Auditoria fiscal: como preparar a empresa?

A auditoria fiscal periódica é necessária para que as empresas estejam sempre em dia com suas obrigações às leis trabalhistas e tributárias brasileiras. Independentemente de seus portes, é imprescindível que os gestores dediquem tempo para conduzi-la todos os anos.

Tendo isso em mente, neste artigo, preparamos um pequeno checklist com o passo a passo de como preparar a empresa para uma auditoria. Além disso, fizemos um material exclusivo para download, o qual complementa a preparação para o procedimento. Não deixe de baixar!

Como preparar a empresa para uma auditoria fiscal?

1) O conhecimento do organograma do negócio é fundamental para identificar os gestores de cada setor e quais setores serão auditados. No geral, é muito comum que a empresa toda precise passar pelo processo de auditoria.

Atente-se aos seguintes itens:

1. (  ) Identificar os gestores de cada setor
2. (  ) Verificar os setores que necessitam passar pela auditoria fiscal.
3. (  ) Separar todos os documentos fiscais por departamento:
   – Comprovantes fiscais de aquisição de insumos, bens, materiais, etc.
   – Faturas e comprovantes de gastos com energia elétrica, telefonia, internet, entre outros.
   – Todas as notas fiscais (entrada, saída e outras movimentações) separadas por departamento;
   – Registros das movimentações de entrada, saída, apuração de impostos como ICMS e IPI, entre outros, separados por departamento. Esses registros poderão ser digitais (planilhas, softwares ou arquivos) ou feitos em livros fiscais.
   – Guia de recolhimentos de impostos e tributos.
   

2) É preciso ter em mãos todos os documentos que interessam aos auditores: comprovantes e notas fiscais, registro de movimentações, etc.

1. (  ) Faça reuniões com os gestores de cada departamento para posicioná-los sobre o processo de auditoria fiscal.
2. (  ) Cada gestor deverá se reunir com os colaboradores de cada setor e alinhá-los quanto ao processo de auditoria.
3. (  ) Cada departamento deve ser capaz de fornecer detalhes e informações pertinentes aos auditores, de modo a facilitar e agilizar o processo de auditoria.
4. (  ) Faça reuniões com os gestores de cada departamento para posicioná-los sobre o processo de auditoria.

3) Para que seja feita de forma eficaz, todos os gestores e colaboradores da empresa precisam estar alinhados para que possam facilitar o processo.

1. (  ) Tenha controle de todas as visitas (datas e horários) dos auditores.
2. (  ) Tenha em mãos os nomes dos envolvidos no processo de auditoria.
3. (  ) Tenha o nome e contato de todos os auditores que participarão do processo.
4. (  ) Saiba quais documentos serão analisados, principalmente os documentos sigilosos.

4) Mapeie a condução da auditoria.

1. (  ) Reunião de reconhecimento (primeira reunião): repasse do mapeamento.
2. (  ) Visita à empresa: os auditores conhecem o dia a dia da empresa.
3. ( ) Condução do processo: os auditores examinam a documentação pertinente de cada departamento.
4. (  ) Reuniões de acompanhamento: os auditores informam o andamento e o que foi encontrado até o momento.
5. (  ) Reunião final: os auditores dão um parecer geral baseados em suas anotações durante o processo.
6. ( ) Entrega dos relatórios: todas as incoerências são registradas, bem como possíveis soluções, correções ou medidas preventivas.

5) Acompanhe as fases da auditoria.

1. (  ) Medidas corretivas e preventivas são implantadas para melhorar os processos internos.

6) Acompanhe a avaliação dos resultados e a implantação das anotações feitas pelos auditores.

Por que uma auditoria é necessária?

Embora tenha um lado totalmente burocrático, a  auditoria fiscal possui vantagens, as quais muitas empresas acabam não se atentando. Ao controlar o bom andamento dos procedimentos legais, uma auditoria é capaz de também cuidar da recuperação de impostos pagos indevidamente pela organização, ou ainda, com um valor maior. O recurso permite, por exemplo, levantar créditos tributários ignorados pela área financeira ou contábil da empresa, os quais poderiam ser reavidos ou compensados. 

Outra função da auditoria é conferir se a sociedade empresarial evita, de forma eficiente, o cálculo de seus tributos sobre eventuais subvenções e incentivos fiscais em seu patrimônio líquido.

Além disso, ao passo que as autoridades fecham o cerco em relação à sonegação de imposto, devido à necessidade recorrente de promover a arrecadação do Estado, o acompanhamento interno da área fiscal se torna crucial também para as empresas que não desejam ser flagradas em erros tributários.

Quando a empresa deve fazer uma auditoria fiscal?

Como já mencionamos mais acima, a auditoria, de forma preventiva, deve fazer parte do cotidiano da contabilidade da empresa, uma vez que somente procedimentos corretos no dia a dia podem levar a um resultado exato no final do exercício. Entretanto, caso sejam constatadas falhas ou indícios de fraude em alguns quesitos, é necessário que uma nova auditoria seja iniciada o quanto antes. Do contrário, a organização corre o risco de acumular os erros de forma exponencial.

Diferentes tipos de auditoria

Há duas categorias de auditoria fiscal:

A realizada internamente, pela própria empresa ou por uma consultoria contratada, de caráter preventivo ou em busca de detectar fraudes internas;

Uma auditoria tributária, externa e a cargo de agentes da Receita Federal, quando o órgão detecta indícios de irregularidades.

Caso aconteça uma situação na qual a Receita Federal constate quaisquer irregularidades tributárias nos documentos fiscais da organização, o órgão assume a sua própria auditoria  e, de acordo com as irregularidades, aplica as penalidades cabíveis, seguindo o que determina o artigo 142 do Código Tributário Nacional. 

Confira o que diz o artigo na íntegra:

“Compete privativamente à autoridade administrativa constituir o crédito tributário pelo lançamento, assim entendido o procedimento administrativo tendente a verificar a ocorrência do fato gerador da obrigação correspondente, determinar a matéria tributável, calcular o montante do tributo devido, identificar o sujeito passivo e, sendo o caso, propor aplicação da penalidade cabível”.

O que é analisado na auditoria?

Em linhas simples, para atender à demanda que essa área exige, é preciso avaliar os tributos diretos e indiretos, além de considerar qual é a obrigação principal da empresa e suas obrigações acessórias. Somente após essa ampla conferência, em forma de simulação, é possível assegurar a real apuração e o correto recolhimento dos valores pela organização.

O auditor da área fiscal deve solicitar cópias dos seguintes documentos referentes ao período a ser analisado, antes de começar o trabalho:

• Balanço patrimonial;
• Demonstração de resultados;
• Demonstrações de variações do patrimônio líquido;
• Balancetes mensais relativos ao mesmo período.

Outras considerações

Este artigo representa uma introdução ao tema, a auditoria fiscal é um assunto bastante complexo, que requer muita atenção por parte das empresas. Baixe o nosso material exclusivo para ficar seguro em relação a este procedimento!