Entrar
Uma planilha de controle de férias pode facilitar a gestão do período de descanso em uma empresa. Com ela, o RH passa a ter todos os dados importantes em mãos e garante maior controle sobre a concessão do repouso anual.
Apesar de ter uma série de benefícios, este tipo de ferramenta também possui limitações que se revelam em desvantagens.
Por isso, é importante conhecer os pontos bons e ruins e colocá-los na balança, assim como saber quais são as alternativas viáveis.
E é exatamente isso o que você encontra aqui.
Conheça mais sobre a planilha de férias, como ela é feita e como usá-la. Também, conheça os benefícios e desvantagens deste tipo de estratégia e como substituí-la.
Como é feito o controle de férias de funcionários?
O controle de férias de colaboradores é feito a partir da contabilização do período aquisitivo (12 meses) e do período concessivo (12 meses imediatamente depois da aquisição).
Ele é importante porque a lei determina qual é o prazo para a concessão de férias.
Caso não haja respeito a ele, a empresa passa a ter a obrigação de pagar o período de descanso em dobro.
Além disso, também há a necessidade de realização do controle do período de pagamento de férias, igualmente estabelecido por lei. O desrespeito a ele, novamente, obriga a empresa a pagar as férias em dobro.
As empresas, então, podem usar diferentes recursos para fazer esse controle. Dentre eles estão planilhas, manuais ou digitais, bem como softwares de gestão de projetos e aplicativos.
Como fazer uma planilha de férias?
A planilha de férias pode ser feita no Excel, de maneira simples. Nela, é importante que haja espaço para a indicação de informações tais como:
- Início e final do período aquisitivo;
- Início e final do período concessivo;
- Número de faltas injustificadas ao longo do período aquisitivo;
- Valor do salário;
- Eventuais abonos de férias;
- Eventuais divisões do período de férias;
- Início e final de cada período de férias.
Essas são as informações essenciais para que haja o controle da concessão e do pagamento do período de descanso dos funcionários. Por isso, são indispensáveis em uma planilha de controle de férias.
Outra opção é obter uma planilha já pronta, facilmente encontrada na internet. Assim, basta fazer o preenchimento de dados e acompanhar o documento.
Se possível, coloque alertas para não perder prazos que se aproximam.
Quando usar uma planilha de controle de férias?
A planilha pode ser uma boa aliada para empresas pequenas, quando são poucos os funcionários cujo controle de férias é necessário fazer.
Contudo, para empresas maiores essa não é uma boa solução, pois a planilha tende a não dar conta das necessidades da corporação.
Especialmente porque existem ferramentas mais modernas e seguras para usar, como veremos na sequência.
Quais os benefícios de utilizar uma planilha para controlar as férias dos funcionários?
Fazer o controle de férias de funcionários por meio de uma planilha tem seus benefícios. Conheça os principais deles:
- Reunião de dados em um só lugar;
- Rápida visualização de informações sobre prazos dos períodos concessivos;
- Controle de pagamento.
Porém, ainda que a ferramenta possa ser útil em alguns casos, ela se mostra limitada frente a outros sistemas disponíveis no mercado.
Veja, abaixo, as desvantagens do uso de planilhas para controlar férias e qual a alternativa para ela.
Quais as desvantagens de usar uma planilha para controle de férias de funcionários?
A planilha de controle de férias de funcionários possui uma série de limitações que se revelam em desvantagens.
Por isso, é importante conhecê-las para escolher a melhor forma de controlar o período de descanso anual dos funcionários.
Primeiramente, a planilha se mostra insuficiente para empresas médias e grandes. Nelas, existem inúmeros funcionários de diferentes setores.
Assim, torna-se inviável registrar, um por um, colaboradores e todos os seus dados referentes às férias.
Aliás, neste caso a planilha abriria uma brecha que permite o descontrole sobre a concessão de férias.
E ele não se dá apenas pela perda de prazos, mas também pela possibilidade de que setores fiquem defasados em certos períodos.
A empresa deve ter acesso rápido e completo a todos os dados. Quando se trata de inúmeros funcionários, isso se torna impossível dentro de uma planilha, de modo que ela é insuficiente.
Outros problemas que podem surgir em relação à planilha de férias são os erros de digitação. Por exemplo, a troca de qualquer número referentes a uma data geraria grandes e graves consequências.
Ainda, a planilha para controle de férias exige trabalhos que podem ser automatizados, de modo que ainda se mostra um fator burocrático.
Sistema digital Oitchau é a alternativa à planilha de férias
Frente às desvantagens do uso de uma planilha para controle de férias, é importante que a empresa recorra a outras opções mais modernas e seguras.
A melhor delas, sem sombra de dúvida, é o software digital Oitchau. Ele corresponde a um sistema de ponto.
Ou seja, de gestão de jornada. Porém, ele se estende para diversas outras funções, de modo que é versátil e pode automatizar uma série de tarefas do RH.
O controle de ponto Oitchau faz a gestão de horas em tempo real.
As informações são automaticamente processadas e permanecem sempre atualizadas em relação ao trabalho extraordinário, banco de horas e faltas.
Além disso, ele auxilia no controle de férias, na medida em que faz a gestão delas e alerta o RH sobre prazos de concessão.
Dessa forma, você tem acesso a alarmes e informações que ajudam na organização dos períodos de descanso anual.
Não há necessidade de inserir dados manualmente. Ainda, é possível ter acesso a todas as informações relevantes sobre as férias (abono, divisão do período, etc.) em um só lugar.
E isso em relação a todos os colaboradores.
Desse modo, não há perigo de concessão de férias para funcionários chave para a empresa ao mesmo tempo. Ou seja, as equipes não ficam defasadas, porque o RH conta com todos os dados dos quais precisa.
O sistema possui um espaço interno onde colaborador e gestor podem negociar o período de férias, assim como assinar documentos digitais sobre a concessão.
Desse modo, é completo e a melhor solução à planilha de controle de férias.
