Gestão de tempo no Asana: qual a melhor forma de fazer?

Se você e sua equipe utilizam a Asana para gerenciar suas tarefas, sabem o quanto essa plataforma é útil para acompanhar e gerir projetos, mas você sabia que é possível fazer a gestão de tempo no Asana?

Quando falamos em gestão de projetos e otimização da produtividade, o tempo é um dos principais fatores. Afinal um projeto tem data de validade, e quanto melhor o seu tempo é aproveitado, melhor para a equipe e mais satisfatória será a sua entrega.

Pensando nisso, elaboramos esse conteúdo, para que você saiba como e porque fazer a gestão de tempo e produtividade no Asana.

Boa leitura!

O que é a gestão de tempo no Asana?

A gestão de tempo no Asana é o processo de usar a ferramenta de organização de tarefas para mensurar e gerir o tempo gastos em suas tarefas.

Além da simples marcação do tempo, isso inclui a criação de listas de tarefas, atribuição de responsabilidades, definição de prazos e monitoramento do progresso. 

O Asana permite que você visualize todas as suas tarefas em um único lugar, facilitando a sua organização e priorização. 

A ferramenta também permite a colaboração em equipe, priorizando comunicação e a troca de informações entre os membros.

Por que fazer a gestão de tempo dentro do Asana?

Medir o tempo no Asana e otimização a sua gestão através de outras possibilidades que você viu acima são algumas das vantagens notórias desse formato de uso da ferramenta. 

Mas, se você ainda não está convencido sobre esses benefícios, confira algumas outras possibilidades que ganham vida ao se fazer a gestão de tempo na Asana:

• Aumento da produtividade: a gestão de tempo no Asana permite que você interprete as tarefas da sua equipe de maneira eficiente, resultando em um aumento na sua produtividade;
• Redução do estresse: com uma melhor organização dos tempos das tarefas, o gestor pode se sentir menos estressado, pois tem uma visão mais clara do que está sendo feito e quanto tempo cada tarefa está levando;
• Melhoria da comunicação: A gestão de tempo gasto nas tarefas na Asana induz ao trabalho em equipe, onde os profissionais se verão suas atividades encaixadas em um contexto, facilitando a comunicação e a colaboração entre os membros;
• Monitoramento do progresso: com a gestão de tempo na Asana, é possível acompanhar o progresso das tarefas, o que permite identificar problemas e possíveis atrasos;
• Melhoria da qualidade: através da gestão de tempo também é possível priorizar as tarefas e garantir que os recursos sejam usados de maneira eficiente, resultando em melhoria na qualidade do trabalho.

Quais são as vantagens de monitorar o custo e o tempo de projeto?

Além dos benefícios mencionados acima, o monitoramento de tempo pelo Asana ainda permite o acompanhamento de custo e o tempo, que são as duas variáveis mais críticas quando falamos em gestão de projetos.

Assim, gerenciá-las é uma prática essencial para o sucesso de qualquer equipe ou organização. 

Isso porque esse gerenciamento oferece diversas vantagens, como:

• Otimização de recursos, isso porque monitorar o tempo e o custo ajuda a identificar onde os recursos estão sendo alocados de forma ineficiente;
• Melhor planejamento e previsão, já que os dados históricos sobre o tempo e custo dos projetos, as empresas podem prever mais acuradamente os requisitos para projetos futuros;
• Aumento da transparência ao manter registros detalhados de tempo e custo;
• Responsabilidade aprimorada quando os membros da equipe sabem que o tempo e os custos estão sendo monitorados, já que eles tendem a se tornar mais conscientes de como utilizam seu tempo e os recursos da empresa.

Como fazer gestão de tempo no Asana?

Se você já usa a Asana deve estar se perguntando como não encontrou a opção de fazer a gestão de tempo dentro da ferramenta. Na verdade, para conseguir utilizar essa opção você precisará usar uma integração.

Por tanto, para calcular o tempo gasto nas tarefas você precisará usar uma das ferramentas para gestão de tempo no Asana, confira abaixo o que são essas integrações.

O que são as integrações na Asana?

Chamadas também de plugins ou extensões, as integrações na Asana funcionam como uma gama de funcionalidades que podem ser adicionadas à aquelas que já são nativas das ferramentas, permitindo que a equipe acesse diversas informações em uma só interface.

Por exemplo, algumas das integrações mais utilizadas são as de e-mail, como o Gmail e o Outlook, a partir da sua ativação dentro do Asana, o profissional pode ver a sua caixa de entrada sem precisar sair da solução.

Essas integrações podem servir para diversas funções e visam unir plataformas que entregam soluções especificas, é através delas que você poderá fazer a gestão de tempo na Asana.

Qual o melhor plugin do Asana para gestão de tempo?

