Comunicação assíncrona e síncrona

Saiba qual é a diferença entre a comunicação assíncrona e síncrona, e como escolher entre as duas conforme as necessidades da equipe.

Com a reorganização do trabalho por conta da pandemia da Covid-19, as formas de comunicação entre as equipes de trabalho ganharam mais força nos meios remotos.

É papel dos gestores organizar essa comunicação através dos canais corretos e de maneira que elas possuam uma diferenciação: as que devem ser respondidas no momento e aquelas que podem ser visualizadas e respondidas posteriormente.

Para fazer isso com eficiência é necessário saber a diferença entre comunicação assíncrona e síncrona, o que você verá a seguir. Boa leitura!

O que é a comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é aquela que não é feita em sincronia, ou seja, a interação não é feita em simultâneo.

Exemplos de comunicação assíncrona: conversas por email e WhatsApp.

No ambiente organizacional da empresa, a comunicação assíncrona deve ocorrer de maneira organizada. 

Por exemplo, é comum que uma conversa por email não seja respondida em simultâneo. Mas deve se estabelecer um tempo de resposta, conforme a urgência da mensagem.

Continue sua leitura para aprender a organizar os meios de comunicação assíncrona e síncrona.

O que é a comunicação síncrona?

Já a comunicação síncrona acontece em simultâneo, ou seja, as respostas são dadas conforme a conversa ocorre, em um curto espaço de tempo.

São exemplos de comunicação síncrona conversas no ambiente presencial, chamadas de vídeo e conversas por telefone.

Elas representam um menor desafio quando comparadas com a comunicação síncrona, já que as conversas em sintonia fazem parte da natureza do ser humano.

Qual a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?

Como você viu, a principal diferença entre a comunicação assíncrona e síncrona é que a primeira indica uma mensagem que não vai, ou não precisa, ser respondida de imediato. Já a síncrona são as mensagens respondidas em simultâneo.

Como e quando utilizar a comunicação assíncrona e síncrona

Agora que você já conhece a comunicação assíncrona e síncrona, confira algumas dicas para utilizar as duas com eficiência no dia-a-dia de uma equipe.

Determine quando e em quais canais cada uma das comunicações vai ser utilizada

A primeira coisa a se fazer após saber diferenciar e decidir implementar a comunicação assíncrona e síncrona é organizar as duas.

Isso não significa burocratizar o seu uso, mas sim delimitar regras para que elas funcionem bem.

Vamos selecionar os seguintes meios de comunicação para utilizar como exemplo:

• Ferramenta de chamada de vídeo;
• Ligações via celular;
• Slack;
• Trello;
• WhatsApp;
• Email.

Esses são os canais que a empresa utiliza, agora é hora de dividir aqueles que representam cada formato de comunicação e para que eles devem ser utilizados:

• Ferramenta de chamada de vídeo – síncrona, utilizado para reuniões que envolvem planejamento;
• Ligações via celular – síncrona, utilizado para emergências;
• Slack – síncrona, discussões e trabalhos em equipe durante o horário do expediente ou quando o projeto está sendo desenvolvido;
• Trello – assíncrona, documentação do que foi planejado, discutido em reunião, e realizado durante o dia;
• WhatsApp – assíncrona, assuntos menores e conversas fora do horário do expediente;
• Email – assíncrona, direcionamentos individuais que já foram previamente discutidos.

Lembrando que esse é apenas um exemplo. Uma empresa pode, se assim decidir com os colaboradores, que o WhatsApp é um canal de comunicação síncrona durante o expediente.

Durante a comunicação assíncrona foque em mensagens efetivas

Como ao utilizar a comunicação assíncrona você não terá a resposta no momento, é fundamental investir em mensagens claras e que muitas vezes não vão gerar uma conversa.

Evite o erro de começar uma conversa em meios assíncronos com mensagens “burocráticas” como: 

• Oi!
• Oi, tudo bem?

Vá direto ao assunto e seja o mais direto possível.

Pense que a mensagem não será lida no momento, deve conter o máximo de informações possíveis e não será utilizada para uma eventual tomada de decisão.

Dentre os exemplos citados acima, um email que apenas confirmará aquilo que foi discutido e já decidido em reunião, precisará de no máximo uma confirmação de recebimento.

Saiba dosar a comunicação síncrona

Após ler esses direcionamentos sobre a comunicação assíncrona, você pode estar pensando que os meios síncronos são mais simples, tomando algumas decisões como:

• Realizar reuniões para diversos assuntos;
• Manter a equipe em uma chamada de vídeo durante todo o expediente.

Porém, isso também é um erro, e que pode afetar diretamente a produtividade.

A comunicação síncrona deve ser utilizada em momentos específicos e necessários.

É preciso também de organização, a não ser que seja uma urgência, delimitando a pauta da comunicação.

Uma reunião de daily scrum, por exemplo, pode acontecer tanto presencialmente quanto por vídeo, e mesmo sendo síncrona, não precisa ser longa.

No caso de um canal síncrono utilizado durante o expediente, como o já citado Slack, é necessário também que o seu uso seja feito com bom senso, sabendo que cada mensagem direcionada a um colaborador interromperá o seu trabalho.

Continue facilitando os processos de comunicação da sua empresa

A comunicação é uma etapa fundamental para garantir que todas as decisões sejam tomadas em conjunto e que cada colaborador saiba exatamente o que fazer.

Saber diferenciar e utilizar a comunicação assíncrona e síncrona é um conhecimento que facilita justamente essa comunicação, aproximando os profissionais dos objetivos de maneira clara.

Se você quer continuar aprimorando o seu processo de gestão de pessoas, não deixe de acompanhar outros conteúdos como esse no blog da OiTchau.