O que é PMO? Tudo sobre gestão dos escritório de projetos

Atuar no mundo corporativo exige que as gerências se dividem em vários setores como a gestão de conflitos, gestão RH e também o PMO, que se trata da gestão dos escritórios de projetos.

E como todo gerenciamento, ele tem uma equipe por trás responsável por praticar ações diárias e gerar resultado para as empresas. Para que isso seja realizado de maneira efetiva é preciso ter treinamento, engajamento e acompanhamento do líder.

Apesar de o termo ser bem específico, acaba gerando dúvidas durante o processo de aplicação, e neste artigo traremos informações para criar um bom gerenciamento de PMO na sua empresa.

Boa leitura!

PMO: significado 

Project Management Office, na tradução do inglês Escritório de Gerenciamento de Projetos, na qual uma organização é responsável por avaliar e cuidar dos projetos dos seus clientes que podem ser pequenas, médias e até mesmo grandes empresas.

O que é PMO?

O PMO é estruturado a partir de metodologias que se baseia na indústria e no mercado, para garantir que todos os projetos sejam bem sucedidos, é importante que sempre realizam atualizações para o projeto estar sempre alinhado às mudanças que podem ocorrer.

Existe duas modalidades dentro do PMO:

• Departamento: cuida de cada setor;
• Operação: atua em um único projeto por vez;

De maneira geral, os escritórios que gerenciam projetos podem atuar com mais de um cliente por vez, mas para isso precisa ter muito planejamento, organização, cronograma.

E até mesmo incluir as modalidades de departamento e operação para fluir mais rápido, andamento dos processos, porque assim dá a devida atenção a cada detalhe e evita que o projeto seja entregue com falhas.

O que faz um PMO?

As funções do PMO servem para garantir que os projetos serão feitos e entregues seguindo as metodologias criadas e também as práticas da empresa em questão que podem ser: 

Inovação

Costumam atuar frente ao risco, pois inovar esta além de transformar um produto ou serviços já existente, está atrelado ao processo de recriação e melhorias.

Porque precisam ganhar o mercado desses produtos inovados e também os seus clientes, podem atuar em subnichos ou nichos maiores, mas apresentaram uma nova versão do que as pessoas já conhecem.

Como também pode ser uma nova invenção, a criação de uma nova plataforma de gestão ou de um  novo produto, neste caso enfrenta o risco de ser aceito ou rejeitado pelo mercado, e o PMO cuida para direcionar da melhor maneira possível.

Temáticas que podem surgir no gerenciamento de escritório de projetos:

Sustentabilidade

Quando atuam pensando no mesmo ambiente, como foco na reutilização dos produtos, de transformar o que seria jogado fora em um produto novo, sempre com a usabilidade renovada e facilitada ao comprador.

Carrega a pressão de não ser apenas um serviço ou produto, mas de trazer consciência de uso aos seus consumidores, além de conscientizá-los a manter o processo que não agride o meio ambiente.

Tecnologia e Digital

Pode atuar juntos em qualquer projetos, pois a evolução tecnologia proporciona a imersão do digital, desde o e-commerce, ao site e canais de distribuição, pode atuar aumentando a produção e comunicação das empresas.

Como também pode auxiliar no PMO, para monitorar e organize todos os projetos através de uma plataforma digital que armazena os dados em nuvem.

Facilitando a realizar os envios dos projetos na periodicidade combinada, com relatórios e atualizações por meio digital às empresas clientes, além das solicitações de ajustes e reuniões que podem ser feitas online,

Socioeconômico

Atuam alinhados às prefeituras, costumam ter foco na cultura local, nos dados econômicos e sociais de determinado município para atuar com soluções de melhorias, pesquisas e análises.

Contribuem realizando a entrega de relatórios e resultados das pesquisas, mostrando as propostas de soluções baseadas na coleta de dados realizada.

Claro que existem diversos temas que podem ser levados aos PMO; por isso, é importante ter um direcionamento para cada projeto.

Tipos de PMO

Os tipos de PMO mais comuns são:

• Autônomo;
• Departamento;
• Estratégico;
• Suporte;
• Controle;
• Diretivo.

Confita um pouco mais sobre cada um deles logo abaixo:

PMO Autônomo: atua com apenas um projeto por vez, sendo responsabilizado por falhas e correções, realiza a metodologia e se comunica com os gestores dos projetos;

PMO Departamento: atua por setores ou áreas, dá suporte aos projetos lidando vários de uma só vez, dá prioridade aos projetos internos e aos gestores dos projetos;

PMO Estratégico: atua em todos os projetos sem exceção, cuida dos portfólios e não da atuação dos projetos, não é responsabilizado pelos resultados;

PMO Suporte: cuida de projetos iniciantes, auxiliando e tirando dúvidas para o projeto ter um bom direcionamento;

PMO Controle: verifica se todos os projetos estão atuando dentro das normas exigidas e regras estabelecidas.

PMO Diretivo: responsável pelo direcionamento de recursos financeiros para cada projeto, além de definir quais serão os valores e os gerenciadores de cada projeto.

Esses são os principais tipos de gerenciamento de escritórios de projetos, a empresa precisa buscar o que melhor se enquadra na proposta e que mais se qualifica no objetivo do projeto.

Quais as principais vantagens de implementar um PMO?

Ter um escritório de gerenciamento de projetos, já é por si só uma grande vantagem, pois terá equipes especializadas cuidando de todos os trâmites burocráticos, legais, financeiros e de organização para você.

O que acaba deixando apenas a responsabilidade de acompanhar se os valores investidos estão sendo bem aplicados, se o projeto está com o direcionamento que deseja e se os prazos estão sendo cumpridos.

E tem mais alguns itens que o PMO agrega na sua empresa:

• Organização para definir os prazos, valores a ser utilizados e gestores do seu projeto;
• Resoluções para direcionar o projeto ao sucesso, podendo corrigir falhas rapidamente;
• Negociação para manter o investimento sem alterações ou até mesmo para economizá-lo, focando no sucesso financeiro do projeto;
• Tomada de decisão, auxiliando quais são as melhores ações a serem realizadas naquele momento;
• Atualização nos dados e informações validadas ao projeto, para que não se torne ultrapassado ou invalidado;
• Melhorias na comunicação, pois irá administrar todos os fluxos e etapas do projeto, aplicando as metodologias e mantendo a equipe de gestão alinhada à empresa;
• Qualidade na finalização do projeto, garantindo que poderá ser utilizado aos devidos fins pela empresa;
• Evolução da gestão, que estará sempre envolvida com a equipe para poder propor melhorias e realizar um acompanhamento para repassar à empresa.

Aprimore os seus processos de gestão de projetos

Ter um escritório de gerenciamento de projetos, torna o caminho mais facilitado para realizar propostas com a finalização em mãos, dentro do orçamento e das regras estabelecidas, evitando problemas durante e posterior aos projetos.

O PMO e suas funções são ferramentas que fazem parte de uma gestão de projetos eficiente, e se você deseja continuar se aprimorando com relação a ela, não deixe de conferir outros conteúdos como esse no blog da Oitchau!