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O head de projetos, também conhecido como gerente de projetos ou gestor de projetos, desempenha um papel crucial para o sucesso de um projeto.
Sua presença é fundamental desde o planejamento até a entrega final, garantindo que todas as etapas sejam executadas de forma eficiente e dentro dos prazos e recursos estabelecidos.
Mas o que exatamente ele faz e o que o diferencia dos demais envolvidos nos projetos? É isso que veremos hoje.
Continue a leitura e conheça um pouco mais sobre o papel deste gestor e, também, ferramentas úteis para auxiliá-lo em suas atividades, que são cruciais.
O que é um gerente de projetos?
O gerente de projetos é o profissional responsável por coordenar e liderar todas as atividades necessárias para a execução de um projeto.
Esse profissional possui uma visão ampla do projeto, de modo a compreender todas as suas fases e detalhes. Assim, ele atua como elo entre a equipe do projeto, os stakeholders e a direção da empresa.
De modo geral, sua principal responsabilidade é assegurar que o projeto seja conduzido de acordo com as metas estabelecidas, tanto em relação aos prazos quanto aos objetivos, orçamento, etc.
Qual a responsabilidade do gerente de projetos?
O gerente de projetos tem uma enorme responsabilidade no sucesso do projeto. Ele precisa ter habilidades de liderança e gestão, além de conhecimento técnico específico da área em que o projeto está inserido.
Sua responsabilidade inclui a coordenação de todas as atividades que compõem o projeto. Também, identificar e mitigar riscos, estabelecer planos de ação, delegar de tarefas, acompanhar o progresso e resolver problemas.
O que faz um gerente de projetos?
O gerente de projetos desempenha uma série de tarefas essenciais ao longo do projeto. Ele inicia o projeto definindo seus objetivos e escopo.
Isso ocorre a partir do desenvolvimento de um plano detalhado que permitirá alcançá-los.
Nesse processo, o gestor seleciona a equipe do projeto, atribui papéis e responsabilidades e motiva os membros da equipe a trabalharem juntos em busca dos resultados esperados.
Além disso, estabeleça um cronograma de projeto, define marcos importantes e acompanha o progresso do projeto para garantir que tudo esteja dentro dos prazos e orçamento planejados.
Qual a diferença entre um gerente de projetos e um diretor de projetos?
Embora os termos gerente de projetos e diretor de projetos sejam frequentemente usados como sinônimos, há uma diferença entre essas posições.
O gerente de projetos está mais envolvido na execução do projeto em si. Por outro lado, o diretor de projetos possui uma visão mais estratégica.
Portanto, enquanto o gerente é o responsável por coordenar todas as atividades e garantir que os objetivos de um projeto em concreto sejam alcançados, o diretor supervisiona vários projetos dentro da organização.
Ele é responsável por garantir que todos os projetos estejam alinhados com os objetivos e a visão da empresa, além de gerir o portfólio de projetos como um todo, enquanto o gerente foca em um projeto por vez e trabalha diretamente em cima dele.
Qual a importância de um gestor de projetos?
A pessoa responsável pela gestão de projetos, também conhecido como head de projetos, desempenha um papel fundamental no andamento de um projeto.
Sua presença garante que o projeto seja concluído dentro dos prazos estabelecidos.
Do mesmo modo, que os objetivos sejam alcançados e que os recursos sejam utilizados de forma eficiente.
Além disso, o gestor desempenha um papel importante na comunicação entre as diferentes partes interessadas.
Isso faz com que ele se responsabilize por informar a todos sobre o progresso do projeto.
Sua habilidade em identificar e mitigar riscos permite que ele antecipe problemas e tome medidas corretivas antes que impactem o projeto.
Quais ferramentas podem facilitar e aprimorar o desempenho do gerente de projetos?
A tecnologia trabalha constantemente em favor do lançamento de ferramentas que facilitem atividades de diferentes áreas, inclusive para gerenciamento de projetos.
Existem softwares e outros recursos que podem melhorar ainda mais o trabalho dos gerentes de projetos.
Conheça algumas delas e veja como cada uma pode impactar no dia a dia dos gestores de projetos.
Softwares de gerenciamento de projetos
Ferramentas como o Microsoft Project, Trello, Asana e Jira auxiliam no planejamento, acompanhamento e controle das atividades do projeto.
Aliás, elas são úteis tanto para o gestor quanto para os colaboradores e equipes que atuam nos projetos.
Esses softwares permitem a criação de cronogramas, atribuição de tarefas, monitoramento do progresso e colaboração entre a equipe.
Assim, todos podem acompanhá-lo em tempo real. Inclusive, eles permitem o trabalho conjunto e remoto, dentre outras funcionalidades.
Timesheet
O timesheet também é uma excelente ferramenta para os gerentes de projetos.
Ele é um software que permite a contabilização do tempo que cada atividade leva desde o seu início até a sua conclusão.
Isto é, o timesheet mede como as tarefas ocupam o tempo dos trabalhadores.
Isso é útil por inúmeros motivos. O primeiro deles é a distribuição de tarefas. Ao saber quais são as mais morosas, é possível evitar acumular diversas das mais demoradas nas mesmas pessoas.
Do mesmo modo, ao saber como cada colaborador lida com cada tarefa, é possível fazer uma distribuição de tarefas de modo a aproveitar melhor as capacidades de cada membro da equipe.
Portanto, é uma forma de aproveitar o tempo de maneira inteligente. Igualmente, de privilegiar as habilidades de cada colaborador responsável pela execução do projeto. Ainda, de direcionar as necessidades de capacitação.
Afinal, o timesheet traz dados que permitem ao gerente de projetos entender melhor quais são as falhas da equipe e como superá-las.
Do mesmo modo, ele também faz com que seja possível reconhecer melhorias e quedas na produtividade, o que impacta na gestão.
Diagramas de Gantt
Diagramas visuais que trabalham a fim de ilustrar o cronograma do projeto. Ele destaca quais são as dependências entre as tarefas, quais são os prazos e os marcos mais importantes.
Estas ferramentas permitem uma visualização clara do progresso do projeto e auxiliam na identificação de possíveis atrasos.
Assim, é possível desde logo ajustar o cronograma, bem como se antever a problemas, evitando-os.
