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Nos últimos anos vem crescendo no Brasil a demanda por serviços terceirizados, o que, por consequência, eleva a necessidade da gestão de terceiros.
Na hora de escolher o caminho da terceirização, é comum que os benefícios sejam visualizados, como a economia nos processos seletivos, nos treinamento e na manutenção do conhecimento e dos equipamentos utilizados por quem faz o trabalho externo.
Porém, visar apenas a vantagem da economica pode gerar dores de cabeça para a marca. Para evitar problemas e garantir que os trabalhos cumpram o papel para que foram contratados, é necessário realizar uma ótima gestão de terceiros.
Confira mais sobre essa prática, como realizá-la e de que forma a introduzir no ambiente interno. Boa leitura!
O que é gestão de terceiros?
A gestão de terceiros é uma prática realizada por empresas que desejam garantir a qualidade do trabalho prestado por terceirizados, sejam outros negócios parceiros ou prestadores de serviço individuais.
Essa gestão está altamente ligada ao compliance da empresa, afinal, não é porque o profissional não “pertence” ao seu negócio que ele não deve seguir suas normas e a legislação específica.
O compliance é o conjunto de padrões estabelecidos, regulamentos externos e internos, leis e instrumentos da ética profissional que moldam o formato de agir da empresa, e, nesse caso, os terceirizados também devem seguir.
Portanto, podemos classificar a gestão de terceiros como a área da empresa dedicada a fazer com que os profissionais externos sigam o compliance e tragam os resultados esperados.
Essa gestão envolve alguns limites, que se encontram principalmente na Lei nº 13.429, de 2017.
Legislação
Até 2017, as empresas tinham a possibilidade de contar com terceirizados apenas para as atividades-meio, ou seja, aquelas que não eram vitais para entrega do produto, como serviço de limpeza e segurança.
Desde a homologação da lei, as empresas também podem contratar terceirizadas para exercer suas atividades-fim, como a contabilidade, o RH e até mesmo atuar no chão de fábrica.
Além dessa mudança na terceirização, outros apontamentos da Lei nº 13.429 auxiliam na hora de determinar como a gestão de terceiros vai ocorrer:
- A gestão de riscos de terceiros fica por conta da empresa contratante, caso a atividade seja exercida em espaço cedida por ela;
- A contratante está autorizada a utilizar os terceirizados apenas para as funções descritas no contrato;
- Fica como responsabilidade o pagamento dos encargos trabalhistas enquanto os terceirizados estiverem desempenhando suas funções para ela;
- Os débitos da empresa terceirizada são de responsabilidade subsidiária da contratante. Por tanto, se um trabalhador não receber os devidos pagamentos da empresa especializada em terceirização, quem terá de arcar com eles é o contratante.
Benefícios da gestão de terceiros
Agora que você já sabe o que é a gestão terceiros, conheça alguns benefícios de realizá-la:
Diminuição de custos
Processos que não são acompanhados ou sequer estabelecidos tendem a ser mais custosos. Se a empresa está optando pela terceirização é porque de alguma forma esse caminho é mais vantajoso para ela, representando principalmente uma maior economia.
Porém, apenas contar com parceiros que irão prestar serviços para você não significa que os custos automaticamente cairão.
Sem uma gestão de terceiros eficiente, os terceirizados podem acabar prejudicando a marca, ao realizar um trabalho desconexo com a cultura da empresa e que não visa produzir os mesmo resultados que um profissional interno da empresa alcançaria.
Menores chances de erros e retrabalhos
Ao acompanhar de perto aquilo que os terceirizados estão fazendo, o setor também diminui a chance de que erros e retrabalhos aconteçam.
Novamente, um profissional externo ao não receber as orientações corretas e com constância acabará fazendo aquilo que ele sabe fazer, porém, de maneira despersonalizada, sem considerar a realidade e a necessidade da marca.
Por conta disso, os erros tendem a acontecer, fazendo a empresa correr atrás do prejuízo posteriormente.
Contratações e acordos assertivos
Para garantir que os serviços terceirizados ocorrerão de maneira benéfica e produzirão resultados, é fundamental que a empresa ou o profissional contratado seja séria e que o contrato deixe claro quais as atribuições a serem cumpridas.
Fechar essas parcerias e produzir esses acordos assertivos são práticas que serão atingidas a partir de uma gestão de contratos de terceiros empenhada em encontrar as melhores oportunidades.
Seguimento das leis
Acima você pode verificar qual é a lei que regulamenta a contratação de terceirizadas no Brasil, e parte da gestão desse modelo de atuação está vinculada como o cumprimento dessa legislação.
Ao não se atentar ao que diz a lei, a empresa estará correndo o risco de cometer erros e sofrer sanções jurídicas que, novamente, podem impactar financeiramente.
