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No cenário em que as organizações estão cada vez mais conscientes da importância estratégica do capital humano, o uso das ferramentas de RH ganham destaque para otimizar o dia a dia do time de RH.
Seja por meio de softwares de RH especializados ou de plataformas online, a tecnologia desempenha um papel fundamental ao fornecer soluções para aumento da produtividade, na melhoria da gestão de talentos e na simplificação dos processos.
Neste artigo, vamos apresentar como você pode aplicar as ferramentas na sua rotina e tornar a sua gestão ainda mais eficiente. Confira!
O que são ferramentas de RH?
As ferramentas de gestão de RH são recursos tecnológicos, softwares, plataformas e aplicativos desenvolvidos especificamente para auxiliar as equipes de RH nas rotinas do setor.
Essas ferramentas têm como objetivo automatizar processos, simplificar tarefas rotineiras e fornecer insights valiosos para tomadas de decisões estratégicas.
Elas ajudam a empresa a gerar mais resultados com menos esforços. Assim, elas abrangem uma ampla gama de funcionalidades, como:
- Recrutamento e seleção;
- Controle de ponto;
- Gerenciamento de desempenho;
- Treinamento e desenvolvimento;
- Gestão de benefícios;
- Folha de pagamento;
- Análise de dados.
Isso permite que os profissionais de RH concentrem seu tempo e energia em iniciativas mais estratégicas, como desenvolvimento de talentos, planejamento sucessório e criação de uma cultura organizacional positiva.
Quais são as principais vantagens de usar ferramentas de RH?
As ferramentas de RH são verdadeiros catalisadores de transformação para as equipes, oferecendo uma série de vantagens e benefícios que impulsionam a eficiência e o sucesso no gerenciamento de pessoas. No entanto, algumas vantagens se destacam! Veja.
Automatização de processos
O RH é uma área que, normalmente, tem muitas rotinas feitas manualmente, o que torna os processos mais lentos e mais suscetíveis à falhas! O que impede que sua atuação seja mais estratégica.
No entanto, com o uso das ferramentas de RH adequadas às suas necessidades, é possível automatizar processos, criar rotinas automáticas, mitigar possíveis falhas e ainda conseguir atuar de forma mais estratégica, focada no capital humano da empresa.
Melhoria da comunicação interna
Por meio das ferramentas de RH, é possível agilizar a comunicação interna, permitindo uma atuação muito mais transparente com todos os colaboradores sobre as novidades da empresa, comunicados importantes, entre outros.
Dessa forma, esse tipo de ferramenta não permite apenas a melhoria dos processos, mas o reforço da cultura organizacional, valorizando a comunicação e a transparência.
Gestão centralizada de informações
Quando a empresa conta com muitas rotinas manuais, é comum que todas as informações estejam descentralizadas, ou seja, cada informação em um local diferente, que pode ser uma planilha, um banco de dados, um repositório ou até mesmo em cadernos (como era o caso do caderno de ponto).
Contudo, a partir do uso das ferramentas tecnológicas, é possível centralizar essas informações em um local, que sendo acessível (de acordo com as permissões de segurança), seguro e de rápido acesso, garantindo a integridade dos dados.
Com essas vantagens, as equipes de RH podem se tornar mais estratégicas, eficientes e capazes de impulsionar o sucesso e o crescimento da organização.
Quais são as principais áreas da área de RH que podem ser beneficiadas com o uso desses recursos?
Todas as áreas de RH são beneficiadas com o uso de ferramentas tecnológicas, focadas em otimização de processos e agilidade. No entanto, a área de gestão de pessoas tem ganhos significativos. Por isso, confira a seguir o impacto positivo causado por essas ferramentas nas principais áreas do RH.
Recrutamento e seleção
Por ser o processo de entrada, o R&S é uma das áreas que mais se beneficiam das ferramentas de RH. Essas soluções permitem a automação da grande maioria dos processos, como:
- Triagem de currículos;
- Criação de testes e avaliações online;
- Gestão de entrevistas;
- Análise de perfis dos candidatos.
Assim, é possível acelerar o processo de contratação, identificar candidatos qualificados com mais precisão e reduzir o tempo gasto em atividades administrativas, tornando o recrutamento mais eficiente e assertivo.
Treinamento e desenvolvimento
As ferramentas de RH também desempenham um papel fundamental na área de treinamento e desenvolvimento.
Plataformas de e-learning e gamificação, por exemplo, permitem a criação de cursos online, distribuição de materiais de treinamento, acompanhamento do progresso dos colaboradores e a avaliação de resultados.
Em alguns modelos mais avançados, também é possível criar planos de desenvolvimento para os colaboradores a partir das necessidades identificadas.
Assim, o papel do profissional de RH é garantir o acompanhamento e melhor modelagem dos planos e treinamentos.
Gestão de desempenho e produtividade
Sistemas automatizados permitem a definição de metas, o acompanhamento contínuo do desempenho, a realização de feedbacks e a criação de planos de desenvolvimento.
Essas ferramentas facilitam a identificação de pontos fortes e áreas de melhoria, promovendo uma gestão mais eficaz e orientada a resultados.
