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O gráfico de Gantt é uma ferramenta que se volta à gestão de projetos com o objetivo de facilitá-la. Afinal, ele se volta à organização e à melhoria na visualização das fases do projeto, bem como na determinação delas.
Essa é uma das tantas estratégias para gestão de projetos e se destaca pela facilidade de uso, além dos bons resultados que promove.
Dessa forma, é essencial que o gestor de projetos a conheça e, assim, tenha ela como uma carta na manga.
O que é o gráfico de Gantt?
Essa é uma estratégia para gestão de projetos. Ela foi criada no início do século passado por Henry Gantt, um engenheiro norteamericano. Assim, ele a desenvolveu com o objetivo de organizar as fases de produção.
Contudo, expandiu o conceito para utilizá-lo como organização das fases de um projeto e do tempo delas e dele.
A forma de organização dessa estratégia, então, dá-se no formato de um gráfico. Dessa forma, ele visualmente se divide em eixos, o vertical e o horizontal.
Enquanto o vertical determina as ações necessárias para chegar ao final do projeto, o horizontal mostra o tempo.
Dessa maneira, a linha referente ao tempo pode se dividir em horas, dias ou semanas. O mais comum é que seja em dias. Com isso, o eixo horizontal vai demonstrando onde cada atividade entra. Isto é, onde começa e quando deve terminar.
Com isso, tem-se em mãos um diagrama que permite que visualmente se entender quais são as ações e quando elas entram em prática.
Isso se dá de forma progressiva, sendo que as maiores colunas se referem às primeiras atividades e, as últimas e menores, às ações que finalizam o projeto.
Para que serve o gráfico de Gantt?
Assim como outras estratégias de gestão de projetos, esse gráfico se volta à organização dele. Mais especificamente, ele é um estratagema que ajuda na determinação e posicionamento das fases dentro do espaço-tempo.
Em outras palavras, ele serve para organizar as atividades no tempo, determinando o prazo de cada uma das fases bem como a ordem com que elas devem ocorrer.
Em um olhar, então, torna-se possível entender o que dá o pontapé inicial ao projeto e como ele termina.
Igualmente, em poucos segundos qualquer pessoa inclusa no projeto – sejam os gestores ou os colaborares – conseguem entender como ele se dará, quais são as ações necessárias e quando elas serão precisas dentro de uma gama de atividades.
Portanto, o gráfico serve para:
- Organizar o projeto em relação ao espaço-tempo;
- Determinar quais são as atividades necessárias;
- Indicar qual é a ordem das atividades, de forma que se saiba qual é a primeira, segunda, terceira e assim por diante;
- Determinar como o projeto inicia e termina;
- Estipular quanto tempo cada atividade tem para se desenvolver.
Assim, note que o projeto de Gantt trabalha não apenas no prazo das atividades.
Afinal a determinação do tempo para cada fase e da ordem influenciam em outras questões, como na organização das equipes e na consciência de quando alguns recursos serão necessários.
Por que colocar o gráfico de Gantt em prática? Quais são os benefícios dele?
Agora que você já sabe como essa estratégia de gestão de pessoas funciona é essencial saber, também, como ela pode ajudar sua empresa, certo? Pois então não perca tempo e confira, nos itens abaixo, os principais benefícios desse gráfico!
Organização do projeto
Em primeiro lugar, é claro, esse tipo de estratégia ajuda na organização do projeto.
E isso, saiba, vale ouro! Afinal, em caso contrário não é possível garantir que haverá cumprimento de prazos ou seguimento de fases de forma lógica e progressiva.
Igualmente, torna-se mais fácil garantir que haverá o cumprimento das atividades necessárias e que aquelas que destravam outras (como pré-requisitos) sejam realizadas antes que as demais.
Divisão clara das atividades
Outro ponto que demonstra como o gráfico de Gantt pode ser importante para a sua empresa é que ele faz a divisão clara das atividades. Ao vê-lo, afinal, torna-se claro onde uma ação entra em prática, bem como quando.
Isto é, depois e antes de quais atividades ela acontecerá e quando, no calendário, ela se inicia, bem como onde termina.
Com isso os colaboradores e equipes envolvidos têm a capacidade de se organizar e entrar em ação quando for necessário.
Melhor controle de prazos
O controle de prazos é outro dos pontos de destaque da aplicação do gráfico de Gantt para gerenciar projetos.
E isso é óbvio, considerando-se que ele organiza as atividades na ordem que devem ocorrer e com indicação do início e final de cada uma.
Assim, com o avançar do projeto é possível analisar se realmente as atividades estão cumprindo o tempo que lhes cabe.
Da mesma forma é possível readaptar os prazos caso necessário, como na necessidade de mais tempo para uma fase ou, então, para cumprimento de outra em menor tempo do que o previsto.
Atribuição de responsabilidades
Outra questão interessante quando estamos analisando as vantagens do gráfico de Gantt é que ele esclarece as responsabilidades. Isso ao mesmo tempo prepara os colaboradores, como também os engaja e dá certa autonomia.
Afinal, eles podem começar a agir imediatamente quando chegar o momento de suas atividades. Ainda, sabem a quem se dirigir nesse momento, eis que a responsabilidade cabe às equipes, bem como a um gestor delas em cada fase.
Melhoria dos resultados
Por fim, usar o gráfico de Gantt também é uma forma de fomentar melhores resultados. Com ele é possível evitar perda de tempo, bem como confusão no momento de realização das atividades.
Ainda, uma vez que ele avança com o passar do tempo dentro do gráfico, é possível saber em que ponto se está, se o projeto está se desenvolvendo de acordo com o previsto e quais são as adaptações eventualmente necessárias.
Ou seja, o gráfico é uma excelente ferramenta de gestão de projetos e pode ajudar em muito as suas equipes a melhorarem o desenvolvimento das atividades que lhe cabem!
