Qual a melhor maneira de acompanhar a sua produtividade no Asana?

Dentre os diversos programas de gestão de projetos, equipes e tarefas, certamente o Asana é um dos mais populares. Mas você sabia que existe uma maneira de acompanhar a produtividade na ferramenta, integrando o aplicativo com outra solução?

É isso que você vai descobrir hoje, além de entender melhor o que é esse programa e qual é a importância de medir a produtividade, seja a sua própria ou da sua equipe. Boa leitura!

O que é o Asana?

O Asana é um programa desenvolvido para facilitar a gestão de projetos, equipes e tarefas, através de diversas funcionalidades presentes em sua interface, e da possibilidade de seu uso por grandes equipes.

Podendo ser utilizado tanto na web, quanto em aplicativos para iOS e Android, o Asana é ideal para equipes que desejam integrar suas tarefas e melhorar sua entrega por meio da produtividade e da organização.

Confira quais são as principais funcionalidades que permitem o acompanhamento de tarefas no Asana:

• Quadros: inspirado no Kanban, o Asana permite que atividades sejam criadas em um quadro, que podem ser arrastadas e soltas pela tela, facilitando uma visão panorâmica e organizada do projeto;
• Detalhamento: ao criar uma tarefa, a ferramenta permite que detalhes sejam escritos dentro dela, facilitando a sua micro fragmentação e a explicação do que está sendo ou vai ser realizado.
• Atribuição de tarefas: as tarefas criadas dentro do quadro podem ser compartilhadas com os responsáveis pela sua realização, basta que a pessoa também esteja utilizando a ferramenta;
• Prazos: além da atribuição de responsáveis, o acompanhamento de tarefas no Asana também pode ter os seus prazos definidos, podendo ser divididas com marcadores que indicam para quando a tarefa é, como “hoje” ou “mais tarde”;
• Prioridades: como as atividades podem ser arrastadas e receber classificações dentro do quadro, é fácil visualização que indica o seu nível de urgência, possibilitando sua organização por prioridade.
• Calendário: o calendário disponível dentro da ferramenta permite a visualização das tarefas a serem entregues em cada data e a inclusão de outros compromissos, como reuniões.
• Comunicação: dentro do programa você também encontrará uma caixa de entrada, onde você pode receber e enviar mensagens direcionadas para outros profissionais que também estão atuando no projeto.

Após conhecer todas essas funções, você deve estar imaginando não haver nada para ser melhorado em termos de produtividade no Asana. Mas, um detalhe importante pode determinar a diferença na hora de realizar o acompanhamento, seja do seu trabalho ou da sua equipe.

Confira qual é esse detalhe no tópico abaixo.

A melhor maneira de acompanhar a produtividade no Asana é através de um Time Tracking

A melhor maneira de acompanhar a produtividade no Asana é através da utilização de um Time Tracking por meio de um aplicativo que pode ser integrado ao programa.

O Time Tracking permite o cálculo de tarefas no Asana, e outros programas similares de gestão de tarefas e equipe, ao combiná-lo com as outras funções da ferramenta.

Realizando a otimização de tempo no Asana, e conhecendo os dados relacionados ao seu cálculo, a equipe terá um panorama sobre a sua produtividade, entendendo quais são as atividades que também levam mais tempo e quais são as suas relações com os seus custos.

Você pode até utilizar alguma ferramenta externa ao Asana para calcular o seu tempo de trabalho, como um cronômetro ou até mesmo o método pomodoro. Porém, o diferencial do Time Tracking é que ele está dentro da ferramenta e possui funções pensadas para ela.

Por tanto, se você está executando diferentes atividades, que devem ter o seu tempo calculado conforme sua individualidade, você pode transitar entre elas, pausando o seu tempo e reiniciando, sem que o progresso seja perdido.

Além disso, os relatórios de produtividade no Asana, gerados a partir do conhecimento do tempo gasto, ajudam na melhora do trabalho e na entrega de um produto compatível com as expectativas do cliente.

Como utilizar um Time Tracking no Asana?

Como você viu, apesar de ser a melhor forma para acompanhar a produtividade no Asana, o Time Tracking não é uma função nativa do programa, sendo, a ferramenta de controle de tempo da Oitchau sua melhor opção para calcular as horas e aumentar o desempenho.

Totalmente integrada com o Asana, o Timesheets da Oitchau conta com todas as soluções apontadas no tópico acima, inclusive a apresentação de relatórios sobre a produtividade.

Quais as vantagens de acompanhar a produtividade dos colaboradores por meio do Time Tracking

A otimização de tempo no Asana, através desse cálculo pelo Time Tracking da Oitchau, é um passo importante para empresas que desejam aumentar os seus níveis de produtividade.

Ao escolher focar na melhora da produtividade no Asana, acompanhando o tempo gasto nas tarefas, a empresa estará:

• Avaliando o desempenho da equipe: o Time Tracking é uma excelente métrica para medir o desempenho da equipe, seja individual ou na totalidade.

Ao analisar o tempo gasto em cada ação, é possível observar se o profissional está mais lento ou mais rápido do que nos dias anteriores, analisando também quais fatores contribuem para esse comportamento.

• Prioridades conforme o tempo: após certo tempo calculando o tempo gasto nas atividades, e melhorando sua produtividade no Asana, você saberá quais atividades demoram mais para serem executadas, traçando um paralelo de importância da entrega com o tempo que ela necessita;
• Maior responsabilidade com as tarefas: ao ter de controlar o tempo, é comum que fiquemos mais responsáveis por elas, evitando distrações e a procrastinação;
• Cobrança e pagamentos: sabendo quanto tempo um projeto levou para ficar pronto, fica mais fácil fazer a sua precificação para os clientes. Esse dado também facilita planejamentos futuros para projetos similares, que podem ter o seu tempo estipulado.

Além disso, empresas que realizam pagamentos de profissionais que recebem por hora, prestadores de serviço, podem fazer isso com base no cálculo do tempo e produtividade no Asana.

Aprimore seu entendimento sobre a gestão de tempo

Se você ainda não tem certeza sobre a inclusão de ferramentas de gestão de tempo a sua organização, como o Time Tracking da Oitchau, confira outros conteúdos sobre o tema em nosso blog e tire as suas dúvidas!