Como preparar a equipe para usar uma nova ferramenta de gestão

Quando se trata de tecnologia, as empresas precisam se adaptar às novas mudanças e exigências de mercado. Em que tudo se torna mais ágil e de maior qualidade. Por isso, algumas ações devem ser feitas ao apresentar à equipe uma nova ferramenta de gestão.

É preciso ter treinamentos, onboarding, a plataforma deve ser intuitiva para facilitar o trabalho cotidiano, por isso os colaboradores vão criando familiaridade aos poucos, para assim dominá-los e realizar as tarefas com mais eficiência.

Mas  surgem dúvidas de como preparar a equipe para usar uma nova ferramenta de gestão, como proporcionar treinamentos válidos, gerar engajamento para que se interessem em aprendê-la e principalmente, colher frutos desse investimento.

Neste texto, te contaremos como preparar a equipe e quais são as principais ferramentas de gestão que atuam de maneira intuitiva e remota.

O que é uma ferramenta de gestão?

São metodologias e modelos, utilizados em plataformas para auxiliar a empresa no monitoramento de ações e controle de projetos, com o intuito de gerar mais produtividade e autonomia aos colaboradores.

Além disso, é uma boa maneira de criar estratégias corporativas, para obter os melhores resultados possíveis e ter mais interação com a equipe. Para ter menos falhas e mais sucessos a cada entrega.

Quais são as principais ferramentas de gestão?

As mais utilizadas são aplicadas com mais facilidade e costumam já ser do conhecimento dos colaboradores, porém tudo vai depender de qual plataforma será utilizada para a aplicação.

Confira as principais ferramentas de gestão a seguir:

Metodologias ágeis

Com o objetivo de agilizar processos tanto de tarefas, como reuniões e acompanhamento de ações, as metodologias ágeis são muito utilizadas para a aceleração de projetos e otimização de tempo.

Para as reuniões, chamada de daily, é recomendado que sejam feitas diariamente por um período de 15 min, para pequenos alinhamentos e trocas entre a equipe, o que evita o acúmulo de dúvidas e orientações, além de não ocupar muito tempo na agenda;

O kanban que é um quadro de tarefas, que mostra o que será feito, o que está em andamento e o que já foi entregue.

Todas as tarefas precisam passar por essas colunas, e assim tornar mais visual e facilitado a visão do gestor, de quais responsáveis entregaram as tarefas e quais ainda podem ter dificuldades na execução.

E além da metodologia ágil. existe outros processos que podem ser aplicados como:

• 5W2H – Consiste nas perguntas: quem?, o quê?, quando?, onde?, por que?, quanto custa? e como?. Que resumem as ações principais de um trabalho, indicando responsáveis, etapas, orçamentos e localidades;
• Ciclo PDA – planejamento, realização, verificação e ação. Que também apresentam etapas de projetos, inclusive similares ao kanban, porém mais voltado aos processos de maneira geral;
• KPIs – indicadores-chave de de performance, através de dados indicam o desempenho da empresa durante o desenvolvimento dos projetos;
• Análise SWOT – para realizar uma análise constante de como a empresa está em 

relação aos seus diferenciais (força), possibilidade de investimentos (oportunidades), fluxo de caixa ou rendimentos (fraqueza) e diante da concorrência (ameaças);

Principais maneiras para preparar uma equipe a uma nova ferramenta

Agora que você já conhece algumas ferramentas utilizadas, precisa definir de que maneira isso será passado aos seus colaboradores, para que eles se familiarizem e consigam ter autonomia ao realizar as tarefas por meio delas.

• Pesquisar quais ferramentas atendem a necessidade da empresa, funcionem em nuvem, para não depender de armazenamento e nem dificultar o acesso a ela;
• Criar um planejamento de implantação da ferramenta, após definir prazos e colocá-los em um cronograma, para definir em quais datas será feita cada ação de onboarding.
• Começar a fazer treinamentos, através de testes e começar por partes, conhecer a capacidade do time ajuda a definir quantas tarefas podem fazer por semana, e principalmente verificar se não há desvio de função ou excesso de tarefas. 
• Caso haja sobrecarga, as entregas sofrerão perda de qualidade e atrasos, e esse pode ser o momento de distribuir tarefas ou gerar novas contratações.
• Defina quais entregas são mais urgentes e importantes, para terem prioridade e serem feitas primeiro, isso melhora na organização como um todo;
• Fazer um acompanhamento no primeiro mês, propondo a utilização diária da ferramenta com o apoio do gestor, e fazer testes deixando-os moverem sozinhos, para irem entendendo aos poucos;
• Monitore cada etapa, para observar quais são as dificuldades em comum ou se já conseguiram a autonomia rapidamente para o desenvolvimento;
• Deixe feedback em aberto, para saber sugestões de melhorias na aplicação e até mesmo se a ferramenta está melhorando o trabalho dos colaboradores e otimizando o tempo deles.

Qual a importância de preparar a equipe para uma nova ferramenta?

Os colaboradores terão mais autonomia no controle das próprias tarefas, podendo se organizar sobre os prazos e ter mais clareza do que deverá ser feito durante aquele período, para que busque pedir ajuda ou solicitar novos prazos caso necessário.

A empresa só terá benefícios com essa aplicação, pois terá mais visão sobre a capacidade do time, do que eles entregam e em quanto tempo, para poder exigir dentro disso e conquistar o melhor de cada colaborador.

O que contribui para o desenvolvimento interno, pois uma equipe organizada e bem treinada, estará disposta e motivada a realizar as entregas de projetos de maneira mais eficiente e qualificada.
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