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Você sabe como usar o Notion?
Pois saiba que hoje é a oportunidade de mudar isso.
Veja como as equipes e os colaboradores da sua empresa podem usá-lo no dia a dia, e aprenda até a fazer o time tracking no Notion!
Nós separamos dicas de ações que podem ser feitas dentro da ferramenta.
Também, dicas que irão deixar seu trabalho mais organizado e produtivo. Confira!
O que é Notion e para que ele serve?
O Notion é uma ferramenta de organização e distribuição de tarefas. Ele é excelente para equipes cujos componentes não trabalham todos no mesmo lugar e para home office.
A ferramenta se destaca especialmente porque permite que haja o acesso a documentos, agenda e lembretes em um só lugar.
Além disso, mais de um colaborador pode ter acesso às páginas, adicionar comentários ou alterações, assim como somar ao trabalho.
Portanto, trata-se de uma ferramenta que serve para organizar o trabalho e para dar acesso às informações necessárias para executá-lo.
Com isso, ele se tornou bastante popular. Em apenas 1 ano o número de usuários da plataforma passou de 1 milhão para 4 milhões de pessoas.
O Notion, então, ganhou fama ao possibilitar que os colaboradores, mesmo que não prestando serviços na empresa, tivessem acesso a tudo o que precisavam para trabalhar.
Igualmente, porque ele possui uma série de recursos bastante interessantes e que podem facilitar o seu trabalho.
É por isso que mesmo após a pandemia o Notion ainda se mostra como um excelente aliado da execução de tarefas.
Quer saber como usá-lo? Então continue lendo e veja 5 dicas incríveis que vão tornar o seu trabalho ainda mais fácil.
Aprenda como usar o Notion da melhor maneira
Abaixo, confira algumas ações que você pode fazer dentro do Notion.
Também, veja dicas para tornar o trabalho na ferramenta ainda melhor e muito mais ágil.
1. Faça uma lista de tarefas
Ao usar o Notion você pode criar uma lista de tarefas. Afinal, a ideia é realmente facilitar e organizar o trabalho, certo?
Por isso, você deve começar listando suas responsabilidades.
Você pode criar sequências de tarefas diárias, semanais ou quinzenais, por exemplo. A periodicidade é você quem decide.
Para indicar uma lista de tarefas, clique sobre cada item e na opção referentes à colocação como “to-do list”.
Ainda, saiba que é possível criar subtarefas. Para isso, clique em TAB. Viu como é simples?!
2. Compartilhamento de páginas
Outra ação que facilita o seu uso do Notion é o compartilhamento de páginas e documentos com sua equipe ou com outros colegas da empresa.
Para isso, você criará um link de acesso. Ao fazê-lo, é possível determinar limitações do alcance dele. Por exemplo, é possível dar permissão ou não para a realização de edições.
Igualmente, é possível conceder ou não a autorização para que quem esteja com o link em mãos faça comentários, duplique a página ou apenas a visualize.
Para isso, basta clicar no ícone de compartilhamento (três pontinhos) que está presente no canto superior direito da página. Depois, escolha o alcance do link.
Isto é, determine se quem acessar a página por meio dele poderá ou não fazer alterações nela. Depois, basta repassar o link para frente.
3. Integre o Notion ao Google Drive
Nossa terceira dica de como facilitar o uso do Notion no dia a dia se refere à integração dele com o Google Drive.
Afinal, essa ferramenta de organização das tarefas permite a integração com outros programas.
Ao integrá-la com o Google Drive, torna-se possível ter acesso a documentos de modo mais rápido e facilitado. Assim, economize tempo e promova mais organização.
Para fazer essa integração, clique em “Configurações e membros” no menu à esquerda da página do Notion.
Em seguida, clique em “Meus aplicativos conectados” > “Google Drive”. Faça o login e depois selecione documentos e arquivos que você deseja incorporar à ferramenta.
4. Ative lembretes
Quer ter a certeza de que não se esquecerá de nenhum compromisso importante? Então ative lembretes no Notion.
Com isso, a ferramenta lhe enviará uma notificação avisando da proximidade do compromisso ou da entrega das atividades.
Isso se torna possível pela opção “Reminder”, que pode facilitar a sua vida e evitar a perda de prazos, por exemplo.
Mas como fazer? Pois bem, primeiramente acesse o documento. Depois, selecione a data desejada para receber o lembrete. Clique na tag azul que surgirá na tela.
Determine o texto do lembrete, assim como configure-o para estabelecer os horários e dias exatos em que ele entrará em ação.
5. Faça o controle de tempo das atividades
Não basta organizar suas atividades. Também é necessário acompanhá-las e monitorá-las quanto ao tempo.
Embora o Notion não possua uma ferramenta interna para a contagem do tempo gasto em cada ação, você pode contar com a Oitchau.
A nossa ferramenta permite que você tenha completa noção de quantas horas ou minutos foram gastos para a execução de cada tarefa.
Isso é interessante por inúmeros motivos, tais como:
- Controle da execução das atividades;
- Acompanhamento da produtividade;
- Determinação de valores por atividade, etc.
Considere, por exemplo, que quando você não sabe quanto tempo é gasto em cada atividade também tende a não saber exatamente como cobrar clientes pela entrega dela.
Afinal, o preço envolvido em um serviço ou produto também envolve o seu desenvolvimento e a concepção. Por isso, o tempo das atividades deve ser conhecido.
Em caso contrário é possível que uma atividade que demanda muito tempo de suas equipes não tenha a contrapartida financeira necessária, e vice versa.
A ferramenta da Oitchau, o time tracking, que facilita o uso do Notion é bastante simples de utilizar.
Ela se entrega perfeitamente a ele, bem como a outros programas de controle de atividades.
Após a integração, o uso é bastante intuitivo. Assim, basta indicar em que momento se está começando uma atividade ou passando-se à outra.
A ferramenta permite a execução de mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Você pode simplesmente interromper uma (indicando isso) para dar início à outra e depois retornar à primeira.