Além disso, com as ferramentas de controle de ponto é possível identificar como anda a produtividade das equipes, horários praticados, e assim, propor melhorias para aumentar a qualidade do trabalho.
Administração de benefícios
Por meio das ferramentas de RH , é possível gerir planos de saúde, licenças e férias de forma integrada e automatizada, inclusive com geração de relatórios personalizados.
Isso reduz a burocracia e os erros, garantindo um processo mais eficiente e transparente.
Quais as principais diferenças entre as ferramentas de RH?
Se você já realizou uma pesquisa no mercado, deve ter percebido que existe uma infinidade de ferramentas de RH. Afinal, por ser uma área vasta e que aborda diversos processos na empresa, é comum que sejam desenvolvidas diferentes soluções.
E para selecionar o melhor modelo para a sua empresa, é preciso considerar os fatores que podem diferenciar uma ferramenta outros.
Alguns deles são:
- Possibilidades de integração com outros sistemas;
- Geração de relatórios;
- Formatação específica para diversos setores do mercado;
- Facilidade no preenchimento e cruzamento de informações;
- Meios de compartilhamento de dados.
Para exemplificar, você pode verificar o Oitchau. A solução foi planejada para que possa se adaptar aos diferentes modelos de trabalho, seja remoto ou presencial.
O sistema de controle e registro de ponto permite que você realize o acompanhamento completo do processo, recebendo informações em tempo real, acompanhando relatórios e facilitando o envio e recebimento de documentos dos colaboradores.
E tudo isso com uma interface intuitiva e fácil de acessar, facilitando as rotinas de RH e dos colaboradores.
Quais as tecnologias estão disponíveis para ferramentas de RH?
O departamento de RH desempenha um papel complexo na gestão da empresa e no relacionamento com os funcionários, e as ferramentas de RH têm um papel importante nesse processo.
Assim, já foram desenvolvidas diversas tecnologias que aulixiam a gestão das equipes.
Ferramentas de People Analytics
As ferramentas de People Analytics Oitchau geram um mundo de possibilidades ao analisar informações sobre:
- Desempenho;
- Engajamento;
- Rotatividade;
- Satisfação dos funcionários.
Com algoritmos avançados, essas ferramentas revelam insights valiosos, permitindo que as empresas tomem decisões estratégicas, impulsionando a gestão de pessoas para novos patamares.
Ferramentas de admissão e onboarding
As ferramentas de admissão e onboarding simplificam esse processo, automatizando etapas como preenchimento de formulários, assinatura de documentos e fornecimento de materiais de boas-vindas.
Com essas soluções, as empresas podem proporcionar uma experiência positiva e acolhedora desde o primeiro dia, estabelecendo bases sólidas para a produtividade e o engajamento dos novos membros da equipe.
Pesquisa de clima organizacional
Compreender o clima organizacional é essencial para criar um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
As ferramentas de pesquisa de clima organizacional permitem que as empresas coletem feedback anônimo dos colaboradores sobre aspectos como satisfação, comunicação, liderança e cultura corporativa.
Com base nesses dados, os gestores de RH podem identificar pontos fortes e áreas de melhoria, implementando ações direcionadas para impulsionar a motivação, a colaboração e o bem-estar dos funcionários.
Controle de ponto online
Dizer adeus às antigas planilhas de controle de ponto? Sim! Esta é uma realidade com as ferramentas de controle de ponto online.
Essas soluções simplificam o registro e a gestão do horário de trabalho dos colaboradores, permitindo que eles registrem seus horários de forma rápida e precisa por meio de dispositivos móveis ou computadores.
Com o Oitchau, por exemplo, seus colaboradores podem realizar os apontamentos de horas por reconhecimento facial, deixando o processo de registro de ponto ainda mais simples!
Com a ferramenta de controle de ponto Oitchau, você consegue acompanhar os dados das equipes, com uma gestão simples e totalmente integrada às demais ferramentas de RH da companhia.
Ferramentas de gestão de benefícios
As empresas que oferecem benefícios aos seus colaboradores precisam de ferramentas eficientes para administrar essa complexa tarefa.
As ferramentas de gestão de benefícios simplificam e centralizam o processo, permitindo que os colaboradores:
- Tenham informações sobre seus benefícios;
- Façam solicitações;
- Gerenciem suas opções de forma autônoma.
Ferramentas de gestão de produtividade
Ao aplicar ferramentas na gestão de produtividade, é possível manter o acompanhamento e a análise do desempenho individual e coletivo dos colaboradores.
Assim, elas oferecem recursos como a definição de metas, o monitoramento de tarefas, o registro de tempo gasto em atividades e a geração de relatórios detalhados. Além de:
- Identificar áreas de baixa produtividade;
- Fornecer feedback direcionado;
- Implementar estratégias para melhorar o desempenho global da equipe.
Quais são as melhores práticas para selecionar e usar ferramentas de gestão de RH?
Não basta ter a ferramenta, é preciso saber utilizá-la da melhor forma!
Selecionar e utilizar as ferramentas de RH certas é essencial para otimizar a gestão de pessoas e impulsionar o sucesso organizacional.
