eSocial: Quais mudanças para as empresas

O eSocial é uma plataforma pública de escrituração digital que surgiu para centralizar todas as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias das empresas. Dessa forma, a comunicação entre gestores, colaboradores e governo se torna mais eficiente e simplificada.

Como isso acontece?

Ao usar a plataforma para inserir as informações dos colaboradores, os gestores enviam, de forma unificada, todos os dados relacionados ao seu pessoal a órgãos como Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, INSS, entre outros de uma só vez.

Através dela são enviados dados referentes a:

• Folha de pagamento;
• FGTS dos colaboradores;
• Admissões e demissões;
• Acidentes de trabalho;
• Contribuições previdenciárias, entre outras.

Por que o eSocial foi criado?

De acordo com o governo, o principal motivo para a criação do eSocial foi a necessidade de simplificar a organização e o envio de dados para tornar a comunicação entre empresas e governo mais eficiente.

Antes, os gestores precisavam enviar separadamente dados referentes à Previdência Social, à Receita Federal e à Caixa Econômica Federal, por exemplo. Hoje, ele é capaz de fazer isso de forma unificada, ou seja, de uma só vez.

eSocial: o que muda nas empresas?

A implantação do eSocial vem acontecendo desde o segundo semestre de 2018 e está sendo feita por etapas para que a empresa possa se adaptar às mudanças.

Por se tratar de uma unificação de envio de dados, o que antes era feito por meio de inúmeras guias que deveriam ser preenchidas pelos gestores ou pelos profissionais de RH para serem enviadas a um órgão do governo específico, agora é feito em um único local. Além disso, tudo o que é entregue pelo sistema fica disponível online para que todos os envolvidos possam consultar os dados quando quiserem.

Isto significa que as mudanças não param de acontecer e é importante que os gestores fiquem atentos aos prazos mas, sobretudo, aos formatos das declarações unificadas.

Um exemplo que ilustra bem essas mudanças é que, com a chegada do eSocial, não é preciso mais preencher declarações como Caged (Cadastro geral de empregados e desempregados), a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) e a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).

Mudanças na folha de pagamento com o eSocial

Mudanças importantes foram feitas para que os direitos dos colaboradores sejam observados pelas empresas.

As alterações na folha de pagamento são as que mais impactam as empresas e têm o objetivo de aumentar o controle das informações que são enviadas ao fisco e garantir que o colaborador tenha acesso a benefícios relacionados à previdência, ao seguro-desemprego, abono salarial, entre outros.

Confira abaixo as demais mudanças em relação aos colaboradores:

• Qualquer acidente de trabalho, independentemente de sua gravidade e do afastamento ou não do colaborador, deve ser comunicado ao governo pela plataforma.

• Ao comunicar ao governo que um colaborador entrou em aviso prévio, o sistema fica aguardando que seja enviado a rescisão deste colaborar ou, se for o caso, o cancelamento do aviso. De qualquer forma, a empresa precisa dar uma satisfação ao governo sobre o desfecho do aviso prévio. A não-comunicação sujeita a empresa a pagar uma multa e a sofrer futuras ações trabalhistas.

• O mesmo acontece com informações enviadas sobre contratos de experiência. O prazo de praxe de 90 dias passará a ser indeterminado, independentemente do que estiver anotado na Carteira de Trabalho, assim que o tempo expirar e a empresa não enviar as informações referentes à contratação efetiva ou à dispensa do colaborador.

Os exemplos acima se referem a pequenas mudanças da rotina das empresas em relação aos colaboradores que podem virar grandes problemas se não observadas e cumpridas corretamente.

Setores mais impactados pelas mudanças trazidas

Alguns setores precisam ficar ainda mais atentos às alterações impostas. Esses setores são os que têm maior rotatividade de colaboradores: muitos são contratados e demitidos em espaços curtos de tempo, como temporadas.

São eles:

• Construção civil;
• Varejo;
• Setor alimentício, entre outros.

Cronograma de implantação do eSocial

O cronograma de implantação foi estabelecido de acordo com a divisão das empresas em grupos e em fases. Confira abaixo:

Primeiro grupo: empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões (ano-base 2016)

• Janeiro de 2018 (fase 1): apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
  
  
• Março de 2018 (fase 2): as empresas devem enviar informações relativas aos colaboradores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
  
  
• Maio de 2018 (fase 3): envio dos eventos de folhas de pagamento.
  
  
• Agosto de 2018 (fase 4): substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
  
  
• Janeiro de 2019 (fase 5): envio de dados de segurança e saúde do colaborador.

Segundo grupo: demais empresas privadas, incluindo Simples Nacional e MEIs que possuam colaboradores

• Julho de 2018 (fase 1): apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas. Fase prorrogada até setembro de 2018.
  
  
• Setembro de 2018 (fase 2): as empresas devem enviar informações relativas aos colaboradores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos. Prorrogada até 10 de outubro de 2018.
  
  
• Novembro de 2018 (fase 3): envio obrigatório das folhas de pagamento.
  
  
• Janeiro de 2019 (fase 4): substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
  
  
• Janeiro de 2019 (fase 5): envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.

Terceiro grupo – Entidades Públicas

• Janeiro de 2019 (fase 1): apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.
  
  
• Março de 2019 (fase 2): envio obrigatório de informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Exemplo: admissões, afastamentos e desligamentos.
  
  
• Maio de 2019 (fase 3): envio obrigatório das folhas de pagamento.
  
  
• Julho de 2019 (fase 4): substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência) e compensação cruzada.
  
  
• Julho de 2019 (fase 5): envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.

Quarto grupo – Segurado Especial e Pequeno Produtor Rural Pessoa Física

• Janeiro/2019 (fase 1): apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
  
  
• Março/2019 (fase 2): envio de informações relativas aos colaboradores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
  
  
• Maio/2019 (fase 3): envio obrigatório das folhas de pagamento.
  
  
• Julho/2019 (fase 4): substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência) e compensação cruzada.
  
  
• Julho/2019: envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.

Microempresa, a Empresa de Pequeno Porte e o Microempreendedor Individual (MEI)

Puderam optar pelo envio de informações relativas aos eventos das fases 1 (16 de julho de 2018) e 2 (1º de setembro 2018) de forma cumulativa com as relativas aos eventos da fase 3 (1º de novembro de 2018).

Segurado Especial e o Pequeno Produtor Rural Pessoa Física

Podem optar pelo envio de informações relativas aos eventos das fases 1 (14 de janeiro de 2019) e 2 (1º de março de 2019) de forma cumulativa com as relativas aos eventos da fase 3 (1º de maio de 2019).