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Você é o líder de uma equipe e está buscando ferramentas para gerir os projetos e as tarefas dos seus colaboradores? O Asana é uma das principais ferramentas dentre as desenvolvidas para resolver justamente essa questão.
Utilizada por equipes do mundo todo, a solução é perfeita para otimizar a sua gestão através de funcionalidades como listas de tarefas, calendários, e até gestão tempo no Asana – elemento que pode ser adicionado ao aplicativo através de suas integrações.
Com isso em mente, elaboramos esse conteúdo, para que você saiba com propriedade o que é o Asana, para que serve essa ferramenta e como você pode medir o tempo gasto em cada tarefa através dela. Boa leitura!
O que é Asana?
Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas. Ela permite que equipes e indivíduos gerenciem e acompanhem seus projetos e tarefas de forma eficiente e organizada.
O programa inclui recursos como listas de tarefas, tabelas de gantt, calendários, comentários, arquivos anexos e muito mais, permitindo também a colaboração e a comunicação em tempo real.
Outra vantagem do Asana é a possibilidade da sua integração com outras ferramentas, como o Google Drive, Slack, Trello e a Oitchau.
Ela é projetada para ser usada tanto por equipes pequenas quanto por grandes empresas, e pode ser acessada tanto em um navegador quanto por meio de aplicativos móveis.
Para que serve o Asana?
Para que você entenda a serventia do Asana, vamos recorrer às principais funcionalidades do aplicativo:
Criação e gerenciamento de projetos
Uma das principais funções do programa é a gestão de projetos com Asana, para iniciar o processo de gestão de projeto por meio do aplicativo basta clicar no botão de “+” que aparece no topo da página e selecionar a opção “project”.
Após dar um nome para o projeto e inserir sua descrição, você poderá adicionar os membros que fazem parte desse projeto e poderão acessar as suas informações.
Dentro de cada projeto, você poderá inserir as tarefas que serão executadas, as metas e os conjuntos de trabalho. Esses itens podem ser visualizados de diferentes maneiras: lista, quadro, calendário ou cronograma do projeto.
Criando tarefas dentro dos projetos
Como você viu, a Asana funciona por meio das criações de projetos que aparecerão em sua interface, a próxima etapa então é continuar alimentando o programa com as tarefas que farão parte do projeto.
E nessa fase que começa a organização em si, umas das principais serventias da Asana.
Para criar uma tarefa ou “task” basta clicar no símbolo de “+” na parte superior da tela e selecionar o botão que indica a sua criação.
Uma vez criada é possível definir uma descrição para a tarefa, delimitar os colaboradores que irão participar dela, sua data de vencimento, e adicionar:
- Selos, como o de favorito;
- Rótulos, para ajudar a encontrar e organizar as tarefas;
- Criar subtarefas;
- e anexar arquivos.
Integrar a organização do Asana com outras ferramentas
Toda gestão de projetos com Asana pode ser potencializada pela adição de outras ferramentas às funcionalidades nativas das ferramentas.
As integrações, chamadas também de plugins ou extensões, funcionam como complementos a um programa.
Por exemplo, você pode adicionar a integração do Google Drive, dessa forma será possível acessar e enviar os documentos direto pela plataforma, sem precisar abrir outra aba e acessar a plataforma do Google.
Entre as integrações disponíveis para o Asana está a da Oitchau, como você verá logo abaixo.
Como medir o tempo gasto nas tarefas dentro do Asana?
Para medir o tempo gasto nas tarefas dentro do Asana você poderá recorrer a integrações que realizam esse papel, entre elas estão as seguintes soluções:
- Oitchau;
- Timely;
- Velocity;
- PomoDone;
- Outplan.
Cada uma pode contar com seu próprio método e interface, mas a proposta é a mesma, permitir que os colaboradores de um projeto calculem o tempo gasto em cada tarefa que ele executa sem precisar sair da Asana para isso.
Por que utilizar a solução de gestão de tempo da Oitchau?
Se você faz a gestão de projetos com Asana, a Oitchau tem muito a agregar em seus processos, já que ela não é apenas uma simples ferramenta de cálculo de tempo.
A partir do cálculo realizado, os líderes de um projeto poderão colher diversos dados, assim como os colaboradores, para entender como está o andamento do projeto.
Parte desses dados são fornecidos pela própria Oitchau, como tabelas de produtividade, indicação do custo do projeto e como ele está com relação ao seu orçamento estimado.
