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Uma empresa que atua com projetos sabe que investir em sua organização é primordial, afinal tal tarefa envolve diferentes profissionais que se encarregam de diferentes partes do processo. Uma das formas de tornar essa organização mais fácil é através da matriz de responsabilidades.
Voltada para a organização das responsabilidades de cada profissional dentro de um projeto, a matriz de funções é uma ferramenta que pode servir de apoio durante a execução de um trabalho, auxiliando toda a equipe e deixando claro os papéis.
Sabendo disso, confira o que é a matriz de responsabilidades, qual é a sua função, os seus principais elementos e como você montar a sua. Boa leitura!
O que é matriz de responsabilidade?
Conhecida também como matriz RACI, a matriz de funções e responsabilidades é uma tabela para ser preenchida e compreendida de maneira visual, tendo como principal finalidade a organização dos responsáveis por cada etapa dentro de um projeto.
A matriz de responsabilidades pode ser usada em diversas fases e tipos do projeto, seja para o lançamento de produtos ou o desenvolvimento de softwares.
Apesar de utilizada principalmente na gestão de projetos, ela também tem serventia para a otimização de processos internos de diversos setores, que não necessariamente lidam com esse formato de trabalho.
Qual a função da matriz de responsabilidades em um projeto?
A função da matriz de responsabilidade dentro de um projeto é organizar as suas etapas e a ordenação dos responsáveis por essas etapas.
Esses responsáveis não são apenas os profissionais que ficarão encarregados da execução da tarefa, mas também aqueles que devem ser informados sobre a sua entrega, os consultados, aquele que aprova a entrega da tarefa, entre outros, como você vai ver abaixo.
Elementos da matriz de responsabilidade
Toda matriz de função e responsabilidade começa com um elemento: as atividades que farão parte do projeto.
Ocupando a coluna esquerda da tabela, essas informações são fundamentais para que as responsabilidades sejam atribuídas, sendo muito importante que todas as atividades estejam presentes na tabela, caso contrário falhas de comunicação e erros no projeto poderão acontecer.
Elencar as atividades é uma ação comum para qualquer tipo de matriz de responsabilidade que você decidir implementar, enquanto a forma de distribuir as responsabilidades vai depender do modelo que você escolher.
Modelo RACI
O modelo RACI é o mais comum e por conta disso virou sinônimo de matriz de responsabilidade.
A sigla RACI quer dizer: responsible, accountable, consulted, informed. Traduzindo para o português: responsável, aprovador, consultado e informado.
Essas palavras ou apenas as suas iniciais são os componentes que vão servir para “preencher” a tabela.
Por tanto, sua montagem fica da seguinte forma: na coluna da esquerda são elencadas as tarefas do projeto, na coluna superior ficam todos os envolvidos no projeto, inclusive os gestores.
A partir disso os espaços serão formados, onde cada um ficará vazio para que a responsabilidade do profissional com relação à tarefa dentro do projeto seja preenchida, como você pode ver no modelo abaixo:
Confira detalhadamente qual é a função de cada responsabilidade dentro da matriz RACI.
Responsible – Responsável
O responsável é o profissional encarregado da efetiva execução da tarefa, se tornando o “dono” da tarefa.
Caso exista mais de uma responsável pela execução, é preferível indicar apenas um profissional dentro da matriz como o seu executor, a fim de evitar a perda de foco e facilitar a comunicação.
Nesse caso, o profissional que estiver que indicação de responsável fica sendo o “líder” da execução da ação.
Accountable – Aprovador
O aprovador é um papel desempenhado por alguém com cargo de gestão. Se o responsável é o “dono” da tarefa, o aprovador é o “dono” do projeto.
Sua função, como o nome já diz, é aprovar as tarefas, e conforme o seu formato de avaliação indicar possíveis melhorias ou determinar a ação como terminada.
Consulted – Consultado
O consultado ou consultor desempenha um papel que pode ser externo dentro da matriz de responsabilidades. Ele é um profissional especialista na área que envolve o projeto ou a ação executada pelo responsável.
Como ele tem o caráter de especialista, normalmente essa função é executada por alguém externo à empresa, um prestador de serviços.
Informed – Informado
O informado é aquele que deve saber sobre todos os passos dados dentro do projeto. Quando uma ação começa, quando ela é entregue e como está o seu andamento.
Essa função também pode ser desempenhada por um gestor ou um profissional que fique dedicado a ela, avisando todo o time e as lideranças sobre a mudança de “patamar” de um projeto.
