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A preparação para uma contratação envolve muitas etapas, entre elas, ter em mãos os documentos admissionais.
É fato que formalizar uma contratação é um processo burocrático, e, por isso, tudo o que puder fazer otimizá-lo simplificará a rotina do RH.
O Ministério do Trabalho e Emprego faz uma série de exigências em relação ao processo de admissão de um colaborador. Assim, todo avanço neste processo será muito bem-vindo tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Mas, afinal, você sabe quais os documentos admissionais necessários para formalizar a contratação de um novo colaborador? Neste artigo, você vai saber a importância de se ter os documentos em mãos, para que eles servem e quais os documentos necessários. Acompanhe!
Por que documentos admissionais são importantes?
Os documentos admissionais são necessários para que a empresa possa identificar o colaborador e transmitir aos órgãos responsáveis (Ministério do Trabalho, Previdência, entre outros) as informações básicas sobre a vida dele para que possa usufruir seus direitos trabalhistas e recolher as contribuições necessárias.
Por exemplo, de posse dos registros civis, o RH será capaz de identificar e conhecer melhor as condições de vida de cada colaborador.
Por meio destes documentos, é possível ter acesso às informações referentes aos dados sobre o cônjuge e os dependentes do colaborador para fins de cálculos do salário-família, pensão alimentícia, auxílio-creche e até a questão de fornecimento de convênio de saúde e odontológicos concedidos por algumas empresas.
Além disso, é por meio dos documentos admissionais que são emitidas as certidões necessárias para que uma contratação seja formalizada. É também por estas certidões que a vida profissional do colaborador é acompanhada pelo governo.
Um outro ponto importante relacionado aos documentos admissionais refere-se aos atestados de saúde ocupacional, previsto na CLT. Os atestados permitem que a empresa e o Ministério do Trabalho e Previdência tenham comprovação do estado de saúde do colaborador antes e depois de seu tempo na empresa.
Nos casos de auditoria por um fiscal do Ministério do Trabalho, são os documentos registrados na previdência que servirão de base para que inspecionem as condições em que os colaboradores se encontram.
Em situações de doença, os atestados de saúde servem como prova para determinar se o cargo ao qual o colaborador foi contratado é ou não a causa da situação que o levou ao afastamento. Servem, ainda, como respaldo para a empresa nestes casos.
Entendeu por que os documentos admissionais são fundamentais no processo de contratação? Agora, vamos ao que interessa! Continue a ler e saiba o que é preciso para formalizar uma contratação.
Documentos admissionais: o que é preciso ter em mãos
CPF, RG, comprovante de endereço, entre outros, estão na lista de documentos admissionais necessários para a contratação de um novo colaborador.
Vale ressaltar que, depois que o colaborador entregar todos os documentos da relação à empresa, esta tem o prazo de até cinco dias úteis para devolvê-los, de acordo com a Lei 5.553/68. O registro na carteira deverá ser realizado em até 48 horas.
Há, também, determinados documentos que as empresas não podem exigir para que a contratação de um colaborador seja efetivada. Veja abaixo quais são estes documentos:
- Exame de HIV;
- Exames que comprovem que uma colaboradora está grávida;
- Documentos que indiquem que o colaborador tem dívidas, como certidão negativa no SPC e Serasa;
- Declaração de antecedente criminal;
- Documento que comprove que o colaborador não foi o autor de ações trabalhistas nas empresas anteriores.
Estas certidões e documentos caracterizam discriminação e, por isso, não são permitidos, podendo deixar a empresa exposta a ações trabalhistas e a pagar altas multas. A lei entende que, ao solicitar algum dos documentos acima, a empresa está causando constrangimento e agindo com preconceito com relação ao colaborador.
Vale lembrar que, ao entregar todos os documentos necessários para a contratação formal, a empresa tem o prazo máximo de cinco dias para devolver os originais, como consta na Lei 5553:
“Art. 1º A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.
Art. 2º Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor
-
- 1º – Além do prazo previsto neste artigo, somente por ordem judicial poderá ser retido qualquer documento de identificação pessoal. (Renumerado pela Lei nº 9.453, de 20/03/97)
- 2º – Quando o documento de identidade for indispensável para a entrada de pessoa em órgãos públicos ou particulares, serão seus dados anotados no ato e devolvido o documento imediatamente ao interessado. (Incluído pela Lei nº 9.453, de 20/03/97)”
Além disso, o artigo 29 da CLT prevê o seguinte:
“Art. 29 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”
Como visto, por lei, a empresa tem o prazo de 48 horas para devolver a carteira de trabalho ao colaborador devidamente assinada pelo representante da empresa.