No entanto, com tantas opções disponíveis, é fundamental seguir as melhores práticas para tomar decisões acertadas. Confira algumas diretrizes envolventes que podem ajudar na seleção e no uso efetivo das ferramentas de RH.
Defina suas necessidades
Ao iniciar a busca por ferramentas de RH, é fundamental entender claramente quais são suas necessidades e objetivos específicos.
Afinal, toda ferramenta exige um investimento de tempo e recursos financeiros para poder ser implementada na empresa. Assim, esta não pode ser uma escolha aleatória.
Identifique os desafios que deseja superar, os processos que precisa melhorar e as metas que deseja alcançar. Para isso, faça algumas perguntas:
- Qual o nosso maior problema?
- O que precisamos?
- Como a ferramenta X nos ajudaria a solucioná-lo?
- Ela está alinhada com nossas práticas?
- O que mais entregaria?
Avalie a usabilidade
A usabilidade é um fator crítico para o sucesso da implementação de uma ferramenta de RH.
Uma ferramenta complexa ou com curva de aprendizado acentuada pode dificultar a adoção pelos colaboradores. Quanto mais simples, melhor.
Afinal, você precisa entender quem estará manuseando a ferramenta e como todos os envolvidos podem utilizar a plataforma de forma independente.
Busque suporte e treinamento
Suporte técnico é essencial para resolver problemas e tirar dúvidas, enquanto o treinamento ajuda os colaboradores a utilizar plenamente as funcionalidades da ferramenta.
Após implementar a ferramenta, monitore constantemente os resultados e avalie seu impacto, medindo os indicadores relacionados ao processo.
Como posso garantir que as ferramentas de RH que eu uso estejam seguras?
Para garantir a segurança das ferramentas de RH que você utiliza, é importante adotar medidas de proteção adequadas.
Em primeiro lugar, certifique-se de escolher fornecedores confiáveis e estabelecidos no mercado, que tenham um histórico sólido em segurança de dados.
Além disso, verifique se as ferramentas possuem recursos de segurança robustos, como:
- Criptografia de dados;
- Autenticação de usuários;
- Backups regulares e conformidade com regulamentações de proteção de dados, como a LGPD.
Em casos de softwares de RH, deve ser preciso verificar a homologação do sistema. O Oitchau, por exemplo, é um sistema de controle de ponto que atende aos requisitos da Portaria 671 e da LGPD.
Qual é a melhor ferramenta de RH?
Existem várias ferramentas no mercado atualmente, cada uma oferece algum tipo de vantagem e funcionalidades para resolver as “dores” do setor de RH.
No entanto, se você está buscando por uma ferramenta completa, que consiga atender às necessidades da sua empresa, tornar o RH mais estratégico e ainda oferecer uma interface simples aos colaboradores, a melhor é o controle de ponto Oitchau.
Uma ferramenta que permite a marcação de ponto pelo celular, com uma interface simples ao colaborador, que pode ser integrada com as ferramentas internas, como o SAP, por exemplo. Dessa forma, o processo de geração de folha de pagamento, o controle de férias e banco de horas fica muito mais simples!
Quais recursos eu preciso para implementar e usar softwares de RH?
O uso de ferramentas de RH não exige grandes investimentos. Afinal, o foco desta mudança deve ser sempre otimizar processos, mas com o uso inteligente de recursos financeiros.
Assim, o primeiro passo é garantir que a equipe está apta para gerenciar estas ferramentas, iniciando pelos profissionais de RH e lideranças da empresa – isso porque os líderes também deverão acessar as informações para gerenciar o desempenho do time.
Eles serão responsáveis por administrar e extrair o máximo valor das ferramentas de RH, garantindo que elas sejam utilizadas de maneira eficaz para atingir os objetivos organizacionais.
Após isso, e de acordo com a ferramenta, deve ser verificada a necessidade de equipamentos para o seu manuseio. Um exemplo é o controle de ponto, que pode exigir o uso de um relógio de ponto físico na empresa.
Existe algum treinamento específico disponível para usar Ferramentas de RH e DP?
Sim, existem treinamentos específicos disponíveis para capacitar profissionais de RH no uso efetivo de ferramentas de RH.
Muitos fornecedores de ferramentas oferecem treinamentos para seus produtos, abrangendo desde a familiarização com a interface até o domínio das funcionalidades avançadas.
Esses treinamentos podem ser presenciais ou online, e alguns fornecedores também disponibilizam materiais de suporte, como manuais e tutoriais em vídeo, para facilitar o aprendizado contínuo.
No Oitchau, por exemplo, nossos clientes passam por treinamentos para que possam gerenciar a ferramenta e obter os melhores resultados. Além disso, eles também terão acesso a um suporte próximo para que todas as suas dúvidas sejam sanadas.
Como você percebeu, as ferramentas de RH são essenciais para garantir a eficiência dos processos, tanto do RH quanto dos demais setores. Assim, é fundamental contar com soluções que facilitam – e agilizam – as atividades.
E o Oitchau é um exemplo! Quer saber mais? Faça o nosso teste gratuito!
