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Na elaboração e cálculo da folha de pagamento, o RH não deve considerar apenas os salários e benefícios dos colaboradores, pois existem vários impostos incidentes na folha que precisam de atenção.
Desde a contratação de um novo colaborador a empresa precisa entender quantos e quais são os impostos que compõem a folha de pagamento, além de conhecer a natureza de cada e como calcular.
Neste artigo, você vai conhecer todos os impostos obrigatórios que compõem a folha de pagamento e como são calculados.
Confira!
- O que é a folha de pagamento?
- Quais impostos incidem na folha de pagamento?
- Quais os impostos folha de pagamento de empregada doméstica?
- Empresa no Simples Nacional: quais os impostos na folha de pagamento?
- Empresa no Lucro Presumido: quais os impostos na folha de pagamento?
- Empresa no Lucro Real: quais os impostos na folha de pagamento?
- Qual o vencimento dos impostos folha de pagamento?
- Como é feito o cálculo da folha de pagamento?
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento essencial em qualquer empresa, utilizado para registrar todos os pagamentos feitos aos colaboradores em determinado período, normalmente, um mês.
Esses pagamentos podem incluir:
- Salários;
- Horas extras;
- Comissões;
- Benefícios;
- Descontos legais.
Além de servir como registro dos valores pagos, a folha de pagamento também é fundamental para o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas da empresa, pois nela são registrados os descontos e contribuições devidos ao governo, como:
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social);
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte).
Dessa forma, a elaboração da folha de pagamento exige atenção aos detalhes e conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária.
É importante que as empresas estejam cientes das leis e regulamentos aplicáveis para evitar problemas legais e garantir que os direitos dos colaboradores sejam respeitados.
Quais impostos incidem na folha de pagamento?
Alguns impostos trabalhistas são previstos pela legislação brasileira e a incidência na folha de pagamento é obrigatória.
Assim, o não recolhimento desses impostos obrigatórios pode trazer grave risco trabalhista e fiscal à empresa junto ao governo.
Veja abaixo os impostos vinculados à folha de pagamento:
INSS (Instituto Nacional de Previdência Social)
O INSS é uma contribuição social recolhida pelo Instituto Nacional de Previdência Social, das empresas não optantes pelo Simples Nacional.
A título desse imposto, a empresa deve recolher um percentual de 20% da folha de pagamento mensal.
O imposto de INSS é recolhido de forma mensal e contribui para manutenção dos seguintes benefícios previdenciários:
- Aposentadoria (por tempo, idade ou invalidez);
- Auxílio-doença;
- Salário-maternidade;
- Pensão por morte.
RAT (Risco Ambiental do Trabalho)
O RAT (Risco Ambiental do Trabalho) também é uma contribuição previdenciária, porém mais específica.
Ela foi criada visando servir como fundo financeiro para o tratamento de trabalhadores que sofreram acidentes ou sofrem de doenças ocupacionais.
As alíquotas desse imposto variam conforme o nível de risco de acidente de trabalho no qual está enquadrada, que é determinado conforme o CNAE da empresa.
Os níveis de acidente de trabalho podem ser:
- 1% – empresas que apresentam risco mínimo;
- 2% – empresas que apresentam risco médio;
- 3% – empresas que apresentam risco alto.
É importante ressaltar que empresas que expõem seus colaboradores a agentes nocivos que concedem direito a aposentadoria especial, têm suas alíquotas alteradas para 6%, 9% e 12%.
FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
O FGTS é um fundo de garantia criado visando amparar os colaboradores que têm seus contratos de trabalho encerrados, seja pela demissão sem justa causa ou por comum acordo.
O valor é recolhido mensalmente pela empresa, que desconta o percentual de 8% dos salários dos colaboradores e repassa o montante ao governo federal.
Nos casos específicos dos contratos de aprendizagem, regulamentados pela Lei n.º 11.180/05, a alíquota é de 2%.