Por exemplo, quando um profissional responsável pela execução da fase de testes termina seu trabalho e entrega para o aprovado que as aceita, o informado deve tomar conhecimento disso, para auxiliar a organização do projeto para a sua próxima fase, o seu lançamento.
Outras siglas
A matriz RACI não precisa necessariamente se limitar as quatros palavras que dão nome a ela, outras também podem ser adicionadas, como:
- Manager – gerente;
- Backup – reserva;
- Notify – notificados;
- Originator – originador
Modelo com verbos
Se você não se identificou com a matriz RACI, mas mesmo assim acha que a matriz de responsabilidades tem serventia para a organização do seu projeto, outros modelos também podem ser aplicados, como o que utiliza verbos diversos.
Os verbos se enquadram na tabela da mesma forma que as siglas se encaixavam, porém, você mesmo pode decidir quais utilizar conforme o foco do seu projeto e atuação.
Comprar, pagar, escrever, responder, executar, analisar, corrigir, avaliar, editar, provar e enviar são alguns dos verbos que podem ser utilizados dentro da sua matriz.
Como fazer uma matriz de responsabilidade?
Agora que você já sabe o que é matriz de responsabilidade, confira um passo a passo de como montar a sua.
Elenque as atividades que farão parte da tabela
Como você já viu, a primeira coluna a ser preenchida dentro da matriz de funções e responsabilidades é das atividades que farão parte do projeto.
Para isso, é necessário ter uma ideia clara sobre o que é o projeto em questão e quais são os seus objetivos.
Como todo o time estará envolvido de alguma forma com as atividades, é fundamental que todo ele participe também da elaboração da lista de atividades.
Indique as partes envolvidas nessas atividades
Após elencar todas as atividades do projeto, é hora de colocar na matriz todos os profissionais que farão parte de alguma forma de sua execução.
Lembre-se, o foco da matriz é deixar claro quais são as atividades a serem executadas por cada profissional dentro de um projeto, por conta disso, é fundamental que todos estejam presentes na matriz, até os minimamente envolvidos.
Monte a matriz
A terceira fase corresponde à montagem da tabela, que pode ser feita tanto a mão em um papel ou em programas amplamente conhecidos, como o Excel.
Preencha a matriz de responsabilidades com as palavras que indiquem a função de cada profissional ou setor
Com a matriz construída e as suas duas principais colunas preenchidas, é hora de completar a tabela com as funções de cada profissional para cada atividade.
Os profissionais devem saber como a divisão está sendo feita e concordar com as suas atribuições.
Outras ferramentas que facilitam a gestão de projetos
Além da matriz de responsabilidade, outras ferramentas também facilitam a execução de projetos de maneira organizada e otimizada, confira algumas delas:
Timesheets
Planilhas de horas, conhecidas como Timesheets, são excelentes para controlar o tempo gasto em cada atividade.
Podendo ser feitas e preenchidas tanto à mão quanto em programas específicos, elas permitem que a produtividade seja mensurada, o projeto possa ter seu custo calculado a partir do tempo e a gestão confira o tempo trabalhado pelos profissionais encarregados.
Programas específicos
Atualmente, diversos programas e aplicativos tem como principal finalidade a gestão de projetos, entre os mais famosos estão o Asana, o Trello e o Notion.
Com funções gratuitas e pagas, eles possibilitam que as estratégias sejam moldadas conforme o andamento do seu projeto e as decisões da sua equipe.
É possível também adicionar plugins dentro desses aplicativos, como o de time tracking, integrado ao Timesheet da Oitchau.
Kanban
Estruturando as tarefas conforme o seu estágio, o Kanban é uma ferramenta prática e fácil de usar, indicando principalmente quais ações ainda vão ser realizadas, as que estão sendo, as que estão em atraso e aquelas que já foram entregues.
Scrum
O Scrum é uma metodologia ágil que divide o trabalho em sprints, execuções rápidas que duram de 1 dia há uma semana.
Essa metodologia pode ser usada de maneira complementar à matriz de responsabilidade, sendo que a cada sprint novo uma nova matriz de responsabilidade é montada.
Aprimore a sua gestão de projetos
A matriz de responsabilidades é um elemento que apesar de ser fácil de montar e colocar em prática, é extremamente útil para a organização de projetos.
Ela pode ser utilizada individualmente ou junto a outras ferramentas que também facilitam a vida do setor.
Se você deseja continuar aprimorando a sua gestão de projetos, confira outros conteúdos como esse no blog da Oitchau.