Riscos de contratar terceirizados sem fazer a gestão
Você já conheceu parte dos benefícios de realizar a gestão de terceiros, confira agora quais são os riscos que a sua empresa estará correndo quando opta por contratar trabalhadores externos, mas não realizar a gestão.
Vazamento de dados
Uma das garantias de dedicar esforços para a gestão de contratos de terceiros é o fechamento de contratos com empresas com boa reputação no mercado e que se comprometem a realizar um trabalho sério.
Sem a pesquisa minuciosa que busca checar as referências e indicações dos futuros parceiros, o negócio passa a correr riscos ao estar trabalhando com pessoas que podem inclusive ser mal-intencionados.
Um desses riscos é o vazamento de dados, que pode ser facilitado ao permitir que trabalhadores externos que não tem seu compromisso comprovado façam parte da estrutura do negócio.
Risco a operação
A falta de um treinamento e orientações adequadas pode representar riscos à operação da empresa.
Imagine o seguinte cenário, a empresa conta com profissionais que são terceirizados e outros que não são.
Porém, algumas etapas do trabalho ocorrem em dependência uns dos outros.
Enquanto o trabalhador interno que passou por treinamentos e conta com uma gestão em cima de si entrega o esperado, o trabalhador externo que não está sendo gerenciado entrega de forma errada as suas tarefas, representando uma ruptura na operação.
Reputação da empresa
Uma das missões da gestão de contrato de terceiros é garantir que os terceirizados, ao estarem atuando dentro do negócio, se percebam como representantes da marca também, evitando que a reputação do negócio passe a cair.
Ruptura do compliance
Nós já falamos aqui sobre o compliance e a sua relação com a gestão de terceiros, ao não realizar a administração, o trabalhador terceirizado pode acabar não cumprindo os procedimentos e infringindo leis, levando a uma ruptura no compliance.
Riscos financeiros
Todos os riscos somados podem levar ao dano financeiro, a energia e o tempo gasto para a resolução de cada um deles custa dinheiro.
Quanto maior o tempo despendido para a resolução do erro, maior o montante gasto.
Como fazer a gestão de terceiros?
Você já deve estar bem convencido da importância de realizar a gestão de terceiros, seja para garantir os seus benefícios ou evitar os seus riscos. Confira agora, etapa por etapa, como fazer essa gestão.
1 – Entender quais setores precisam e podem ser terceirizados
A primeira etapa relacionada à gestão de terceiros é a própria decisão de terceirizar alguma função ou setor.
Para isso, a empresa deve recorrer a uma pesquisa focada em encontrar os prós e os contras da terceirização e saber quais são os setores que podem receber esse modelo de trabalho.
Por exemplo, o negócio deseja terceirizar o seu setor contábil visando principalmente a economia, porém, na pesquisa, ficou constatado que demitir os trabalhadores do setor representaria um custo alto, tornando a terceirização uma má ideia ou a ser realizada gradualmente.
2 – Escolher dentre os fornecedores
Você já decidiu quais funções serão terceirizadas e sabe quais são os benefícios que deseja colher a partir dela, a próxima etapa é realizar uma análise minuciosa dos fornecedores.
Seja uma empresa especializada em terceirização ou um prestador de serviço, a pesquisa deve ser focada em encontrar o melhor parceiro, incluindo entrevistas com o fornecedor e com outros clientes dele.
3 – Integrar o novo parceiro
Feito o acordo – sem esquecer do contrato que deve demonstrar tudo o que o seu negócio espera dos terceirizados – é hora de apresentar a empresa para os novos colaboradores, a empresa, as suas atribuições e os compromissos.
Essa etapa corresponde à apresentação do compliance em geral, logicamente sem esperar que eles decorem todas as etapas, mas sim para saberem sobre quais aspectos o seu trabalho será gerenciado e cobrado.
4 – Apresentar a cultura
Além de apresentar a função e os processos que compõem o cargo a ser exercido pelo terceirizado, ele também deve ficar a par da cultura organizacional da empresa, conhecendo quais são os aspectos que formam a atuação da marca e sua visualização pelo público externo.
5 – Utilize indicadores de desempenho específicos para os terceirizados
Assim como os setores da empresa têm os seus próprios indicadores de desempenho, o ideal é que os terceirizados também tenham os seus metrificados pela gestão de terceiros.
É importante checar também a satisfação deles, o que impacta diretamente a produtividade, além de metrificar os resultados que os terceirizados estão gerando e a economia alcançada a partir deles.
Procure pelo custo benefício
Idealmente, a gestão de terceiros deve ser feita por gestor focado a essa tarefa, que terá uma equipe à sua disposição para garantir a qualidade dos serviços prestados.
A marca que opta por esse modelo deve ter sempre em mente que ele visa o melhor custo benefício e que sem atingi-lo não faz sentido contar com trabalhadores externos.
Por tanto, os terceirizados devem estar entregando bons resultados e gerando economia.
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