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A documentação de projetos desempenha um papel fundamental no sucesso e na eficiência dos empreendimentos. Esses acompanhamentos, baseados na gestão empresarial, são o divisor de águas entre uma companhia amadora ou profissional.
Independentemente do tamanho ou da natureza do projeto, a documentação abrange o registro de todas as informações relevantes, desde o planejamento inicial até a conclusão.
Por isso, é como se resumisse e reunisse todas as informações importantes dele.
Para entender melhor o conceito de documentação de projetos, continue lendo. Conheça a sua importância e confira orientações sobre como realizar esta documentação de maneira eficiente.
O que é a documentação de projetos?
A documentação de projetos refere-se ao processo de registrar e organizar todas as informações relacionadas a um projeto.
Isso inclui objetivos, escopo, cronograma, recursos, requisitos, estratégias, riscos, decisões e resultados alcançados.
O objetivo principal é criar um histórico completo e estruturado do projeto, facilitando a compreensão, a colaboração e a referência futura.
Importância da documentação de projetos
A documentação de projetos é essencial para o sucesso das atividades da empresa, produtividade e mais. Veja porque fazê-la!
Comunicação eficiente
Uma documentação clara e detalhada permite que todas as partes interessadas compreendam o projeto de maneira consistente.
Ela serve como uma fonte confiável de informações, facilitando a comunicação entre a equipe do projeto, os clientes, os patrocinadores e outros envolvidos.
Assim, com uma documentação adequada, evitam-se mal-entendidos e aumenta-se a eficiência das interações entre as partes.
Aprendizado organizacional
A documentação de projetos permite que as organizações acumulem conhecimento e experiência ao longo do tempo.
Ao registrar as lições aprendidas, os erros cometidos e as melhores práticas identificadas durante o projeto, é possível alimentar um banco de dados valioso para a melhoria contínua.
Dessa forma, as organizações podem evitar repetir erros antigos e aproveitar as melhores práticas em futuros projetos.
Continuidade e sustentabilidade
A documentação adequada garante a continuidade das atividades do projeto.
Se um membro da equipe for demitido ou realocado, as informações registradas permitem que outro membro assuma a responsabilidade sem interrupções significativas.
Além disso, a documentação é essencial para futuras referências e para o compartilhamento do conhecimento adquirido com outros projetos ou equipes.
Quais são os principais tipos de documentação de projetos?
Existe uma diversidade de projetos que pode ser feito em uma empresa. No entanto, os mais comuns são documentações ágeis e de TI. Por isso, falaremos desses a seguir.
Documentação de projetos de TI
A documentação de projetos de TI é um conjunto de documentos e mapas que possibilita o aprendizado do funcionamento do projeto, de todas as etapas, e principalmente sobre as funcionalidades.
Existem diversos itens que são indispensáveis para que essa documentação seja funcional e eficiente, no momento em que ela for requisitada.
Documentação de projetos ágeis
Já a documentação de projetos ágeis ela deve ser feita ao longo do planning, ou seja, fora do backlog.
No momento em que o time ingressar na etapa de documentação, a especificação funcional deve ser criada, e o planning será uma forma de entendimento entre o time e o PO.
De forma, que seja possível garantir que todas as funcionalidades foram descritas, conforme a necessidade do projeto.
Quais são os principais documentos de projetos?
Como falamos anteriormente, a documentação de projetos é um conjunto que auxilia o gerenciamento de todas as etapas e ritos obrigatórios, de forma que possibilite o acompanhamento por parte dos stakeholders.
No entanto, alguns documentos são essenciais para cada uma das etapas, e dentre eles temos os seguintes:
- Termo de abertura de projeto (TAP);
- Plano de gerenciamento de projeto;
- Plano de gerenciamento de escopo;
- Plano de gerenciamento de equipe;
- Plano de gerenciamento de trabalho;
- Plano de garantia de qualidade;
- Plano de gerenciamento de riscos;
- Controle de projetos automatizados;
- Termo de encerramento de projeto (TEP);
Adicionalmente, não são todas as empresas e todos os projetos que necessitam de todas as documentações listadas.
Contudo, os termos de abertura e encerramento são primordiais!
E toda a documentação bem como andamento do projeto pode ser acompanhamento por meio de ferramentas de gerenciamento de projetos.
Como fazer a documentação de projetos?
Confira o passo a passo de como fazer a documentação de projetos com sucesso e garanta os benefícios acima!
