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As leis se atualizam constantemente, e é importante a empresa estar atenta a elas para não correr o risco de pagar multas. E esse é o caso da nova portaria no ponto eletrônico que acaba de passar por mudanças.
Muitas normas foram alteradas se resumindo a 15 regras, e uma delas é a que se refere ao ponto eletrônico e a jornada de trabalho dos colaboradores, que é o artigo 31, explicaremos mais sobre a mudança no decorrer do artigo.
A portaria que teve alterações é a de Nº 671, que apresenta novas exigências, regras e simplifica a aplicação do ponto eletrônico.
Qual é a portaria que rege o ponto eletrônico atualmente?
Em janeiro de 2023, a portaria que continua regendo as diretrizes sobre o controle de ponto é a portaria 671, sendo complementada pela portaria 1486.
Quais são as portarias de ponto eletrônico?
Antes da portaria atual, outras surgiram para abrir espaço para essa nova forma de controle de ponto e regulamentar a prática para as empresas.
Assim, para que você possa entender como ocorreu o processo de evolução da legislação de controle de ponto, abaixo você pode conferir uma linha do tempo com as principais informações sobre as portarias vigentes e revogadas até janeiro de 2023.
Portaria 1510/2009 (revogada)
Publicada em 2009, a portaria 1510 foi a primeira a tratar sobre o registro de ponto eletrônico. Assim, ela trouxe as primeiras autorizações para o uso de marcações digitais e adoção dos métodos online de registro dos apontamento de horas.
Dessa forma, podemos dizer que essa foi a portaria de controle de ponto “pioneira”.
Como forma de complementar a sua descrição, também foi criada a portaria 2233 de 2009, que descrevia como as informações do comprovante de registro de ponto deveria estar dispostas.
Como toda inovação, a portaria ainda apresentava algumas limitações sobre como o colaborador poderia realizar os seus apontamentos de forma remota e online, mantendo a legalidade do processo.
Desse modo, como uma estratégia para complementar e expandir a sua aplicação, foi criada a portaria 373 do MTE.
Portaria 373/2011 (revogada)
Publicada em 2011, a portaria 373 também definiu direcionamentos sobre o controle de ponto, trazendo um novo formato para as empresas: o sistema de ponto alternativo.
Este novo formato permitiu que as empresas passassem a realizar os apontamentos de colaboradores por meio de aplicativos, como o Oitchau. Isso ampliou as possibilidades de novos modelos de trabalho e benefícios como horários flexíveis para os colaboradores.
Assim, para a adoção dos sistemas, as empresas deveriam consultar a liberação pela convenção ou por meio de acordos coletivos de trabalho.
Após 10 anos, surge a portaria 671, revogando as duas anteriores e trazendo novas disposições sobre o controle de ponto eletrônico.
Portaria 671/2021
Até o início de 2023, a portaria 671 de 2021 está em vigor, sendo a responsável por definir as diretrizes sobre o controle de ponto eletrônico.
Substituindo as duas portarias anteriores, esta veio com o objetivo de atualizar a legislação e trazer inovações para o controle de ponto eletrônico.
Dentre as principais novidades, a portaria de controle de ponto eletrônico realizou a segmentação dos modelos de registro em três tipos:
- Modelo eletrônico convencional (REP-C);
- Modelo eletrônico alternativo (REP-A);
- Modelo eletrônico de programas ou sistemas (REP-P).
Alterada pela portaria 3717 de 2022, as empresas desenvolvedoras de sistemas de ponto e seus usuários tinham o prazo de 11 de janeiro de 2023 para fazer a adequação ao novo modelo. A partir de agora, todos serão penalizados caso não estejam enquadrados na legislação.
E se você não quer ter dores de cabeça com a legislação, traga a sua empresa para o Oitchau, sistema que já está adequado com a portaria!
Portaria 1486/2022
Atualizando a portaria de controle de ponto 671, a portaria 1486 trouxe novos direcionamentos sobre o registro e gerenciamento de ponto, como:
- Realizando determinações sobre o padrão de assinaturas eletrônicas;
- Especificações sobre atestados médicos;
- Informações sobre o preenchimento do PIS no sistema de controle de ponto.
O que diz a nova portaria de ponto eletrônico?
A Nova Portaria se refere às alterações que deverão ser realizadas na jornada de ponto eletrônico, sendo obrigatória segui-las para se manter dentro das leis trabalhistas.
É importante conferir para não praticar ações indevidas, separamos os pontos principais dessa alteração para você já começar a se familiarizar, e planejar como irá aplicar com a sua ferramenta de ponto eletrônico.
A Portaria Nº 671 do Ministério do trabalho, Seção IV, Art. 74 diz:
Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Os registros no ponto eletrônico, poderiam ser alterados, caso a plataforma estivesse fora do ar no horário de registrar a entrada ou saída, e assim os gestores poderiam realizar uma alteração indicando que foi registrado na hora correta.
Agora não é mais permitido a alteração, o que pode ser feito é deixar uma anotação ou marcação sinalizando que o sistema caiu, mas a hora deve se manter ali.
Como é o comprovante de registro de ponto na portaria 671?