A equipe não precisa se preocupar quanto a esses dados, eles não precisam ser preenchidos manualmente, basta que cada profissional inicie o relógio quando começar uma tarefa e pare o mesmo quando a finalizar.
A Oitchau também garante que a tarefa possa ser pausada, sem perdas de seu progresso, bastando apenas voltar a ela no relógio e reiniciar a sua contagem quando o colaborador for trabalhar com ela novamente.
Passo a passo de como utilizar a integração da Oitchau no Asana
Para começar a utilizar a solução da Oitchau como parte da sua gestão de tarefas na Asana é muito simples, basta seguir os passos a seguir:
- Cadastre-se na Oitchau e inicie o seu teste gratuito;
- Indique dentro do site da Oitchau que você deseja utilizar a solução de gestão de tempo no Asana;
- Instale a extensão da Oitchau para o seu navegador;
- Convide a sua equipe para utilizar a integração da Oitchau, assim todos poderão monitorar o tempo de suas atividades e checar o seu progresso.
Benefícios do controle de tempo
Ainda não está convencido de que realizar o controle de tempo dentro da Asana pode otimizar a sua gestão de projetos? Confira os principais benefícios dessa prática:
Precisão de gastos
Em um projeto, é comum que existam colaboradores que recebem por hora trabalhada, desempenhando funções por prestação de serviço.
Para saber quanto é devido a esse profissional no final do mês e quanto a sua atuação custou para o projeto, o controle de tempo é fundamental.
Dentro da ferramenta da Oitchau você poderá verificar o custo do projeto em tempo real, quais funções representam o maior gasto e qual é o impacto do tempo nisso.
Os dados sobre os gastos do projeto podem ser apresentados para os clientes e outros gestores.
Orçamento mais eficiente
Imagine a seguinte situação, uma equipe finalizou um projeto e durante todo o seu tempo fez o cálculo do tempo gasto em cada etapa, sabendo também qual foi o tempo total despendido para a realização do projeto.
Como você viu no tópico acima, ao unir o tempo gasto com o custo da hora de cada profissional é possível ter mais clareza sobre os gatos, o que também está presente na finalização do projeto dessa equipe.
Passado um mês da finalização do projeto, um novo cliente pediu um orçamento para um trabalho muito parecido com esse que havia sido realizado anteriormente.
Logo, a empresa terá muito mais base para passar um orçamento fiel, apresentando o tempo estimado que será gasto e o valor aproximado.
Melhor gerenciamento de projetos
A gestão de projetos pode ser amplamente melhorada a partir do controle do tempo, já que a partir dela o gestor poderá identificar possíveis incongruências, como diferença no tempo gasto em uma mesma tarefa por diferentes colaboradores, indicando uma possível dificuldade.
Descobrindo problemas como esse a partir do Timesheets, o gestor terá esses dados como um aliado em seu processo, mantendo o projeto sempre no rumo certo.
Aumento da produtividade
O tempo é um ótimo indicador de produtividade e diversas ações podem ser tomadas a partir de seu cálculo.
Esse é um dos indicadores que também pode ser utilizado para convencer os profissionais a adotarem o controle do tempo feito por tarefas.
Afinal, ele mesmo terá acesso aos seus dados e poderá conferir os dias que foi mais produtivo e traçar planos de ação pessoais para manter um bom desempenho.
É importante lembrar que o cálculo do tempo das tarefas de cada profissional fica visível apenas para quem o gestor permitir, além do colaborador. E, cada nova tarefa finalizada junto ao seu tempo tem de ser aprovada pela liderança antes de ser lançada e documentada.
Maior integração com a empresa
Os próprios funcionários podem sugerir melhorias nos processos da empresa a partir do controle do tempo no Asana.
Por exemplo, um profissional pode perceber que está tendo tempo ocioso e comprovar isso através da sua planilha de horas, ou, embasar para a liderança que a sua equipe está sobrecarregada e precisa de um ou mais profissionais para dar conta de suas atribuições.
Aprimore a sua gestão de projetos
Como você viu, a Asana é uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas que permite que equipes gerenciem de maneira organizada e eficiente os seus projetos.
Entre as funcionalidades disponíveis na Asana está a adoção de integrações, que aumentam as possibilidades de uso da plataforma, entre elas a de gestão de tempo da Oitchau.
Se você gostou desse conteúdo e deseja continuar aprimorando a sua gestão de projetos, confira outros artigos como esse no blog da Oitchau.