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
Já o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é mais um exemplo de imposto descontado do colaborador e repassado pela empresa ao governo.
Esse recolhimento deve acontecer de forma mensal em folha de pagamento e o percentual varia conforme a remuneração de cada colaborador.
Assim, as alíquotas aplicadas à remuneração são:
- Salário até R$ 2.112,00 = isento;
- Salário de R$ 2.112,01 até R$ 2.826,65 = 7,5%;
- Salário de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 = 15%;
- Salário de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 = 22,5%;
- Salário a partir de R$ 4.664,69 = 27,5%.
Salário-educação
O salário educação é uma contribuição recolhida de empresas vinculadas ao regime geral de previdência e criada visando financiar projetos de Ensino Fundamental Público.
As empresas contribuintes devem destinar ao fundo o percentual de 2,5% sobre a remuneração total de seus colaboradores, que deve constar na folha de pagamento.
Sistema S
O sistema S é uma nomenclatura que se refere a alguns órgãos governamentais que possuem o objetivo de contribuir com o treinamento profissional, pesquisa, consultoria e assistência técnica.
- As alíquotas a serem recolhidas variam conforme o órgão e são relacionadas abaixo:
- SENAI / SENAC / SENAT – 1% (empresas de comércio, indústria e serviços);
- SESI / SESC / SEST – 1,5% (empresas de comércio, indústria e serviços);
- SENAR – de 0,2% a 2,5% (propriedades rurais);
- SESCOOP – 2,5% (cooperativas);
- SEBRAE – 0,3% a 0,6% (micro e pequenas empresas).
Salário-família
O salário família se caracteriza por um benefício pago pela empresa a todo colaborador com filhos de até 14 anos ou inválidos.
O valor do salário-família de R$ 62,04 por filho, pago ao colaborador que possui remuneração de até R$ 1.819,26.
Quais os impostos folha de pagamento de empregada doméstica?
Para empregadores domésticos, que contratam trabalhadores(as) para atuar em suas residências, há uma série de impostos e contribuições incidentes sobre a folha de pagamento.
Os principais são:
- INSS: o empregador é responsável por recolher uma alíquota de 8% a 11% sobre o salário do trabalhador doméstico para o INSS, dependendo do valor do salário;
- FGTS: deve ser recolhido mensalmente pelo empregador, à base de 8% do salário do trabalhador doméstico;
- Seguro contra acidentes de trabalho: o empregador também deve arcar com o custo do seguro contra acidentes de trabalho, que varia conforme o salário do trabalhador;
- Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): caso o salário do trabalhador ultrapasse o limite de isenção estabelecido pela Receita Federal, o empregador deverá fazer a retenção seguindo as alíquotas estabelecidas pela tabela do IR;
- Contribuição previdenciária patronal: o empregador também é responsável por recolher uma contribuição patronal de 8% sobre o salário do trabalhador doméstico, destinada ao financiamento da seguridade social.
Aqui, é importante que os empregadores estejam cientes de suas obrigações legais e cumpram corretamente os procedimentos de registro e recolhimento dos tributos.
Empresa no Simples Nacional: quais os impostos na folha de pagamento?
Para empresas optantes pelo Simples Nacional, os impostos incidentes sobre a folha de pagamento podem variar dependendo da atividade da empresa e da receita bruta.
No entanto, em geral, as empresas enquadradas no Simples Nacional não pagam impostos sobre a folha de pagamento em si, mas sim uma alíquota única que engloba diversos tributos.
Nesse sentido, os impostos pagos pelas empresas optantes pelo Simples Nacional podem incluir:
- Imposto sobre Serviços (ISS);
- Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
- Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
- Contribuição para o PIS/Pasep.
Empresa no Lucro Presumido: quais os impostos na folha de pagamento?
Diferentemente da empresa optante pelo simples nacional, a empresa do regimento de lucro presumido não possui isenção em relação aos impostos da folha de pagamento.
Essas isenções são normalmente destinadas às empresas optantes pelo Simples Nacional, restando às empresas do Lucro Real e Presumido buscar formas de redução e desoneração da folha de pagamento.
Dessa forma, a empresa do lucro presumido precisa calcular mensalmente os valores desses impostos e realizar os recolhimentos e repasses.
Os impostos que incidem na folha de pagamento da empresa do regime de lucro presumido, são:
- INSS (Previdência Social);
- RAT (Risco Ambiental do Trabalho);
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- Salário-educação;
- Sistema S;
- Salário-família.
Empresa no Lucro Real: quais os impostos na folha de pagamento?
Assim como no regime de lucro presumido, a empresa do regime de lucro real não possui isenção em relação aos impostos da folha de pagamento.
Essas isenções são normalmente destinadas às empresas optantes pelo Simples Nacional, restando às empresas do Lucro Real e Presumido buscar formas de redução e desoneração da folha de pagamento.
Dessa forma, a empresa do lucro real precisa calcular mensalmente os valores desses impostos e realizar os recolhimentos e repasses.
Os impostos que incidem na folha de pagamento da empresa do regime de lucro real, são:
- INSS (Previdência Social);
- RAT (Risco Ambiental do Trabalho);
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- Salário-educação;
- Sistema S;
- Salário-família.
Qual o vencimento dos impostos folha de pagamento?
Os impostos incidentes sobre a folha de pagamento têm diferentes prazos de vencimento, que podem variar conforme o tipo de tributo e o regime tributário da empresa.
E alguns dos principais impostos que incidem sobre a folha de pagamento são:
- INSS: retido diretamente dos salários dos colaboradores. O recolhimento do INSS da empresa é feito mensalmente e deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte ao mês de competência;
- FGTS: fundo de proteção ao trabalhador, cujo recolhimento é obrigatório para empresas com trabalhadores contratados sob o regime da CLT e realizado até o dia 7 do mês seguinte ao mês de competência;
- Imposto de Renda Retido na Fonte: incide sobre os salários dos colaboradores que estão sujeitos à tributação na fonte. O recolhimento é feito mensalmente e deve ser pago até o último dia útil do mês seguinte ao mês de competência.
Como é feito o cálculo da folha de pagamento?
Uma dúvida comum aos profissionais de RH é como funcionam na prática os cálculos dos impostos relacionados à folha de pagamento.
Vamos agora conhecer as formas de calcular esses impostos com alguns exemplos.
INSS
Para calcular o valor do INSS patronal, basta multiplicar o valor da folha de pagamento pela alíquota devida.
INSS = valor da folha de pagamento x alíquota
A alíquota varia conforme o regime tributário da empresa, onde empresas que optam pelo Lucro Real ou Lucro Presumido são tributadas em 20%, enquanto empresas optantes pelo Simples Nacional podem variar entre 4% e 19%, dependendo do anexo submetido.
Vamos considerar uma empresa do regime de lucro presumido com uma folha de pagamento de R$ 100 mil. Para encontrar o valor do imposto, podemos calcular da seguinte forma:
- Valor da folha de pagamento x alíquota
- 100.000,00 x 20% = R$ 20.000,00
RAT
Para calcular o valor do imposto referente ao RAT, basta multiplicar o valor da folha de pagamento pela alíquota devida.
RAT = valor da folha de pagamento x alíquota
Esse imposto é devido apenas pelas empresas não optantes pelo Simples Nacional, independentemente de ser Lucro Real ou Lucro Presumido.
A alíquota varia conforme o nível de risco de acidente da empresa, podendo ser de 1% (baixo), 2% (médio) ou 3% (alto), ou ainda os casos mais específicos de ambiente com agentes nocivos, com alíquota de 6%, 9% e 12%.
Vamos considerar uma empresa com o risco de acidente médio e uma folha de pagamento de R$ 100 mil.
Assim, para encontrar o valor do imposto, podemos calcular da seguinte forma:
- valor da folha de pagamento x alíquota
- 100.000,00 x 2% = R$ 2.000,00
FGTS
Para calcular o valor do FGTS a ser recolhido, basta multiplicar o valor do salário do colaborador pela alíquota de 8%, para os casos gerais, ou de 2%, para os contratos de jovem aprendiz.
FGTS = salário x alíquota
É importante lembrar que esse não é um imposto pago pela empresa, apenas recolhido de cada colaborador de forma proporcional ao salário e repassado ao governo.
Vamos considerar um colaborador com salário mensal de R$ 2 mil. Para encontrar o valor do imposto a ser recolhido, podemos calcular da seguinte forma:
- salário x alíquota
- 2.000,00 x 8% = R$ 160,00
Ou,
- salário x alíquota
- 2.000,00 x 2% = 40,00 (para os casos de jovem aprendiz)
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
Para calcular o valor do imposto, basta multiplicar o valor do salário do colaborador pela alíquota da faixa que se enquadra e deduzir a parcela do IR.
IRRF = (salário x alíquota) – dedução IR
Esse é mais um exemplo de imposto que não é pago pela empresa, apenas recolhido de cada colaborador de forma proporcional ao salário e repassado ao governo.
Vamos considerar um colaborador com salário mensal de R$ 2.500,00. Para encontrar o valor do imposto a ser recolhido, podemos calcular da seguinte forma:
- (salário x alíquota) – dedução IR
- (2.500,00 x 7,5%) – 158,40
- 187,50 – 158,40 = R$ 29,10
Salário-educação
Para saber o valor do imposto referente ao salário educação, basta multiplicar o valor da folha de pagamento pela alíquota.
Salário educação = valor da folha de pagamento x alíquota
Esse imposto é devido apenas pelas empresas não optantes pelo Simples Nacional, independentemente de ser Lucro Real ou Lucro Presumido.
Vamos considerar uma empresa com uma folha de pagamento de R$ 100 mil. Para encontrar o valor do imposto, podemos calcular da seguinte forma:
- valor da folha de pagamento x alíquota
- 100.000,00 x 2,5% = R$ 2.500,00
Sistema S
Aqui, basta multiplicar o valor da folha de pagamento pela alíquota devida.
Sistema S = valor da folha de pagamento x alíquota
Esse imposto é devido apenas pelas empresas não optantes pelo Simples Nacional, independentemente de ser Lucro Real ou Lucro Presumido, e a alíquota varia conforme o ramo de atividade da empresa.
Vamos considerar uma indústria que possui uma folha de pagamento de R$ 100 mil. Para encontrar o valor do imposto, podemos calcular da seguinte forma:
- valor da folha de pagamento x alíquota
- 100.000,00 x 2,5% = R$ 2.500,00
Nessa situação, o recolhimento do percentual de 2,5% é referente aos seguintes órgãos:
- SENAI;
- SENAC;
- SENAT;
- SESI;
- SESC;
- SEST.
Salário-família
O salário-família possui um valor fixo a ser pago pela empresa ao colaborador. Nesse caso, basta somar o valor de R$ 62,04 ao salário do colaborador, por cada filho de até 14 anos ou inválido.
Salário-família = salário + (62,04 x filhos)
É importante lembrar que o valor possui a natureza de imposto, mas é um valor repassado diretamente ao colaborador pela empresa, independentemente do regime tributário.
Vamos considerar um colaborador que possui um salário mensal de R$ 2.000,00 e dois filhos, de 8 e 12 anos. Para encontrar o valor da remuneração do colaborador com o salário-família, podemos calcular da seguinte forma:
- salário + (62,04 x filhos)
- 2.000,00 + (62,04 x 2)
- 2.000,00 + 124,08 = R$ 2.124,08
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