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A planilha de controle de ponto é a solução encontrada por muitas empresas para fazer a gestão de jornada dos colaboradores.
A escolha por ela geralmente ocorre pela ausência de necessidade de contratação, à parte, de um sistema de horas.
Mas será que esse sistema de gestão de horas é seguro?
Pois bem, o que podemos antecipar é que ele possui algumas desvantagens que são bastante impactantes e que devem ser consideradas antes da adoção deste formato de controle.
Para saber mais sobre a planilha de controle de horas, como ela funciona, vantagens e desvantagens e quais são as alternativas a ela, continue a leitura.
Abaixo você encontra informações completas sobre este tipo de gestão de ponto!
O que é uma planilha de controle de ponto?
A planilha de controle de ponto corresponde ao uso de planilhas, como aquelas do Excel, para a promoção da gestão de horas dos colaboradores de uma empresa.
Neste caso, existem duas alternativas:
- Há marcação manual em um livro de ponto que depois é transcrita para essa planilha;
- Os colaboradores têm acesso direto à planilha, onde adicionam as informações de jornada.
Tanto no primeiro quanto no segundo caso, o uso da planilha apresenta uma série de problemas, diferentemente de outros sistemas mais modernos e já disponíveis a preços acessíveis.
Por isso, é importante conhecer essas desvantagens e colocá-las na balança antes de determinar qual será o método de controle de jornada da sua empresa.
Quais são as vantagens da planilha de controle de horas trabalhadas?
Para que essa seja uma análise completa, é importante que façamos a análise tanto dos pontos positivos quanto dos negativos da planilha de registro de horas.
Confira quais são as vantagens que ela pode oferecer.
Sistema gratuito
Primeiramente, uma das vantagens que geralmente justifica o uso de planilha de controle de horas por empresas é o fato de ela ser gratuita.
Assim, diferentemente de sistemas de gestão de horas do mercado, não é necessário pagar para fazer uso.
Fácil manipulação
Outro ponto que se mostra como uma vantagem da planilha de controle de ponto é que ela é fácil de manipular.
Basta abri-la e inserir as informações de horas de acordo com a coluna e a linha correspondentes.
Além disso, a planilha pode ser feito em locais como o Excel.
Este tipo de software, também gratuito, permite que você automatize cálculos com a inserção de códigos.
Quais são as desvantagens de fazer o controle de ponto por planilha?
Confira os principais pontos negativos deste tipo de controle de jornada e, na sequência, como substituí-lo para superar esses obstáculos.
Segurança
Um sistema de controle de ponto por planilha não conta com segurança.
Afinal, os horários podem ser manipulados, sem condizer com a realidade dos fatos, seja durante a marcação ou depois dela.
Igualmente, a transcrição de informações pode encontrar erros de digitação.
Ausência de transparência
A planilha de ponto também não permite que a empresa haja com total transparência com os colaboradores em relação às jornadas.
Isso acontece porque não há como garantir que as informações de marcação são as reais ou comprovar a ausência de fraude ou manipulação do ponto.
Erros de cálculos
Ainda, por mais que sejam utilizadas fórmulas para que haja o cálculo automático de horas em planilhas como o Excel, o resultado nem sempre será correto.
Isso ocorre especialmente pelos erros de digitação na planilha, que podem alterar os horários ou colocá-los nas colunas e linhas erradas.
Geração manual de cartões ponto e holerites
Outra desvantagem da planilha de controle de ponto é que ela não gera automaticamente os cartões ponto e os holerites.
É necessário transcrever as informações em outros sistemas, o que nada mais é do que perda de tempo para o RH.
Qual é o melhor sistema de gestão de jornada para substituir a planilha de registro de horas?
O melhor tipo de sistema de ponto que está disponível no mercado corresponde ao digital.
Ele, diferentemente da planilha, permite a automatização de uma série de atividades que incluem cálculos de horas, atualização de banco de horas e geração de documentos.
Como escolher o melhor sistema digital de ponto?
O melhor sistema digital de ponto, que substitui a planilha de registro de horas, é o Oitchau.
Ele é completo e fácil de manipular. Repleto de recursos modernos e úteis, é a melhor escolha para a sua empresa.
Conheça mais sobre ele!
Automatização de tarefas
Em primeiro lugar, o sistema digital de jornada Oitchau realiza a automatização de diferentes tarefas do RH.
Ele computa os registros de entrada e saída feitos pelos colaboradores e, logo depois, processa-os e os organiza.
Com isso, é possível consultar a qualquer momento do mês a prestação de horas.
Igualmente, não é necessário se preocupar com o cálculo de jornada, de horas extras e a aplicação de adicionais. O sistema faz tudo isso de maneira automática.
Ainda, ele também possui compatibilidade com sistemas digitais de holerites.
Dessa forma, pode comunicar os registros e os respectivos valores de jornada (pagamento de horas extras, descontos, etc.) para compor o documento automaticamente.
Segurança nas marcações
Um sistema digital de jornada como o Oitchau oferece segurança para a sua empresa e para a gestão de horas, diferentemente do que acontece com a planilha de registro de horas, que não garante a mesma proteção.
As informações do controle de ponto ficam na nuvem. Elas não correm o perigo de manipulação ou de invasões ao sistema.
Além disso, ao contrário do que ocorre em relação às marcações manuais, não há qualquer risco de rasuras ou extravios das informações.
Disponível para trabalhadores externos e em home office
O sistema Oitchau pode ser utilizado por trabalhadores que prestam serviços de modo presencial ou remoto.
Na empresa ele conta com um quiosque de marcação de ponto. Já para quem é externo ou trabalha em home office, há um aplicativo para os registros.
Transparência
O sistema Oitchau garante transparência da empresa com o trabalhador em relação à contabilização e ao pagamento das horas de trabalho.
O colaborador pode acessar sempre que quiser o sistema para conferir os registros e os valores correspondentes.
