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Na pandemia muitas empresas mudaram o seu modelo de trabalho, as que não eram adeptas ao trabalho remoto passaram a ser e através disso surgiram novas maneiras de lidar com os colaboradores e realizar a gestão de times online.
O controle a distância pode ter se tornado uma grande dificuldade para algumas empresas, pois é preciso fazer uso de tecnologias, ter confiança no colaborador e manter a jornada de trabalho muito organizada e com economia de tempo.
Existem muitas alternativas que contribuem para a gestão de times online, mas lembre-se que tem que ir de acordo com o tamanho da equipe, estrutura da empresa e necessidades que precisam ser atendidas.
Confira as dicas que separamos para te ajudar nesse controle e gestão de maneira leve e facilitada.
Quais técnicas podem ser utilizadas?
Na parte teórica vale investir em treinamentos de metodologias ágeis, para aplicá-las na prática com os times, fazer alinhamento das reuniões, otimização de tempo, organização de tarefas.
Backlog
É a lista de tarefas a fazer, com o foco em eliminar todas as tarefas em atraso, o backlog separa as complexidades do tamanho de cada tarefa, para serem priorizadas as que realmente sejam urgentes ou seguintes a ordem de menos tempo e complexidade.
Para assim, seguir para as regulares e as maiores que exigiram mais tempo e atenção, é definido um Product Backlog para emitir a listagem, realizar acompanhamentos e mantê-la sempre atualizada.
Scrum
Com o objetivo de tornar os processos mais simples e ágeis, foca no modo que o colaborador seguirá com as tarefas, denominadas de Sprint, além das reuniões que chamam de Daily, a duração máxima deve ser de 15 minutos.
Também possui 3 pilares:
- Transparência;
- Inspeção;
- Adaptação.
Ou seja, ter clareza com a equipe e não esconder detalhes do processo, realizar acompanhamentos para verificar se o fluxo segue normalmente e verificar se precisa ser feito ajustes e assim corrigi-los.
Lean
Contribui para avaliar tarefas que não estão contribuindo para o sucesso do processo, que possuem excesso de tempo, custos excessivos. Reduz desperdícios, aumenta a produtividade e qualidade das entregas, fazendo com que cada ação tenha um valor dentro do planejamento e segue 5 princípios:
- Valor;
- Fluxo de valor;
- Fluxo contínuo;
- Produção puxada;
- Melhoria contínua.
Kanban
Auxiliam no acompanhamento das tarefas, através de post its que indicam de maneira visual em que fase a tarefa se encontra. Que se resumem a:
- Tarefa para fazer;
- Tarefas em andamento;;
- Tarefas finalizadas.
O objetivo é ter menos tarefas em andamento, para assim ter mais tarefas finalizadas, para reduzir o prazo de entrega e aumentar o comprometimento de execução.
Como gerenciar times online?
Implantar a tecnologia através do uso de ferramentas facilitam todo o processo de gestão de times online e por já serem digitais atuam com armazenamento em nuvem e atualização de tarefas em tempo real.
Podem emitir relatórios, registrar o tempo que foi gasto em tarefas, em qual etapa cada colaborador se encontra, em quais fases as tarefas se encontram e principalmente criar uma jornada de trabalho individual e em grupo.
Precisam de uma experiência de usuário e usabilidade facilitada e intuitiva, para que não dificulte ainda mais o dia a dia da equipe, além de já poder marcar reuniões através dessas ferramentas.
Utilizar plataformas de comunicação corporativa, também facilitam a troca de informações corporativas e tornam o contato menos invasivo, pois será efetuado durante tempo de expediente e quando o colaborador estiver online.
Quais os benefícios de ter times online?
Unificar os contatos, tarefas e outras atividades em um só lugar, que se torne um painel estático de acompanhamento, faz com que o gestor tenha o benefício de já saber como estão os processos somente de olhar o painel geral, sempre precisar falar com cada um dos colaboradores.
Os funcionários também conseguem ter uma visualização visual do que precisa ser feito, assim se programa e se organiza para não atrasar nenhuma tarefa, e o gestor tem a função de observar quando atrasos acontecem, porque uma tarefa pode atrasar muitas outras.
- Gera mais autonomia para os colaboradores;
- Os profissionais ficam mais engajados;
- Melhora a produtividade;
- Facilita o monitoramento das tarefas;
- Cria mais conexão no time;
- Melhora a comunicação interna;
- Economia de recursos;
- Ajustes de tempo.
Como já terá uma redução de custo de escritório, transporte e entre outros, esse valor pode ser realocado em ajuda de custo e treinamentos para os colaboradores se aprimorarem mais na sua área de conhecimento e melhorar a qualidade dos trabalhos.
As ferramentas são personalizáveis e possuem logins e senhas diferentes para cada colaborador, cria mais segurança e personalidade na realização de tarefas, uso do logo, de cores para sinalizar o que está sendo feito e até marcação de colaboradores nas tarefas.
Algumas ferramentas chegam a ser até gamificadas, mais voltadas ao onboarding, treinamentos e também como motivação para bater metas internas, com sistemas de premiações de acordo com cada placar.
Como a Oitchau pode te ajudar na gestão de times online?
A Oitchau é um software de controle de ponto eletrônico digital e também controle de projetos online, é uma ferramenta ideal para aplicar a gestão de times online porque permite fazer registro de ponto e acompanhar estágios de projetos em tempo real.
Uma plataforma totalmente segura, que atua com a Lei de Proteção de Dados, a LGPD e também de acordo com as leis e portarias que se relacionem com o relógio de ponto, além de ter um sistema antifraude que impede falsificações nos pontos.
Tem funcionalidade offline, faz integrações com diversas ferramentas, o ponto tem a opção de assinatura eletrônica autenticada. Na gestão de projetos acompanhe o que está sendo feito, quais tarefas estão em atraso e controle todas as etapas.
Faça também a sua gestão de custos e finanças junto à Oitchau, com armazenamento em nuvem e criação de jornada de trabalho flexível tem muito a contribuir na gestão de times online da sua empresa.
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