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Aprenda a fazer o cálculo de horas consumidas nas atividades e otimize o tempo da sua equipe.
Saber quantas horas os colaboradores estão consumindo em cada atividade é fundamental para a tomada de decisões em empresas que aplicam a metodologia ágil.
A partir deste cálculo será possível determinar com maior facilidade onde os profissionais gastam a maior parte do tempo e como isso impacta a produtividade e os custos da empresa.
Pensando nisso, elaboramos um artigo para que você tire as suas dúvidas e entenda como fazer o cálculo de horas consumidas nas atividades internas do seu negócio ou setor, boa leitura!
Como fazer o cálculo de horas consumidas nas atividades dos colaboradores?
Vamos direto ao ponto, a melhor forma de fazer o cálculo de horas consumidas nas atividades dos colaboradores é através dos Timesheets.
Se traduzido literalmente, o termo quer dizer planilha de horário, e tem ganhado cada vez mais fama por conta da introdução da economia de projetos nas empresas.
Como funcionam os Timesheets?
Para calcular as horas consumidas nas atividades através dos Timesheets basta marcar o horário em que uma atividade teve início, e posteriormente o seu fim, sendo o resultado dessa janela o tempo gasto na atividade em questão.
Muito simples, não é mesmo?
Apesar da simplicidade a metodologia não deve ser negligenciada, os Timesheets existem justamente por representarem uma ideia diferente a da jornada de trabalho.
Confira o exemplo abaixo para entender um pouco mais do funcionamento da metodologia:
João trabalha em uma agência e faz parte do time de desenvolvimento de diferentes projetos para diferentes clientes.
Ao chegar no trabalho ele bate o ponto, indicando o início do seu horário de trabalho, e ao sair repete o procedimento, assim como nos intervalos.
Esse período representado pelo ponto não é um Timesheet, já que dentro desse período João pode mudar de funções, participar de reuniões, auxiliar os seus colegas, etc.
Agora imagine que às 13 horas nosso personagem iniciou a elaboração de um serviço para um cliente específico, e realizou essa função até as 15:30.
Esse tempo de 2:30 é um Timesheet, ele indica com exatidão quantas horas João consumiu para realizar uma atividade.
Onde fazer esse cálculo?
O cálculo de horas consumidas nas atividades foi feito manualmente durante anos, em planilhas impressas ou documentos simples a serem preenchidos no computador.
Você pode fazer o mesmo se julgar que as necessidades da sua equipe cabem nesse modelo.
Porém, assim como diversos outros processos os Timesheets também se modernizaram, e a partir deles surgiram softwares que agregam a metodologia outras funcionalidades.
É o caso da ferramenta de gestão de projetos e Timesheet em tempo real da OiTchau.
Através dela você poderá, além de calcular as horas consumidas nas atividades, saber:
- Quais colaboradores estão trabalhando em tempo real;
- Em qual dos projetos o profissional está atuando no momento;
- Quantas horas ele está destinando a tarefa;
- Em que local ele está trabalhando;
- O custo total da tarefa em andamento ou que já foi finalizada.
Com todas essas funcionalidades, o programa é ideal para empresas que atuam com times remotos ou com profissionais que executam funções externas à sede do negócio.
Benefícios de calcular as horas consumidas nas atividades
Agora que você já sabe como fazer o cálculo das horas consumidas nas atividades, confira alguns dos principais benefícios da implementação do método:
Otimiza o tempo da equipe
O profissional que sabe quanto tempo gasta para realizar cada uma de suas atividades consegue organizar a sua agenda de maneira efetiva, otimizando o seu tempo e apresentando um melhor desempenho.
Essa otimização do trabalho através do cálculo de horas consumidas nas atividades é importante também para que a empresa saiba quanto tem de pagar para o colaborador, no caso em que ele é contratado por projeto ou como Pessoa Jurídica.
Auxilia na obtenção dos gastos de um projeto
Sabendo quantas horas foram gastas em cada atividade, fica fácil também calcular o tempo gasto em todo um projeto.
A partir desse resultado, a empresa pode introduzir no cálculo outros fatores além do custo de tempo dos colaboradores envolvidos, mas também outros gastos do período, como a luz e outros materiais que tenham sido utilizados.
Melhora a percepção dos clientes
Sabendo qual foi o custo detalhado de um projeto através do cálculo de horas consumidas, a empresa também pode apresentar para o cliente esses resultados, justificando o preço a ser cobrado junto ao esforço desprendido para a execução do projeto.
Prepara a empresa para desafios futuros
Por fim, um negócio que sabe quanto tempo é consumido em cada uma de suas atividades tem maior facilidade para se organizar e se planejar para os seus desafios futuros.
Continue aprimorando o seu conhecimento sobre a gestão de projetos
Como você viu, fazer o cálculo de horas consumidas nas atividades dos colaboradores é uma atividade importante para quem deseja planejar e executar projetos com eficiência.
Se você deseja continuar aprimorando o seu conhecimento sobre a gestão de projetos, não deixe de conferir outros artigos sobre a área no blog da OiTchau!