Agora que você já sabe como gerir o tempo no Asana, vamos te apresentar a melhor integração para isso: o sistema de Timesheets da Oitchau.

Através do Timesheets da Oitchau cada profissional da sua equipe poderá calcular o tempo gasto nas tarefas sem precisar recorrer a aplicativos e sites externos. Além disso, tudo fica gavado dentro do próprio Asana é enviado para que o gestor aprove.

Confira abaixo como fazer ativar a integração de tempo no Asana da Oitchau.

Como utilizar a integração da Oitchau

Para usar o plugin do Asana de medir tempo através da extensão da Oitchau você deverá seguir alguns passos simples:

• Crie sua conta na Oitchau: o primeiro passo é criar a sua conta na Oitchau;
• Habilite o Asana: ainda dentro da Oitchau, cadastre a sua empresa e selecione a funcionalidade de gestão de projetos. Uma série de soluções integráveis com a Oitchau serão apresentadas, seleciona o Asana;
• Convide seu time: antes de ir para o Asana, adicione o seu time que fará o acompanhamento do tempo e os organize conforme o projeto que eles atuam. Nessa etapa, você também pode adicionar o tipo de serviço e o custo de cada hora do profissional;
• Baixe a extensão da Oitchau para seu navegador: uma vez convidado a fazer o uso da ferramenta de Timesheet dentro do Asana, o profissional deve baixar e instalar a extensão da Oitchau para o seu navegador;
• Comece a contar a suas horas trabalhadas: depois disso é só começar a registrar o tempo gasto e cada tarefa dentro do Asana. 

Vantagens de fazer a gestão de tempo no Asana com Oitchau

Descubra mais algumas vantagens em fazer a gestão de tempo no Asana através da integração com a Oitchau:

Monitoramento do custo do projeto

Ao adicionar a informação sobre o custo da hora de cada profissional envolvido em um projeto e somando isso aos gastos com materiais e outras despesas, você terá o custo total do projeto.

Essa informação é ideal para passar uma relação de custos para o cliente e apresentar um orçamento mais preciso para projetos futuros que sejam similares a um já realizado, fazendo, dessa forma, um melhor gerenciamento de custos do seu projeto e garantindo estar sempre dentro do estimado.

Registro do tempo do projeto

A gestão de tempo gasto nas tarefas no Asana não significa que apenas o tempo de cada tarefa será apresentado, é possível visualizar o tempo total gasto por um colaborador e até mesmo o montante do tempo gasto em todo o projeto.

Assim como o custo total do projeto também pode ser utilizado para viabilizar orçamento futuros, o tempo total também é uma informação que pode ser transmitida para que o cliente tenha uma noção do que esperar;

Aprovação rápida das atividades

Realizando a gestão de tempo com a Oitchau, os gestores terão a possibilidade de aprovar as atividades em poucos segundos, permitindo que o profissional dê sequência a suas tarefas e que os demais também saibam que aquela etapa já foi concluída.

Observe os dados certos sobre a produtividade

Com a integração da Oitchau você terá acesso a dados relevantes para tomar decisões estratégicas, como:

• Quem está trabalhando em qual tarefa;
• Por quanto tempo o profissional está executando essa função;
• O custo total desse profissional para o colaborador até agora.

Além disso, as informações do Timesheets podem ser filtradas por:

• Projetos;
• Clientes;
• Colaboradores;
• e localização.

Mais controle sobre o próprio trabalho para os profissionais

As vantagens de utilizar a ferramenta para gestão de tempo no Asana da Oitchau não ficam apenas voltadas para a empresa e os gestores, os profissionais dos diferentes setores que estão atuando no projeto também colhem frutos dessa integração.

Um deles, é conhecimento sobre a própria produtividade, o profissional pode verificar todas as informações sobre as suas tarefas, identificando padrões e implementado planos pessoais para otimizar a sua produção.

Além disso, os dados disponíveis no Timesheets se tornam também um documento para o profissional, que tem como garantir as suas horas trabalhadas e os dias em que ele estava atuando.

Essas informações podem ser utilizadas para demonstrar a empresa uma sobrecarga de trabalho, por exemplo.

Otimize a gestão do seu projeto e das tarefas da sua equipe no Asana

Como você viu, as integrações são a melhor opção para aumentar as possibilidades de uso do Asana, entre essas extensões está a de gestão de tempo e produtividade na Asana da Oitchau.

Com instalação e uso facilitado, essa ferramenta é perfeita para gestores que buscam ter maior controle sobre o andamento do seu projeto e os custos envolvidos.

Além disso, a integração também é benéfico para os profissionais da equipe, que tem maior controle sobre a sua produtividade e uma forma de documentar o andamento do seu trabalho.

Portanto, não deixe para depois, faça agora um teste grátis e veja como funciona a ferramenta: