: calcule com precisão os custos associados a cada atividade, com base nas horas trabalhadas;
• Identificação de gargalos: identifique quais são as atividades que estão consumindo mais tempo do que o previsto;
• Melhoria da estimativa de projetos futuros: analise o tempo gasto em projetos anteriores e utilize essas informações para fazer estimativas mais precisas para projetos futuros.

É importante destacar que a introdução da ferramenta, é essencial garantir que o processo de registro do timesheet seja fácil e intuitivo para evitar resistência por parte da equipe. 

Este é o caso do timesheet Oitchau, fácil de usar e compatível com uma série de softwares de gerenciamento! Conheça-o e invista na gestão de projetos.