Defina um formato para a documentação de projetos
Escolha um formato adequado para a documentação, considerando a facilidade de acesso, atualização e compartilhamento das informações.
Pode-se utilizar documentos de texto, planilhas, diagramas ou sistemas de gerenciamento de projetos.
O importante é garantir que o formato escolhido atenda às necessidades da equipe e facilite a consulta e a edição.
Identifique os elementos essenciais
Determine quais informações devem ser registradas de acordo com a natureza do projeto. Isso pode incluir objetivos, escopo, requisitos, cronograma, riscos, recursos e métricas de desempenho.
Utilize templates ou modelos pré-existentes para garantir a consistência na documentação e facilite a inclusão das informações necessárias.
Mantenha um registro atualizado
À medida que o projeto avança, registre as informações relevantes de forma clara e concisa. Isso inclui decisões tomadas, autonomia no projeto, mudanças no escopo, problemas enfrentados e soluções implementadas.
É essencial registrar datas e responsáveis por cada etapa do projeto para garantir a rastreabilidade das ações realizadas.
Organize e estruture as informações contidas na documentação de projetos
Uma documentação bem organizada facilita a navegação e a busca de informações específicas. Utilize seções, títulos e numeração para estruturar o conteúdo e torná-lo mais acessível.
Caso seja possível, crie índices ou links para facilitar o acesso rápido a partes específicas do documento.
Compartilhe e colabore
Garanta que a documentação seja acessível a todas as partes interessadas relevantes.
Utilize ferramentas de colaboração, como plataformas online ou sistemas de gerenciamento de documentos, para facilitar o compartilhamento e a edição colaborativa.
Isso permite que todos os envolvidos acompanhem o progresso do projeto e contribuam com suas ideias e observações.
Mantenha a documentação atualizada
À medida que o projeto evolui, certifique-se de manter a documentação atualizada. Isso inclui refletir alterações no escopo, prazos revisados, decisões tomadas e resultados alcançados.
Uma documentação de projeto precisa e atualizada é crucial para garantir que todos tenham acesso às informações mais recentes e evita a disseminação de informações desatualizadas.
Seja claro e conciso
Ao documentar o projeto, seja claro e conciso em suas descrições. Evite linguagem excessivamente técnica e utilize termos compreensíveis para todos os envolvidos.
Utilize gráficos, diagramas ou ilustrações sempre que possível para facilitar a compreensão visual e tornar a documentação mais amigável.
Registre lições aprendidas
Durante o projeto, identifique e registre as lições aprendidas. Isso inclui erros cometidos, desafios superados e boas práticas descobertas.
A documentação dessas lições ajudará a melhorar futuros projetos, evitando a repetição de erros e capitalizando os pontos fortes identificados.
Essas lições podem ser compartilhadas com a equipe do projeto e incorporadas a futuros processos e metodologias.
Realize revisões regulares
Faça revisões periódicas da documentação do projeto. Isso pode ser feito por meio de reuniões de equipe ou por revisores externos.
As revisões ajudam a identificar possíveis lacunas ou inconsistências na documentação e permitem ajustes ou atualizações necessárias.
Além disso, elas também podem fornecer uma oportunidade para receber feedback e sugestões para aprimorar a qualidade da documentação.
Garanta a segurança da informação
A documentação do projeto pode conter informações confidenciais ou estratégicas.
Portanto, é essencial implementar medidas de segurança adequadas para proteger a documentação contra acesso não autorizado, tal qual a implementação de um programa de compliance na empresa.
Considere utilizar senhas, restrições de acesso por níveis de permissão, criptografia de dados ou outros mecanismos de segurança, de acordo com as políticas e diretrizes da organização.
Além disso, faça backups regulares dos documentos.
Promova o uso da documentação
A documentação de projetos só é eficaz se for utilizada. Incentive e promova o uso da documentação entre os membros da equipe do projeto, os stakeholders e outras partes interessadas relevantes.
Certifique-se de que todos saibam onde encontrar a documentação e como utilizá-la para obter informações importantes.
Explique os benefícios de consultar a documentação regularmente, como evitar retrabalho, alinhar-se às metas do projeto e tomar decisões embasadas.
Realize revisões finais
Antes de concluir o projeto, reserve um tempo para realizar revisões finais na documentação.
Verifique se todas as informações necessárias estão presentes, se a formatação está consistente e se não há erros ortográficos ou gramaticais.