No Art. 80, é citado sobre as comprovações de cartão de ponto, em plataformas digitais basta emitirem folha de espelho de ponto ou baixar um relatório dos dados que já está resolvido, mas a nova lei deve funcionar da seguinte maneira:
Art. 80. O comprovante de registro de ponto do trabalhador pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico.
Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:
I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e
III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.
Deve ser disponibilizado pela empresa, a opção de terem os registros em mãos, na maioria costuma ser feito através da impressão de espelho de ponto, que mostra todos os horários de entrada e saída do mês em questão.
Em ferramentas de ponto eletrônico, é possível que o próprio colaborador possa baixar seu espelho de ponto, referente aos dias que forem necessários, diariamente, basta adotar uma ferramenta que atenda essa nova Portaria.
Como é o programa de tratamento de ponto na portaria 671?
Conforme explicado no Art. 82:
Art. 82. O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.
Além de ter direito ao acesso às próprias informações do ponto eletrônico, também é preciso que contenha alguns dados do colaborador, como meio comprobatório de que os registros estão sendo preenchidos por ele.
Conforme conta no Artigo 83 e 84:
Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.
Parágrafo único. No caso de programa de tratamento de registro de ponto que utilize REP-A, o arquivo eletrônico e o relatório especificados no caput somente serão exigidos para os acordos e convenções coletivas de trabalho firmados após a entrada em vigência desta Seção.
Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
IV – horário e jornada contratual do empregado;
V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Parágrafo único. O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.
Porém de acordo com o Art.85, pode disponibilizar o espelho de ponto dois dias posteriores, à solicitado pelo colaborador, podendo inclusive auditar para se tornar um documento registrado.
O que é Ponto Certificado?
O registro de ponto certificado serve para substituir o registro de ponto impresso convencionais, sendo permitidos a autenticidade digital desses arquivos, e contemplado pela Portaria 373.
É uma alternativa de controle e acompanhamento dos pontos eletrônicos, sem realizar o gasto de recursos materiais e seguindo as restrições de maneira correta exigidas pela lei.
Como o de não impedir que um colaborador registre o seu ponto, de colocar uma automatização nos horários de entrada e saída para não precisarem bater o ponto, não realizar alterações no REP – Registro de Ponto Eletrônico.
Também precisam permitir uma forma de comprovar a identidade do colaborador, seja por selfie, QR CODE, dados pessoais ou localização, para que fique armazenada informações comprobatórias da jornada de trabalho de cada um.
Quais são as obrigatoriedades?
É obrigatório que todas as empresas que possuem acima de 10 funcionários, disponibilizam material, plataforma ou equipamento para o registro de ponto de cada colaborador.
É preciso registrar e monitorar as horas trabalhadas dos colaboradores, como também não ultrapassar a quantidade diária de no máximo 2 horas extras, não permitir acúmulo de banco de horas e fornecer uma folga semanal ao funcionário.
A plataforma ou equipamento, deve mostrar a data e horas exatas do registro de ponto, além de disponibilizar alternativas como físicas para bater ponto e manter os equipamentos sempre carregados para funcionarem direto.
A empresa deve se adequar às mudanças imposta pela Nova Portaria, e abolir pontos manuais ou de plataformas que permitem a edição das horas, por não ser mais permitido por lei.
Como atuará a SREP?
As empresas que atuam com o ponto eletrônico manual em papel ou por equipamentos físicos, poderão migrar ou realizar integrações ao SREP – Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, mas não serão multadas por atuarem com os outros tipos de registro,
Vale ressaltar que adotar o sistema eletrônico, além de facilitar o cotidiano do RH, da empresa e dos colaboradores, também contribui no acompanhamento em tempo real das jornadas de trabalho.
As novas tecnologias agregam cada vez mais o ambiente de trabalho, e não adotá-las torna a empresa pouco inovadora, porém basta seguir as regras e obrigatoriedades da Nova Portaria que não terá prejuízos e nem problemas com processos trabalhistas.
Como a Oitchau pode te ajudar?
A Oitchau é um software de ponto eletrônico digital, que armazena todos os dados na nuvem de maneira segura, permitindo que o acompanhamento da jornada de trabalho seja feita em tempo real e de qualquer lugar.
Basta o RH acessar a interface de gestor para visualizar todas as jornadas do seu setor, assim como o colaborador também terá uma interface para ver apenas a sua própria jornada.
É uma plataforma totalmente ajustada e atuante dentro da lei e da Nova Portaria, seguindo todas as regras e protegendo a sua empresa, é possível fazer o fechamento e emitir relatórios em poucos minutos na plataforma.
Além da gestão de controle de ponto, também disponibiliza a gestão de projetos com custo e faturamento, controle de horas extras com notificação de alertas, ausências e férias.
É um sistema anti fraude, que promove o registro de ponto através da localização, faz reconhecimento facial, validação de chip para autenticar o dispositivo, valida os horários de acordo com registro em operadoras e também funciona sem internet.
Realizamos integrações com outras plataformas e seu sistema de ponto, temos milhares de clientes utilizando a Oitchau e também atuamos com grandes marcas.
Agende a sua demonstração gratuita e nosso time entrará em contato.
